Arbeitsabläufe in Evernote beschleunigen dank mehrstufiger Zaps von Zapier

Im Berufsalltag

Arbeitsabläufe in Evernote beschleunigen dank mehrstufiger Zaps von Zapier

Veröffentlicht von Forrest Dylan Bryant am 05 Februar 2016

Veröffentlicht von Forrest Dylan Bryant am 05 Februar 2016

Wir hätten ja gerne, dass Evernote die einzige App ist, die du je brauchen wirst, aber in Wirklichkeit verwendest du sicherlich jeden Tag viele verschiedene Apps. Da den Überblick zu behalten, kann eine Herausforderung sein. Für diese Situationen ist Zapier wie geschaffen.

Zapier verbindet Evernote mit über 500 Apps wie MailChimp, Trello, Eventbrite, Stripe und Pipedrive, um nur einige wenige zu nennen. Das Einrichten von automatisierten Workflows, sogenannten Zaps, mit verschiedenen Apps ist rasch und unkompliziert. Und jetzt können noch viel komplexere Workflows programmiert werden.

Bisher konnte man mit Zaps nur jeweils eine Aktion einrichten, zum Beispiel Daten von einem Formular in eine Notiz speichern oder eine Notiz in ein CRM-System kopieren. Jeder Zap war auf eine einzige Aktion zwischen zwei Apps beschränkt. Das ändert sich nun mit den mehrstufigen Zaps von Zapier.

Mit den mehrstufigen Zaps kannst du beliebig viele Aktionen aneinanderhängen. Wenn du zum Beispiel ein Notizbuch in Evernote erstellst, könntest du nun ganz automatisch Daten von einer anderen App in eine neue Notiz in dem Notizbuch kopieren und die neue Notiz dann in einer dritten App protokollieren. Deine Workflows werden mit jedem Schritt noch einfacher und du kannst dich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.

Hier findest du einige praktische Tipps, wie du die neuen Funktionen von Zapier einsetzen kannst, um deine Arbeit optimal zu organisieren und Evernote-Notizen dabei in andere Apps zu integrieren:

Automatisierte Workflows mit mehrstufigen Zaps

Cross Counter TV, ein Unterhaltungsnetzwerk zum Thema Kampfspiele wie Street Fighter und Mortal Kombat, verwendet Evernote und Zapier, um seine personalisierten Coaching-Sitzungen zu verwalten. Es wird ein neues Notizbuch für jeden Schüler erstellt und jedes Training wird als Notiz festgehalten.

Mit den mehrstufigen Zaps wird dieser Ablauf vereinfacht. Wenn ein Kunde eine Sitzung in der Termin-App (Acuity Scheduling) bucht, erstellt Zapier ein neues Notizbuch und fügt automatisch eine Notiz mit den Details zum neuen Kunden hinzu.

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Notizbuch und neue Notiz erstellen

In diesem Fall ist der Termin der Auslöser für die Aktion, ein neues Notizbuch zu erstellen. Anschließend wird das Notizbuch in den mehrstufigen Zaps sofort für die zweite Aktion eingesetzt: eine Notiz erstellen. Du könntest hier zum Beispiel auch Informationen aus dem Notizbuch oder der Notiz dazu verwenden, um eine E-Mail oder SMS zu senden, einen Termin oder eine Aufgabe im Kalender zu erstellen oder die Daten in eine andere App zu integrieren, die Zapier unterstützt.

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Notizen in Evernote suchen oder erstellen

Die Suche ist das zentrale Element vieler kreativer Workflows in Evernote. Daher ist die neue Suchfunktion in der Integration von Evernote in Zapier auch so interessant.

Nehmen wir an, du verwendest Evernote in deinem Kleinunternehmen und möchtest eine Notiz für jeden neuen Kunden erstellen und dabei jede E-Mail von Kunden in der jeweiligen Notiz speichern.

Mit der Aktion „Notiz suchen“ kannst du via Zapier automatisch in Kundennotizbüchern suchen, um die Notiz mit der E-Mail-Adresse des Kunden zu finden oder eine neue Notiz zu erstellen, falls keine vorhanden ist. Füge dann eine weitere Aktion hinzu: „An Notiz anhängen“. So kannst du die Nachricht des Kunden am richtigen Ort protokollieren.

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In Evernote suchen

Mit der Aktion „Notiz suchen“ kannst du deine Evernote-Daten in anderen Apps verwenden. Suche zum Beispiel eine Kundennotiz in Evernote und füge dann den Link zur Notiz in deine CRM- oder Projektmanagement-App ein.

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Erste Schritte

Mache deine ersten Schritte mit den mehrstufigen Zaps, um Workflows wie die folgenden zu erstellen:

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Auf der Zapier-Website findest du Hunderte weitere Evernote-Integrationen mit deinen Lieblings-Apps. Du kannst aber natürlich auch deine eigenen Kombinationen erstellen.

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