Tipps & Tricks

Der richtige Arbeitsbereich für gute Teamarbeit

Der richtige Arbeitsbereich für gute Teamarbeit

Veröffentlicht von Anthony Bartlett am 23 März 2018

Veröffentlicht von Anthony Bartlett am 23 März 2018

Im Laufe der Zeit haben viele große Denker – von Charles Darwin bis Michael Jordan (ja, dieser Michael Jordan) – wortgewandt von den Tugenden der Teamarbeit gesprochen. Auch Steve Jobs, der für seine zielstrebigen Visionen bekannt ist, sagte einmal: „Große Dinge im Geschäftsleben werden nie von nur einer Person erreicht, sondern von einem Team von Menschen.“

Ungeachtet dieser hochtrabenden Rhetorik haben Teams in Unternehmen jedoch oft mit einem Mangel an Engagement, Kommunikation und Zielstrebigkeit zu kämpfen. Dies alles führt zu folgender Frage:

Wenn Teamwork so großartig sein soll, wieso ist das Arbeiten im Team dann so schwierig?

Was läuft in Teams heutzutage falsch?

Brooks’sches Gesetz: Der Einsatz zusätzlicher Arbeitskräfte bei bereits verzögerten Softwareprojekten verzögert sie nur noch mehr.

In seinem bahnbrechenden Buch „Vom Mythos des Mann-Monats: Essays über Software-Engineering“ stellte der Autor Frederick P. Brooks fest, dass das Aufstocken eines Teams um weitere Mitglieder zusätzlichen Kommunikations- und Koordinationsaufwand mit sich brachte, weil die Anzahl von Verbindungen und Zuständigkeiten zunahmen. Dieser Effekt war so stark ausgeprägt, dass er unter dem Namen „Brooks’sches Gesetz“ bekannt wurde: Der Einsatz zusätzlicher Arbeitskräfte bei bereits verzögerten Softwareprojekten verzögert sie nur noch mehr.

Wenngleich Brooks seinen Schwerpunkt auf die Software-Entwicklung legte, gilt sein „Gesetz“ für jede Gruppe, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet: Je größer ein Team wird, desto schwieriger wird es, alle auf demselben Stand zu halten. E-Mails bleiben unbeachtet, Ankündigungen werden übersehen und es ist nahezu unmöglich, Meetings mit dem kompletten Team zu planen. Und weil dadurch die Transparenz zwischen den Teammitgliedern verloren geht, verpasst man die Chance auf echte Innovation und Partnerschaft.

Teams, die nicht auf ihrem effizientesten Niveau zusammenarbeiten, tragen zu einem beträchtlichen Produktivitätsverlust, verpassten Umsatzchancen und einer verminderten Kundenzufriedenheit bei. Darunter hat schließlich das gesamte Unternehmen zu leiden.

Was wäre, wenn es für Teams eine effizientere Möglichkeit gäbe, ihr Wissen zu teilen, voneinander zu lernen und miteinander zu arbeiten?

Willkommen bei den Arbeitsbereichen von Evernote Business

Um Teams dabei zu unterstützen, das große Ganze im Blick zu behalten und alle Mitglieder auf dem Laufenden zu halten, haben wir in Evernote Business eine großartige neue Funktionalität eingeführt: die Arbeitsbereiche. Arbeitsbereiche werden die Interaktionsweise von Nutzern mit Notizen und Notizbüchern verändern und dadurch völlig neue Maßstäbe für den Informationsaustausch und -zugriff produktiver Teams setzen, um anstehende Aufgaben zu erledigen.

Bei einem Arbeitsbereich handelt es sich um eine gemeinsam genutzte, zentrale Anlaufstelle für sämtliche Informationen, die das Team benötigt, um Ideen in die Tat umzusetzen und Projekte voranzubringen. Du kannst Arbeitsbereiche für einzelne Projekte, Teams oder Themen erstellen und sie mit Notizen, Notizbüchern, Dokumenten, PDF-Dateien, Bildern, Audiodateien etc. füllen. Lade schließlich alle Nutzer deines Evernote Business-Kontos ein, dem Arbeitsbereich beizutreten, um ihnen Zugriff auf alle vorhandenen Inhalte zu gewähren. Als Sammelstelle für sämtliche Tätigkeiten deines Teams halten deine Arbeitsbereich alle Mitglieder stets auf dem Laufenden. Die vom ganzen Team benötigten Informationen sind auf diese Weise leicht zugänglich und immer griffbereit.

Bei der Entwicklung von Arbeitsbereichen für Evernote Business haben wir die nachfolgenden fünf Knackpunkte identifiziert, die viele Teams gemein haben. Wir sind jeden einzelnen von ihnen angegangen und haben eine Lösung für jeden Punkt gefunden, sodass Teams durch Arbeitsbereiche nun in die Lage versetzt werden, besser zusammenzuarbeiten und ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

1. Bewältigung der „Informationsflut“

Laut Buckminster Fuller hat sich das menschliche Wissen bis zum Beginn des 20. Jahrhundert etwa alle 100 Jahre verdoppelt. Ab dem Jahr 1900 ging der bisherige lineare Anstieg jedoch in einen exponentiellen Anstieg über. Bis zum Jahr 2025 wird sich die Summe des gesamten menschlichen Wissens demzufolge jeden Tag verdoppeln.

Fuller bezeichnete dies als „Wissensverdoppelungskurve“.

Wenn du dies nur für ein akademisches Gedankenspiel hältst, denke noch einmal darüber nach. Denn tatsächlich hat dieser Umstand bereits heute enorme Auswirkungen auf die Realität. Nach Schätzungen des IDC verbringen Wissensarbeiter heutzutage durchschnittlich 2,5 Stunden täglich einfach nur mit der Suche nach den benötigten Informationen. Diese Zeit wird also nicht für die eigentliche Arbeit aufgebracht!

Arbeitsbereiche helfen dabei, dieses exponentielle Wachstum zu zähmen, indem sie eine zentrale Anlaufstelle für alle Informationen bieten, die dein Team benötigt, um seine Arbeit zu erledigen. Wenn alle Inhalte – von Links über Dokumente und Bilder bis hin zu PDF-Dateien – an einem gemeinsamen Ort gespeichert werden, weißt du immer genau, wo das Gesuchte zu finden ist. Das langwierige Suchen nach Dateien, die über die einzelnen Computer der Teammitglieder, Unternehmensserver und die Cloud verstreut sind, fällt damit weg. Zudem kannst du dir die leistungsfähige Suchfunktion von Evernote zunutze machen, um die Suche nach den gewünschten Inhalten gezielt einzuengen.

2. Bewahrung des institutionellen Wissens

Es ist eine Tatsache im Leben eines Unternehmens, dass die meisten Angestellten das Unternehmen irgendwann wieder verlassen werden, weil Arbeitnehmer heutzutage mit größerer Wahrscheinlichkeit denn je von einem Job zu einem anderen wechseln.

Wenn Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, nehmen sie ihr Wissen mit. Man kann sie zwar ersetzen, aber irgendwann kommt der Tag, an dem sich niemand im Unternehmen mehr daran erinnert, welche Lehren man aus dieser einen Kampagne vor drei Jahren gezogen hatte – denn keine der Personen, die damals daran gearbeitet haben, ist noch im Unternehmen tätig!

Wird dieses Wissen jedoch in einem Arbeitsbereich aufbewahrt, brauchst du dir darüber keine Sorgen zu machen. Da alle Inhalte, die für ein Projekt oder Team relevant sind, für alle beteiligten Personen freigegeben werden, gehen keine Informationen verloren.

Stelle bei Abschluss eines Projekts alle Beobachtungen und gelernten Lektionen des Teams zusammen und speichere sie im Arbeitsbereich. Später kannst du dann auf sie zurückgreifen, um Fehler aus der Vergangenheit zu vermeiden oder um nachzusehen, was das Team damals richtig gemacht hat. Außerdem lassen sich neue Mitarbeiter auf diese Weise durch eine simple Einladung zum Arbeitsbereich sofort auf den neuesten Stand bringen.

Mitarbeiter kommen und gehen. Aber wenn ihre Notizen in einem Arbeitsbereich von Evernote Business gespeichert werden, verlässt ihr Wissen das Haus nicht mehr mit ihnen.

3. Vermeidung doppelter Arbeit

Wie heißt es so schön: „Der frühe Vogel fängt den Wurm.“ Unternehmen sind heutzutage dem enormen Anreiz ausgesetzt, Innovationen mit hohem Tempo voranzutreiben, um ihre Produkte vor der Konkurrenz auf den Markt zu bringen. Aber während die Teams flexibel agieren, um dieses Ziel zu erreichen, kann die Einhaltung organisatorischer Protokolle schnell zu kurz kommen – und oftmals ist Transparenz dabei das erste Opfer.

Einer der zahlreichen Nachteile dieses „Verlangens nach Tempo“ besteht in der Gefahr, dass interne Teams so losgelöst voneinander agieren, dass sie letztendlich die Arbeit anderer reproduzieren. Selbst innerhalb eines einzigen Teams können Mitglieder an einem Projekt arbeiten, ohne zu wissen, dass andere Kollegen ebenfalls an diesem Projekt arbeiten!

Es ist leicht einzusehen, dass diese Doppelarbeit eine Verschwendung von Zeit ist, die anderweitig für die Entwicklung neuer Ideen und Erkenntnisse genutzt werden könnte. Der daraus resultierende Produktivitätsverlust stellt zudem einen erheblichen Kostenfaktor für das Unternehmen dar. Die Marktforscher von IDC meinen dazu: „Ein Unternehmen mit 1.000 Wissensarbeitern verschwendet etwa 5 Millionen Dollar pro Jahr, weil die Mitarbeiter zu viel Zeit darauf verwenden, bereits im Unternehmen vorhandene Informationen zu reproduzieren.“

In Evernote Business sorgen die Fensterbereiche „Neuigkeiten“ und „Angeheftete Notizen“ eines Arbeitsbereichs dafür, dass jedes Mitglied auf einen Blick sehen kann, woran genau das Team gerade arbeitet und welche Dinge wichtig sind. Und dank des Übersichtsverzeichnisses kann sich jeder Mitarbeiter des Unternehmens jederzeit einen Überblick über alle Projekte verschaffen, an denen gearbeitet wird. Dies trägt dazu bei, unnötige Doppelarbeiten zu vermeiden, die Produktivität zu steigern und die Abstimmung im gesamten Unternehmen zu verbessern.

4. Nahtlose Zusammenarbeit – unabhängig vom Aufenthaltsort

Eine der bedeutendsten Entwicklungen der letzten Jahre in Unternehmen ist der zunehmende Trend zur Telearbeit. Auch dank schnellerer Internetanschlüsse und dem Wunsch nach einem besseren Work-Life-Blend arbeiten mehr Menschen denn je außerhalb herkömmlicher Büros. Tatsächlich sind in Unternehmen wie GitLab, Buffer und Zapier sogar 100 % der Mitarbeiter in Telearbeit beschäftigt.

Die Arbeitsbereiche von Evernote Business ermöglichen es den Teammitgliedern, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort in Verbindung zu bleiben. Da Evernote Business auf allen Geräten automatisch synchronisiert wird, werden allen Mitgliedern im Arbeitsbereich jederzeit die aktuellsten Informationen angezeigt, sodass wichtige Informationen nicht übersehen werden.

Ein Beispiel: Wenn ein Verkäufer unterwegs von seiner Tour einen neuen Kundenauftrag zu einem Arbeitsbereich hinzufügt, wird dies allen Mitgliedern des Arbeitsbereichs in der Rubrik „Neuigkeiten“ angezeigt; der Rechnungsabteilung im Büro, dem Lagerteam im nächstgelegenen Bundesland und selbst dem Finanzanalysten, der von zu Hause aus arbeitet. Und dies alles geschieht in Sekundenschnelle.

Dank aller Informationen deines Teams in einem gemeinsamen Arbeitsbereich von Evernote Business verpasst du nie mehr einen Schritt.

5. Weiterentwicklung der Arbeitsabläufe

Vielleicht ist dir das englische Akronym BYOB (Bring Your Own Bottle/Beer/Beverage) für eine Buddelparty schon einmal über den Weg gelaufen. In der Wirtschaft hat sich in den letzten Jahren der Trend zu BYOD (Bring Your Own Device) durchgesetzt. Aber in jüngster Zeit bewegt sich die moderne Unternehmenskultur bereits in Richtung BYOA: Bring Your Own App.

Jedes Mitglied eines Teams legt eine unterschiedliche Arbeitsweise an den Tag und hat eigene Lieblingswerkzeuge, um die Arbeit zu erledigen. Zunehmend halten Unternehmen es für effektiver, ihre Mitarbeiter selbst herausfinden zu lassen, welche Anwendungen sie am liebsten verwenden, statt zu versuchen, sie umfassend zu kontrollieren. Aber wenn Teams ständig zwischen Anwendungen, Produkten und Dokumenten hin- und herwechseln müssen, gehen Informationen verloren und leidet die Zusammenarbeit. Damit BYOA funktionieren kann, müssen die Werkzeuge vielseitig und flexibel genug sein, um allen Ansprüchen eines Teams gerecht zu werden.

Evernote Business verbessert die vorhandenen Arbeitsabläufe durch seine nahtlose Integration mit den von den Nutzern bevorzugten Anwendungen wie Salesforce, Slack und Google Suite – aber auch mit Geräten wie der Apple Watch oder Amazon Echo. Speichere Informationen von allen diesen Tools aus einfach direkt in Evernote Business und verschiebe sie dann in einen gemeinsamen Arbeitsbereich, über den alle deine Erkenntnisse für das gesamte Team freigegeben werden.

In den kommenden Wochen werden wir noch stärker auf jeden einzelnen dieser Knackpunkte eingehen. Registriere dich für eine kostenlose 30-tägige Testphase von Evernote Business, um dir schon jetzt anzusehen, wie Arbeitsbereiche dein Team in die Lage versetzen können, seine Arbeit auf bestmögliche Weise zu verrichten.

Premium

Evernote Premium

Steige um und geniesse Funktionen, die dir das Leben und die Arbeit erleichtern.

Premium abonnieren
Hier findest du weitere Beiträge über Evernote: 'Tipps & Tricks'

Kommentierung ist abgeschlossen.