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Büroorganisation in Kleinbetrieben

Büroorganisation in Kleinbetrieben

Veröffentlicht von Pamela Rosen am 13 Februar 2017

Veröffentlicht von Pamela Rosen am 13 Februar 2017

Ich sehe es jedes Mal, wenn ich in das Büro meines Buchhalters komme: Papierstapel auf dem Wasserspender, Regale überfüllt mit Steuerdokumenten, Unmengen Hundespielzeug in der Ecke, ein Magazin HOMES & GARDENS von August 2005 auf dem Tisch, persönliche Gegenstände an den Wänden und am Schreibtisch (Ist das ein Foto vom Abschlussball 1986?) und Flecken auf dem Teppich, wo vor Jahren einem Baby, das ich gut kenne, ein kleines Missgeschick passiert ist. Mein Buchhalter hat seit Jahrzehnten das gleiche kleine Büro, in dem insgesamt drei Personen arbeiten. Mein Besuch dort ist eine Zeitreise in eine bequeme, nicht ganz moderne, nostalgische und einfachere Realität, die aber auch komplett ineffizient ist. Und genau an das Büro habe ich gedacht, als ich mit der zertifizierten Organisationsberaterin Connie Anderson gesprochen habe. Sie hat sich als „Certified Professional Organizer“ (CPO) darauf spezialisiert, Kleinbetrieben wie meinem Buchhalter dabei zu helfen, Büros besser zu organisieren und die Kontrolle über die Büroumgebung zurückzugewinnen.

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Connie Anderson, CPo

Anderson bietet diesen Unternehmen einen Neustart. Ihr Ansatz dafür ist immer gleich: Zuerst kümmert sie sich um den „Kommandoposten“. So nennt sie den Schreibtisch des Inhabers. Und von dort aus kreiert sie eine neue Büroumgebung, in die Mitarbeiter jeden Morgen gerne kommen.

„Sie wissen, dass sie ihre Kapazitäten nicht voll ausschöpfen und wichtige Dinge durch veraltete Abläufe nicht an die Oberfläche kommen“, erklärt sie. „Unternehmer sind so sehr damit beschäftigt, das Geschäft am Laufen zu halten, dass sie gar nicht merken, wie schlimm es schon geworden ist. Der Wendepunkt kommt dann meist, wenn sie merken, dass sie mit den Rechnungen im Verzug sind, wichtige Steuerdokumente nicht finden oder nicht mehr wissen, welche Rechnungen schon ausgestellt wurden oder wer mit einer Zahlung im Verzug ist. Der Inhaber verfällt in Panik, wenn er nicht weiß, wo er was finden kann.“

Wenn einfach alles überfüllt ist, kann man nicht effizient arbeiten. Man sieht dann nicht mehr, was man überhaupt braucht.

„Wir räumen den Schreibtisch komplett ab“, erklärt Anderson. „Wir entstauben alles und entfernen die Kaffeeflecken. Dann bitte ich den Inhaber, sich hinzusetzen, tief durchzuatmen und frage ihn ‘Wie wollen Sie sich fühlen, wenn Sie an Ihrem Tisch sitzen? Welches Bild möchten Sie abgeben, wenn Kunden oder Mitarbeiter in Ihr Büro kommen?’.“ Sie weiß, dass dies oft eine sehr emotionale Aufgabe für ihre Kunden ist, und verweist auf eine Szene aus dem Film Alles Routine, in der ein Mitarbeiter an einem roten Heftgerät hängt, da seine familiäre Umgebung auseinanderbricht. „Die Menschen finden sich darin wieder“, erklärt sie mit einem Schmunzeln. Sie bringen Dinge aus ihrem Leben außerhalb der Arbeit mit ins Büro, um nicht zu vergessen, dass es neben der Arbeit noch ein Leben gibt. Das sind Dinge, die ihr Kind in der Schule gebastelt hat, Auszeichnungen und Zertifizierungen, die sie über die Jahre erhalten haben, Pflanzen, die die Welt draußen symbolisieren, und Werbegeschenke von Konferenzen und Messen, die sie sich nie wieder angesehen haben.“

Anderson weist darauf hin, dass alle diese Dinge, die nur für einen kurzen Gebrauch bestimmt sind, eine tiefere Bedeutung haben. „Wenn man sich daran erinnern muss, dass es ein Leben außerhalb der Arbeit gibt“, erklärt sie, „dann kommt man nicht genug dazu. Der Sinn der Büroorganisation ist, Mitarbeiter in ein Umfeld zu bringen, in denen sie ihr Leben wieder leben können, statt nur auf Bilder zu schauen und sich vorzustellen, wie sie es gerne hätten.“

Sie lässt ihre Kunden von Anfang an wissen, dass sie nicht hier ist, um all die Andenken und Gegenstände wegzuwerfen, sondern um dem Inhaber und den Mitarbeitern dabei zu helfen, die Dinge zu erkennen, mit denen sie die engste Beziehung haben. „Letzte Woche hatte ich eine Kundin, die einen Klebefilmabroller mit der Form eines Martini-Glases hatte und einen anderen mit der Form eines Stöckelschuhs. Warum braucht sie zwei?“ Anderson schließt jedoch nicht aus, dass man seine Lieblingsgegenstände auch abwechselnd im Monatsrhythmus verwenden kann. „Wenn man zu viel anhäuft, verlieren die Dinge ihre Kraft, mit der sie uns inspirieren und neue Energie liefern“, erklärt sie. „Das kann auch für den Stift gelten, den wir verwenden. Liegt er gut in der Hand? Gefällt mir die Farbe? Sogar die einfachsten Büroartikel können eine positive emotionale Auswirkung haben.“

Bereit für ein papierloses Büro? Aber was machen wir mit den ganzen Dokumenten?

Im Büro hilft Anderson ihren Kunden dabei, weniger Papier zu verwenden. Sie zeigt ihnen Optionen, wie Dokumente, die nur selten gebraucht werden oder bereits archiviert wurden, an einem anderen Ort aufbewahrt werden können. Zuerst muss jedoch all das aussortiert werden, was man nicht mehr braucht. „Wir nehmen Dokumente aus den Aktenschränken und recyceln oder schreddern sie“, führt Anderson aus. „Wir vergewissern uns, dass alles klar beschriftet ist, und gehen die Handhabung von Dokumenten mit allen Mitarbeitern durch, um zu vermeiden, dass es in Kürze wieder aus dem Ruder läuft.“

Da in solchen Dingen jeder seine eigene Meinung hat, kann es eine Herausforderung darstellen, dass sich alle auf eine Umgebung einigen. Anderson sieht hier Konfliktpotential zwischen den Generationen. „Millennials arbeiten in der Regel in einer geradlinigen, minimalistischen Atmosphäre”, erklärt sie. „Das ist auch ok so. Einige Menschen verlassen sich lieber auf Greifbares und andere sind einfach mit der Technologie aufgewachsen. Es gibt nicht nur eine richtige Methode, um sich zu organisieren.“ Es gebe nur eine Ausnahme, fügt Anderson hinzu. Man sollte sich darüber Gedanken machen, ob der eigene Arbeitsstil das Bild abgibt, das man auch möchte. „Jüngere sind es gewohnt, Mobilgeräte zu verwenden. Sie müssen keine Fotos aufstellen oder Post-it-Notizen an die Wand heften. Sie finden alles in ihrem Smartphone oder Computer. Wenn dein System aus Ordnern und Papierdokumenten deine Produktivität einschränkt oder dein Alter verrät, ist es vielleicht Zeit für einen Wechsel.“

Anderson weist darauf hin, dass manche Menschen einfach besser mit visuellen Dingen und Informationen auf Papier arbeiten. Und das ist auch ok so. „Es wird erst zum Problem, wenn der Schreibtisch mit 9 Monate alten Post-its vollgestopft ist. Wenn einfach alles überfüllt ist, kann man nicht effizient arbeiten. Man sieht dann nicht mehr, was man überhaupt braucht.“

In Gesprächen den Organisationsstil für das Team finden

Was heißt eigentlich „organisiert sein“? Das ist eine Frage, die Teams zusammen mit Anderson in Angriff nehmen. Und das ist meist ein Gespräch mit vielen Facetten. In der Teamorganisation fungiert Anderson als Coach und Vermittler und bringt Gruppen zusammen, bis eine geschlossene Einheit entsteht. „Wir müssen jeden individuellen Organisationsstil verstehen“, erklärt Anderson. „Wir müssen erkennen, was unseren Kollegen schwer fällt zu lernen (was wir vielleicht noch gar nicht wussten). Jedes Teammitglied muss sich in die Organisationsmethode einbringen, damit das Team produktiv sein kann. Und diese Punkte festzulegen, ist der erste Schritt.“ Die Organisation von Teams ist immer eine emotionale Aufgabe. Dinge zu besprechen, ist unglaublich wichtig, wenn man eine gemeinsame Organisation erstellen möchte. Und oft müssen Menschen auch lernen, alte Gewohnheiten abzulegen.“ Anderson spricht mit jedem Mitglied des Teams und arbeitet an individuellen Lösungen und Systemen, die in den Ablauf des neu organisierten Teams passen. Sie hilft Mitarbeitern auch dabei, die Anstrengung zu erkennen und wertzuschätzen, die es braucht, um die Organisation aufrecht zu erhalten. „Wir kreieren jeden Tage Neues“, erinnert sie ihre Kunden. „Organisation ist eine kontinuierliche Aufgabe. Darum muss es auch ein System dafür geben.“

Der Schlüssel zum Erfolg ist laut Anderson, gemeinsam ein effizientes Bürosystem zu kreieren und beizubehalten, das für alle Arbeitsstile funktioniert. Über Gespräche finden ihre Kunden eine Lösung, die für das jeweilige Büro passt. „Über die Organisation zu sprechen, ist in Unternehmen eher die Seltenheit. Wenn ich das dann vorschlage, ist es für viele das erste Mal, dass sie darüber nachdenken, wie sie ihren Tag effizienter gestalten können, anstatt gesagt zu bekommen ‘So funktioniert das hier’. Ich biete mehrere Lösungen an, um Ideen anzuregen, aber nicht alle meine Vorschläge passen in jeder Situation. Wenn meine Kunden ihre eigenen Lösungen finden, ist das für mich eine erfolgreiche Lösung.“

Professionelle Homeoffices

Oft bestehen Kleinbetriebe nur aus einer Person und das Büro ist ein Homeoffice. Sich in dieser Umgebung zu organisieren, ist genauso wichtig wie in einem traditionellen Büro. Nur weil Kunden und Arbeitgeber die Unordnung nicht sehen, heißt das nicht, dass sie nicht eure Produktivität beeinflusst. „Man sieht sein eigenes Durcheinander nach einer Zeit nicht mehr“, bestätigt Anderson. „Zuhause nisten sich persönliche Dinge noch viel einfacher im Büro ein. Das Büro wird zur Wäsche- und Abstellkammer, am Schreibtisch finden wir Bilder und sonstiges Zeugs.“ Das ist der Moment, an dem ein Experte wie Connie Anderson einem die Augen öffnen kann. „Ich glaube, dass in jedem die Fähigkeit zur Organisation steckt“, erklärt sie. „Und es ist meine Aufgabe, diese Fähigkeit hervorzubringen. Das gelingt, indem man darüber spricht, was die Organisation für einen selbst bedeutet.“

Wie auch bei einem regulären Büro ist die Organisation eines Homeoffice eine emotionale Angelegenheit. Anderson hilft Geschäftsinhabern dabei, die Vorteile zu sehen, indem sie ihnen zeigt, wie wichtig es ist, sich selbst zu organisieren. „Was springt für Sie heraus?“, fragt sie ihre Kunden. „Was bekommen Sie als Gegenleistung, wenn Sie sich anstrengen und organisierter werden? Können Sie Ihre Hobbys wiederaufnehmen, für die Sie keine Zeit mehr hatten? Können Sie wieder Leute einladen? Wie möchten Sie sich fühlen, wenn Sie die Tür öffnen?“ Diese Denkansätze helfen Menschen dabei zu verstehen, dass ein organisiertes Homeoffice nicht nur für die Produktivität, sondern auch für das Wohlbefinden des Inhabers notwendig ist.

„Ich zitiere ständig Kacy Paide, die Autorin von The Inspired Office“, erzählt Anderson. „Respektiere deinen Arbeitsbereich. Wenn nicht du, wer dann?“.


Connie Anderson ist Mitglied der National Association of Professional Organizers, über die sich Kunden und Organisationsexperten in den USA finden können. Ähnliche Verbände gibt es auf der ganzen Welt. Unter www.organisemyhouse.com/need-help/ findet ihr eine Liste der Netzwerke, über die ihr den richtigen Ansprechpartner in Deutschland, Großbritannien, den Niederlanden, Australien, Kanada und Neuseeland findet.

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