Im Berufsalltag

Das beste Büro ist kein Gebäude, sondern ein Arbeitsbereich

Das beste Büro ist kein Gebäude, sondern ein Arbeitsbereich

Veröffentlicht von Anthony Bartlett am 01 Mai 2018

Veröffentlicht von Anthony Bartlett am 01 Mai 2018

Im September 1983 begab sich ein ehrgeiziger 30-jähriger Computertechniker namens Steve Roberts auf eine einzigartige Reise: eine 27.000-km-Tour durch Amerika. Doch während die Pioniere der Vergangenheit mit Pferden, Planwagen und Zelten ausgestattet waren, machte sich Roberts an Bord von „Winnebiko“, einem maßgeschneiderten Liegerad mit solarbetriebenem tragbarem Computer (dem altehrwürdigen Model 100 von Radio Shack), einem CompuServe-Konto und einem einfachen Büro, auf den Weg. Unterwegs schrieb er an diesem mobilen Arbeitsplatz nicht nur das Buch Computing Across America, sondern auch für verschiedene Magazine Kolumnen und Reportagen über seine Abenteuer.

Roberts’ Reise nahm den Tag vorweg, an dem unsere technologische Ausstattung es uns ermöglichen würde, nicht nur von zu Hause aus zu arbeiten, sondern von jedem Ort aus. Damit war er der Erste einer neuen Generation von Arbeitern: den „digitalen Nomaden“.

Heutzutage ist es erheblich einfacher, ortsunabhängig zu arbeiten, als im Jahr 1983. Die meisten von uns tragen mittlerweile ein Gerät in ihrer Tasche mit sich herum, das tausendmal leistungsfähiger ist als Roberts’ Computer. Wir haben Zugriff auf nahezu alle Informationen der Welt und die Verbindungsgeschwindigkeit ist so hoch, dass es für viele Wissensarbeiter keine praktischen Einschränkungen mehr dafür gibt, an welchen Orten sie arbeiten können. Alles, was sie brauchen, sind eine Steckdose und eine zuverlässige WLAN- oder Mobilfunkverbindung.

Du magst dich selbst vielleicht nicht für einen echten digitalen Nomaden halten, aber sehr wahrscheinlich gehst du deiner Arbeit auch aus der Ferne nach – zumindest manchmal. Womöglich bist du als Vertriebsmitarbeiter unterwegs und triffst dich mit Interessenten und Kunden oder du legst einfach nur regelmäßig einen Tag „Heimarbeit“ ein. Jedenfalls ist es klar, dass die Telearbeit auf dem Vormarsch ist. Tatsächlich kam eine Studie von Global Workplace Analytics und FlexJobs aus dem Jahr 2017 zu dem Ergebnis, dass 3,9 Millionen US-Angestellte bzw. fast drei Prozent der Gesamtbelegschaft mindestens die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Telearbeit erbracht haben, während es im Jahr 2005 nur 1,8 Millionen waren.

Trotz dieses großen Zuspruchs stellt die Telearbeit eine Herausforderung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber dar. Ohne die Möglichkeit, ein ganzes Team an einem physischen Ort zu versammeln, laufen Unternehmen Gefahr, dass sich ihre digitalen Nomaden nicht unterstützt, richtungslos und außen vor gelassen fühlen. Das kann ihre Arbeitsmoral schwächen, weil sie nur schwer nachvollziehen können, inwiefern ihre Arbeitsleistung etwas zum Gesamtteam beiträgt.

Nachfolgend findest du ein paar Tipps, wie du Telearbeiter unterstützen und ihnen geeignete Werkzeuge an die Hand geben kannst, damit sie bei der Arbeit für dein Unternehmen ihr Bestes geben können.

Erschaffe ein virtuelles Büro

Tom Preston-Werner, Mitbegründer von GitHub drückte es wie folgt aus: „Wenn du es mit einem verteilten Team zu tun hast, solltest du besser schnell klären, was dein eigentliches Büro ist.“ Und denke dabei daran, dass das Büro deines Teams kein physischer Raum sein muss. Dank Chat-Tools wie Slack kannst du ein virtuelles Büro für dein Team einrichten und dennoch effektiv arbeiten.

Neben einem Treffpunkt für Gespräche und Diskussionen brauchen deine digitalen Nomaden auch ein virtuelles Whiteboard, an dem sie gemeinsam an Plänen und Projekten arbeiten sowie Notizen, Erfahrungen und Ideen austauschen können. Dank der Arbeitsbereiche von Evernote Business kannst du Teammitglieder einladen, um Notizen einzusehen, zu bearbeiten und zu erstellen, auf die das gesamte Team zugreifen kann. Dies ermöglicht es allen Beteiligten, ihre Arbeitsleistung zum Wohle des Gesamtteams einzubringen – und zwar unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsort.

Darüber hinaus ist es eine gute Idee, Mitarbeiterversammlungen des Unternehmens online zu übertragen (so, wie wir es hier bei Evernote tun) oder zumindest Aufnahmen solcher Versammlungen verfügbar zu machen, damit auch die Telearbeiter die für das Unternehmen wichtigen Themen aus erster Hand mitbekommen können.

Wenngleich viele Menschen es durchaus genießen, aus der Ferne zu arbeiten, vermissen sie doch oft den sozialen Aspekt der Zugehörigkeit zu einem Team. Organisiere eine Reihe von „virtuellen Speed-Datings“ per Videotelefonie, in denen sich die Teammitglieder persönlich kennenlernen können. Und denke über die Einführung einer regelmäßig stattfindenden „virtuellen Happy Hour“ nach, in denen das ganze Team einzig zum Zweck der Beziehungspflege an einer Videokonferenz teilnehmen kann – optional mit alkoholischen Getränken!

 

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Nimm Rücksicht auf Zeitzonen

Walt Disney hatte Recht: Die Welt ist letztendlich tatsächlich klein. Viele Unternehmen – insbesondere Softwareunternehmen – richten ihre Aufmerksamkeit heutzutage auf die ganze Welt. Selbst kleine Start-ups sind im wahrsten Sinne des Wortes zu globalen Unternehmen geworden.

Solltest du es allerdings mit Teams zu tun haben, deren Mitglieder über die ganze Welt verteilt sind, nimm Rücksicht auf ihre jeweilige Ortszeit. Dies kann beispielsweise bedeuten, Meetings abwechselnd am frühen Morgen und am späten Nachmittag durchzuführen, damit die Belastung durch ungünstige Uhrzeiten gleichmäßig verteilt wird. Oder denke bereits im Vorfeld darüber nach, ob ein bestimmtes Meeting wirklich erforderlich ist. Kann das jeweilige Thema nicht auch per E-Mail abgehandelt werden? Oder gibt es keine andere Möglichkeit der Zusammenarbeit? Beispielsweise könntest du einen Arbeitsbereich in Evernote Business verwenden, um eine freigegebene Notiz mit allen Diskussionsthemen zu erstellen, und anschließend deine digitalen Nomaden einladen, damit sie ihre Beiträge dann während ihrer üblichen Bürozeiten hinzufügen können.

Kommuniziere offen, kommuniziere oft

Eine der größten Herausforderungen für Telearbeiter ist es, darüber auf dem Laufenden zu bleiben, was mit dem Team und dem Unternehmen insgesamt geschieht. Dies gilt unabhängig davon, ob sie von zu Hause aus, auf einer Konferenz oder einer Veranstaltung arbeiten oder sich mit Kunden treffen. Digitale Nomaden können nur allzu leicht wichtige Neuerungen verpassen, wodurch ihnen das Gefühl vermittelt wird, dass sie außen vor stehen und den Blick für das große Ganze verloren haben.

Du kannst diese Befürchtung zumindest ein wenig abmildern, indem du dafür sorgst, deine Kommunikationswege offen zu halten. Mache gegenüber den Mitgliedern deines Remote-Teams deutlich, dass du für sie erreichbar bist, wenn sie irgendwelche Fragen haben sollten. Setze regelmäßige Gesprächstermine (vorzugsweise per Video) mit Telearbeitern an, um ihnen die Möglichkeit zu geben, etwaige Bedenken und Hindernisse zur Sprache zu bringen. Du kannst diese Termine auch nutzen, um ihnen Neuigkeiten aus dem Team, Ziele und Erwartungen mitzuteilen – auf diese Weise erhalten sie Klarheit darüber, auf welche Aspekte sie sich konzentrieren sollten und warum.

Die oberen Bereiche „Neuigkeiten“ und „Angeheftete Notizen“ in einem Arbeitsbereich von Evernote Business können maßgeblich dazu beitragen, die dringend benötigte Transparenz für Telearbeiter herzustellen. Durch das Hervorheben von Änderungen in einem Arbeitsbereich wird sichergestellt, dass deine digitalen Nomaden keine wichtigen Projektaktualisierungen verpassen. Gleichzeitig sorgt das Anheften wichtiger Notizen dafür, dass alle Beteiligten relevante Informationen stets im Blick behalten. Dies alles erleichtert es den Mitarbeitern, ihre bestmögliche Arbeitsleistung abzuliefern – ganz egal, wo sie sich gerade befinden.

Telearbeit kann sich sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen auszahlen, aber sie erfordert einen Arbeitgeber, der sich der Herausforderungen bewusst ist und diese Form der Arbeit zielgerichtet unterstützt. Mit einer entsprechenden Planung kann die Telearbeit den digitalen Nomaden ein Umfeld bieten, um auf produktive Weise ihren wertvollen Beitrag zu leisten. Und zwar unabhängig davon, ob sie sich im Gebäude nebenan oder auf der anderen Seite der Welt befinden.
 

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