Im Berufsalltag

Déjà-vu im Büro? 3 Tipps, um doppelte Arbeit zu vermeiden

Déjà-vu im Büro? 3 Tipps, um doppelte Arbeit zu vermeiden

Veröffentlicht von Pamela Rosen am 06 November 2017

Veröffentlicht von Pamela Rosen am 06 November 2017

Wir kennen das wohl alle. Wir haben eine super Idee in der Arbeit, klemmen uns dann stundenlang dahinter und klügeln einen Plan aus, bereiten die Präsentation vor und überlegen uns, wie wir das Ganze am besten verkaufen. Wir planen die Umsetzung und träumen davon, dass unser Vorhaben voll einschlägt. Und dann erwähnt ein Kollege so nebenbei, dass er vor drei Jahren an einer ähnlichen Idee gearbeitet hat – und das Ganze nicht funktioniert hat. Oder dass das Vorhaben schon vor fünf Jahren angedacht wurde, aber vor zwei Jahren, also kurz bevor wir selbst zum Unternehmen kamen, im Nichts verlief.

Und schon ist unsere ganze Energie verflogen. Wir können nicht glauben, dass das nicht irgendwo festgehalten wurde. Oder wo sind die Unterlagen dazu? Keiner im Unternehmen kann sich daran erinnern, dass dieser Ansatz schon mal verfolgt wurde?

Vielleicht kennt ihr auch dieses Horrorszenario: Nur Minuten vor einem wichtigen Meeting merkt ihr, dass euch eine bestimmte Grafik fehlt. Wer hat die nochmal erstellt? Ist sie auf dem Computer des Verfassers, in einer anderen Präsentation oder auf einem freigegebenen Laufwerk gespeichert? Wie hieß die Datei nochmal? Panik macht sich breit und ihr entscheidet euch dafür, die Grafik schnell selbst zu erstellen. Ihr werft die Daten zusammen und habt damit eine zweite Version des gleichen Dokuments erstellst. Wenn später ein Kollege das Original bearbeitet, gibt es sogar drei davon. Da ihr eine bereits vorhandene Grafik neu erstellt habt, habt ihr eure Zeit und Energie vergeudet und möglicherweise Verwirrung gestiftet, da nun mehrere ähnliche Dokumente zum gleichen Thema vorhanden sind.

Dies klingt nach Stoff für eine Sitcom, aber diese Dinge passieren jeden Tag in Unternehmen auf der ganzen Welt. Ihr könnt doppelte Arbeit jedoch zum Glück vermeiden.

Mit diesen drei Tipps ist doppelte Arbeit passé

Mitarbeiter sind auch nur Menschen und Unternehmen entwickeln sich rasant weiter. Falls euer Team also nicht aus puren Organisationsgenies besteht, gehen bestimmte Details eurer Arbeit mit der Zeit verloren. Das ist auch ganz normal. Aber ihr könnt etwas gegen diese doppelte Arbeit tun. Mit Systemen für mehr Transparenz können Informationen leichter gefunden und nicht so leicht verloren werden. Doch wo soll man nur beginnen?

1. Informationen an einem zentralen Ort aufbewahren. Einige Teammitglieder arbeiten gern in Microsoft Office, andere bevorzugen Google Drive. Doch Informationen sind dadurch auf verschiedene Orte zerstreut und es ist nicht so einfach, das Gesuchte auch rasch wiederzufinden. Wenn jedoch alle Daten in Evernote Business gespeichert werden, können alle im Team die Suchfunktion nutzen, um im Handumdrehen und unabhängig von der bevorzugt verwendeten App alle Informationen finden. Dank dieser Transparenz kann doppelte und wiederholte Arbeit vermieden werden. Außerdem ist es unglaublich hilfreich, die Projekte der Kollegen durchzusehen, um zu erkennen, was bereits erreicht wurde und woran gerade getüftelt wird.

In Evernote Business lassen sich Google Drive-Dateien, Office-Dokumente und PDF-Dateien hinzufügen sowie Bilder einfügen. Außerdem könnt ihr Unterhaltungen aus Slack erfassen. Erstellt zum Beispiel für jedes Projekt ein eigenes Notizbuch oder organisiert Inhalte mithilfe von Schlagwörtern. Vergesst anschließend nicht, die Notizen mit eurem Team oder dem ganzen Unternehmen zu teilen. Dabei sollten alle Informationen, wie Notizen, Ideen und auch abgeschlossene Projekte, in Evernote Business gespeichert werden, damit alle Teammitglieder jederzeit Zugriff haben. So könnt ihr Zeit und Geld sparen.

Wenn ihr ein Projekt abschließt, denkt ein paar Monate voraus. Dokumentiert alle Messwerte und haltet direkt im Notizbuch neben den restlichen Projektinformationen fest, wie das Projekt gelaufen ist. Wenn euch oder eurem Team das nächste Mal eine gute Idee einfällt, die mit diesem Projekt zu tun hat, könnt ihr auf bereits Erreichtes aufbauen und aus Fehlern lernen. So vergeudet ihr weder Zeit noch Energie.

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2. Vor Projektbeginn nachforschen. Bevor ihr euch auf ein neues Projekt stürzt, nehmt euch etwas Zeit für die Recherche. Hat jemand schon einmal etwas Ähnliches ausprobiert? Wenn ja, welches Ergebnis wurde erzielt? Gibt es Elemente, die man wiederverwenden oder ausbauen kann? Wenn alle Teammitglieder ihre Informationen in Evernote Business speichern, steht allen eine umfassende Wissensbibliothek mit bisherigen Projekten zur Verfügung, die in Sekundenschnelle durchsucht werden kann. Das gilt auch, wenn das Projekt schon einige Jahre zurückliegt oder von jemandem ausgearbeitet wurde, der nicht mehr im Unternehmen ist.

Hier findet ihr ein Beispiel eines Unternehmens, das abgeschlossene Projekte und verworfene Ideen in Evernote Business aufbewahrt und so wertvolles Referenzmaterial erschafft, auf das das ganze Team jederzeit und überall zugreifen kann.

3. Mit Weitblick agieren. Wenn ihr ein Projekt abschließt, denkt an euch selbst in ein paar Jahren oder an eure Kollegen. Speichert Informationen so ab, dass andere auf dieses Wissen zugreifen können, indem ihr die Inhalte mit dem Team oder dem ganzen Unternehmen teilt. Dabei solltet ihr euch auf eine gemeinsame Struktur für Titel und Schlagwörter einigen. So lassen sich die Informationen leichter wiederfinden. Eure Arbeit ist damit jederzeit auffindbar und kann von Kollegen in zukünftigen Projekten wiederverwendet werden.

Praktisch sind außerdem Inhaltsverzeichnisse, denn darin lassen sich abgeschlossene Projekte und alle damit verbundenen Dokumente im Handumdrehen finden.

Doppelte Arbeit ist frustrierend und zeitaufwendig. Wenn man sich jedoch ein wenig vorbereitet (und dabei Evernote Business einsetzt), kann man vermeiden, jedes Mal wieder von vorn beginnen zu müssen, und kann sich stattdessen auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

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