Tipps & Tricks

Francesco D’Alessio über Produktivität im Alltag

Francesco D’Alessio über Produktivität im Alltag

Veröffentlicht von Pamela Rosen am 09 Juni 2017

Veröffentlicht von Pamela Rosen am 09 Juni 2017

Wahrscheinlich kommt euch der Name Francesco D’Alessio bekannt vor. In seinem YouTube-Kanal gibt Francesco seinen Zusehern in kurzen Videos von 6 bis 12 Minuten ganz einfache aber auch detaillierte Tipps und Tricks zu Evernote. Vor Kurzem haben sich Joshua Zerkel, der Director of Global Community and Training von Evernote, und Francesco in London getroffen und sich auf Facebook Live über Produktivität im privaten und beruflichen Leben unterhalten.

Francesco hat Evernote mit 15 auf seinem iPod touch entdeckt. Er fand die App damals „einfach toll“. Sie erweckte in ihm Interesse am Thema, also las er Getting Things Done und wendete die Leitsätze des Buchs für erfolgreiches Zeitmanagement in der Schule an. „Ich wollte vermeiden, meinen Kopf mit so vielen Dingen anzufüllen, und merkte bald, dass mir die Schulaufgaben leichter fielen.“ Zu Beginn verwendete er Evernote nur für die Schule, aber nun nennt er es seinen „Dreh- und Angelpunkt“. Inzwischen hat er sein Studium abgeschlossen und ist ein zertifizierter Evernote-Experte mit Kunden auf der ganzen Welt.

Struktur für das Arbeitsleben

„Ich habe keinen traditionellen Arbeitsalltag“, erklärt Francesco. „Ich arbeite zu Hause, in einem Café oder an anderen Orten, aber nicht in einem normalen Büro.“ Er unterstützt kleine Unternehmen (meist Start-ups) dabei, produktiver zu sein. „Ich bewältige das Ganze relativ gut“, erzählt er Josh. „Ich habe eine strukturierte Routine. Ich arbeite am Vormittag mit den Unternehmen in Asien und am Nachmittag mit meinen Kunden in den USA.“ Wo er arbeitet, hängt großteils davon ab, was er gerade zu tun hat. „Cafés können ganz schön ablenken“, gibt er zu, „aber wenn ich organisatorische Dinge zu erledigen habe, sind sie der perfekte Ort. Zum Beispiel, wenn man nur 5 oder 10 Minuten für etwas braucht. Aber wenn ich Inhalte kreiere oder an Aufgaben arbeite, die mehr Konzentration und Ruhe erfordern, mache ich das zu Hause.“

Um im Home-Office und in digitalen Teams produktiv zu arbeiten, braucht man eine Strategie. Francesco hat erkannt, dass unsere Energie im Laufe des Tages schwankt. Daher hat er seine Arbeit an diese unterschiedlichen Stufen angepasst. Er unterscheidet zwischen proaktiv, aktiv und inaktiv. Wenn er viel Energie hat, ist seine Arbeit proaktiv. Bei Aufgaben, die er zu Hause und mit viel Konzentration erledigt, versucht er, sein Telefon nicht zu beachten. „Ich lasse es am anderen Ende des Raums liegen und deaktiviere alle Benachrichtigungen für den Tag“, erklärt er. Francesco deaktiviert auch alle Benachrichtigungen aus sozialen Medien, damit er nicht abgelenkt wird. Diesen Zustand nennt er inaktiv. Wenn er mit anderen an einem Projekt zusammenarbeitet, ist er aktiv. Er fügt seinen Aufgaben Schlagwörter hinzu, die diese Energiestufen widerspiegeln. So kann er seine Arbeit ganz einfach an seine aktuelle Verfassung anpassen und damit konzentrierter arbeiten.

Experten-Tipp: Verwendet Schlagwörter in Evernote, um eure Arbeit nach Energieaufwand und benötigter Konzentration einzustufen. Nehmt euch an einem Tag dann jeweils die Aufgaben vor, die eurer jeweiligen Verfassung entsprechen.

Private und berufliche Aufgaben in Evernote

Für die Organisation seiner Kunden und geschäftlichen Projekte verwendet er nur vier Stapel: Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archiv. „Für neue Ideen habe ich ein Notizbuch, das ich „Posteingang“ nenne. Alles, was ich für später speichern möchte, kommt in dieses Notizbuch. Das funktioniert auch super für E-Mails“, führt er aus. „Die E-Mails, die ich aufbewahren möchte, leite ich an den Posteingang in Evernote weiter. Er kann als eine Art Umschlagplatz dienen. Die darin gespeicherten Informationen sortiere ich dann später passend ein.“

Ein praktisches Tool, um alle neuen Informationen zu sortieren, ist eine App, die in Evernote integriert werden kann: Todoist. Obwohl man seinen Posteingang auch ohne das Tool organisieren kann, bevorzugt Francesco die Kombination der beiden Apps. „In Todoist habe ich eine Erinnerung erstellt, um meinen Evernote-Posteingang aufzuräumen“, erzählt er Josh. „Sobald ich diese Erinnerung sehe, lege ich alle gespeicherten Informationen im passenden Notizbuch ab. Wenn ich etwas sofort erledigen muss, programmiere ich das in Todoist. Falls ich mich später an eine anstehende Aufgabe erinnern möchte, speichere ich sie in Evernote und erhalte dann zum gewünschten Zeitpunkt eine Erinnerung.“ Francesco ist ein begeisterter Nutzer von Web Clipper und speichert damit in der Regel 5 bis 10 Artikel pro Tag. Mithilfe seiner Todoist-Methode dauert das Ablegen dieser Clips dann nur mehr ein paar Minuten.

Experten-Tipp: Erstellt ein Notizbuch mit dem Namen „Posteingang“ und lasst es ganz oben in der Liste der Schnellzugriffe in Evernote anzeigen. Sortiert dann einmal pro Woche die Dinge im Posteingang in die jeweiligen Ordner. Ein separater Task-Manager ist dafür zwar nicht notwendig, aber manche Nutzer finden es hilfreich.

Zentraler Zugriff auf Inhalte für das ganze Team

Wobei Francesco seinen Kunden unter anderem hilft, ist die Organisation von Teams. Er empfiehlt dabei die Integration von Google Drive in Evernote, um Dokumente freizugeben. „Kleine Unternehmen möchten wachsen. Dabei ist es wichtig, organisiert zu arbeiten“, führt Francesco weiter aus. „An der Uni hatten wir nicht Zeit, um stundenlang nach Informationen zu suchen. Also haben wir einen zentralen Punkt geschaffen, den wir jederzeit durchsuchen konnten.“ Wenn euer Team längere Dokumente wie Tabellen aus Google Drive in Evernote verknüpft, können alle im Team jederzeit und unabhängig vom Standort darauf zugreifen.

Experten-Tipp: Fügt in euren Notizen Links zu Google Drive-Dateien ein. Erstellt Dokumente, Präsentationen und Tabellen in Google Drive und speichert dann den Link zusammen mit den entsprechenden Notizen und Ideen in Evernote. So kann euer Team Google Drive-Dokumente viel einfacher finden.

Evernote als Kalender

Obwohl Francesco ein Evernote-Experte ist, lernt er immer wieder Neues. Vor Kurzem hat er entdeckt, wie man Kalender in Evernote verwenden kann. In diesem YouTube-Video erzählt er mehr darüber. „Ich habe dafür Tabellen verwendet“, erklärt Francesco. „Ich habe vier Zeilen eingefügt und mit dem Tabulator erweitert. Das ist nicht wirklich kompliziert. Wenn man an vielen verschiedenen Projekten arbeitet, kann dir so ein Kalender das Leben retten.“

Francescos Kalender für das Erstellen von Inhalten besteht zum Beispiel aus dem Datum, dem Inhalt, den er ausarbeiten möchte (wie ein Video), dem Titel, dem Status und aus Notizen zur Aufgabe. „Ich werfe einen Blick auf die Tabelle und sehe so, was ich anstehen habe“, fügt er hinzu. In einem Team hat jeder Zugriff auf diese Informationen. So sind alle Teammitglieder immer auf dem Laufenden, wenn es um Abgabetermine geht.

Experten-Tipp: Macht wichtige Notizbücher, die ihr jederzeit verwenden möchtet, offline verfügbar. So könnt ihr Benachrichtigungen und Notizbücher auch unterwegs erstellen und aufrufen.

Das unvermeidliche Thema: die Work-Life-Ba­lance

Als Francesco von der Uni in die Arbeitswelt wechselte, erlebte auch er, was viele Berufstätige schon seit Jahren plagt: die Erkenntnis, dass eine ausgeglichene Work-Life-Balance fast unmöglich ist. Derzeit kann man bei Francesco eher von einer Vermischung von Arbeit und Privatleben sprechen. Er sieht dies auch bei vielen anderen, die versuchen, in dieser Welt der stets verfügbaren Technologien und des ununterbrochenen Inputs von Informationen ein Gleichgewicht zu finden. Da nur ausgeglichene Teams produktiv sein können, ist dies ein Bereich, an dem Francesco sowohl für sich selbst als auch für seine Kunden arbeitet.

„Ich habe einige Unternehmensgründer in Barcelona getroffen und sie berichten von den gleichen Herausforderungen“, bestätigt Francesco. „Als junger Mensch, der gerade erst mit dem Studium fertig geworden ist, muss ich mich weiterentwickeln, um dort hin zu kommen, wo ich hin möchte. Ich bin nicht besonders gut dabei, nach der Arbeit abzuschalten. Das Buch Hygge: Die dänische Art, glücklich zu leben hat mir geholfen. Ich habe angefangen zu meditieren und sehe die Dinge jetzt viel klarer“, erklärt er.

Es ist zwar etwas paradox, Apps zu verwenden, um sich von der Technologie loszureißen und zu einem selbst zu finden, aber wir sind nun mal Teil einer Welt, die nicht ohne diese Technologie funktioniert. Mit Apps, die euch dabei helfen, mehr zu erreichen, klarer zu denken und eure Arbeit und euer Leben besser zu organisieren, könnt ihr Zeit sparen. Und diese Zeit könnt ihr dann für eine Kombination aus privaten und beruflichen Aufgaben einsetzen. Francesco D’Alessio hat die Umsetzung dieses Ansatzes für sich selbst und für andere zum Beruf (und zu einer Leidenschaft) gemacht.

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