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Mit dieser Matrix effektiver und produktiver arbeiten

Mit dieser Matrix effektiver und produktiver arbeiten

Veröffentlicht von Taylor Pipes am 19 Mai 2017

Veröffentlicht von Taylor Pipes am 19 Mai 2017

Die unten stehende Matrix wird Dwight D. Eisenhower zugesprochen, der einmal anmerkte: „Das Dringende ist selten wichtig und das Wichtige ist selten dringend.“ Man mag den Wahrheitsgehalt anzweifeln, Eisenhowers Zeitmanagement jedoch nicht. Daher gibt es heute das Matrixsystem von Eisenhower. Seine Fähigkeit, Zeit und Aufgaben zu verwalten, basierte im Grunde auf einer Entscheidungsmatrix; einem Entscheidungsrahmen, mit dem festgelegt wird, was wichtig und was unwichtig ist.

Stephen Covey, der Autor von Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg, verhalf dem Prinzip zu erneuter Popularität.

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Quelle: Stephen Covey, Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg

Zeitmanagementlösungen sind ein wirksames Gegenmittel, wenn die Deadlines immer mehr verschwimmen, die Tage immer stressiger werden und der Alltag fragmentierter wird. Eine der größten unternehmerischen (und auch persönlichen) Herausforderungen unserer Zeit ist die Entscheidung, was dringend ist und was nicht. Haben wir diese Hürde überwunden, gehört die Aufschieberitis der Vergangenheit an und es kommt Bewegung in die Sache!

Die Matrix

Welche Aufgabe müssen Sie heute erledigen? Wie entscheiden Sie angesichts Ihrer ansehnlichen To-do-Liste, wann Sie das tun werden? Mit der Eisenhower-Matrix können Sie das entscheiden. Die Position der Aufgabe in einem bestimmten Quadranten bestimmt, wo, wann und wie lange Sie diese Aufgabe bearbeiten sollten. Schauen Sie hier:

Quadrant 1 – „Sofort erledigen“

Typ: Dringend und wichtig

Diese Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Es handelt sich um sehr wichtige Deadlines mit hohem Dringlichkeitsgrad.

Quadrant 2 – „Entscheiden, wann“

Typ: Wichtig, aber nicht dringend

Das ist ein strategischer Teil der Matrix, perfekt für die langfristige Entwicklung. Die Elemente hier sind wichtig, erfordern aber nicht Ihre sofortige Aufmerksamkeit.

Quadrant 3 – „Delegieren“

Typ: Dringend, aber nicht wichtig

Telefonate, E-Mails, kurzfristige Meeting-Anfragen, all das gehört hier her. Diese Aufgabentypen erfordern normalerweise nicht Ihre Aufmerksamkeit, da sie keinen messbaren Output generieren. Bei diesen Aufgaben sollte das Ziel sein, sie zu eliminieren und die Dinge, die Sie nicht bei Ihrer Arbeit unterstützen, zu reduzieren.

In einigen Fällen kann das Delegieren attraktiv sein, um die Arbeit an andere zu übergeben, damit die Anrufe, E-Mails und Anfragen zwar noch bearbeitet werden, Sie sich aber auf die wichtigen Dinge in anderen Quadranten konzentrieren können.

Quadrant 4 – „Später“

Typ: Nicht wichtig, nicht dringend

Die Aktivitäten in diesem Quadranten sind zeitraubende Aufgaben, die keinerlei Wert beitragen. Kurz gesagt: Hier lauert die Aufschieberitis. Zeitfresser, die uns daran hindern, dringendere und wichtigere Aufgaben in den ersten beiden Quadranten zu beenden. Versuchen Sie, die Aufgaben in diesem Quadranten vollständig aus Ihrem Arbeitstag zu verbannen.

Wählen Sie Ihre eigene Farbe

Weisen Sie jedem Abschnitt Ihres Systems eine Farbe zu, um Ihrer Matrix eine zusätzliche Dimension zu verleihen. So könnten Sie sich von den Farben der amerikanischen Feuerwehrleute inspirieren lassen. Weisen Sie jeder Farbe eine Prioritätsstufe zu.

Beispiel:

Rot = Dringend: Erledigen Sie diese Aufgabe sofort

Gelb = Wichtig, aber nicht dringend: Entscheiden Sie, wann.

Grün = Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren Sie diese Aufgabe!

Grau = Nicht dringend, nicht wichtig: Vergessen Sie diese Aufgabe!

Wenn Sie mit der Matrix Ihre beruflichen Ziele angehen möchten, fällt Ihnen möglicherweise auf, dass viele Ihrer To-dos in den Quadranten Eins und Drei sind. Dabei sind die Aktionen im zweiten Quadranten am lohnenswertesten. Dabei handelt es sich um Ziele, die gesetzt werden, sowie die Bewertung von Unternehmenszielen, die den Unternehmenserfolg langfristig beeinflussen, jedoch selten als dringend klassifiziert werden.

Gehen Sie sehr sorgfältig mit Ihrer kostbarsten Ressource, der Zeit, um.

  1. Erstellen Sie eine Liste der Dinge, die Sie tun müssen.
  2. Nummerieren Sie diese von 1 bis 4 (gemäß der Matrix).

Jetzt gaben Sie eine genaue Darstellung der Aufgaben in der Hand, an denen Sie arbeiten müssen, und die am dringendsten sind.

Dringend vs. wichtig?

Zu verstehen, welche Dinge uns zurückhalten, und welche uns voranbringen, ist nicht einfach. Wenn wir aber dieses grundlegende Problem des Zeitmanagements nicht lösen, werden sich viele weiterhin wünschen, bestimmte Aufgaben schon längst erledigt zu haben, anstatt sie einfach zu erledigen.

Konzentrieren Sie sich dabei nicht nur auf den Quadranten „Dringend und wichtig“ in der Eisenhower-Matrix. Stellen Sie sich auch folgende Fragen, um die Zukunft Ihrer langfristigen Entscheidungsfindungsstrategie zu klären.

  • Wann bearbeiten Sie die Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind?
  • Wann nehmen Sie sich Zeit für die wichtigen Aufgaben, bevor diese plötzlich dringend werden?

Tritt plötzlich ein Notfall ein, verschieben sich Ihre Prioritäten. Wenn Sie ein Kleinunternehmen betreiben und ein Kunde plötzlich mit dem Chef über einen verpatzten Auftrag sprechen möchte, ist das auf einmal wichtiger als die anderen anstehenden Aufgaben Ihrer Matrix.

Dinge, die erledigt werden müssen

Eisenhower konnte Aufgaben an seine Mitarbeiter delegieren. Wenn Sie keine haben, sind 25 Prozent dieser Matrix nutzlos. Implementieren Sie in einem Ein-Personen-Unternehmen eine To-do-Liste. Weisen jeder Aufgabe auf der Liste einen Quadranten der Matrix zu.

Wenn Sie Prioritäten und Zeitmanagement in einem anderen Licht betrachten möchten, sind Sie beim Multi-Milliardär Warren Buffett genau richtig. Er schlägt vor, dass Sie täglich eine Liste der Dinge erstellen, die Sie erledigen müssen. Beginnen Sie oben und streichen Sie jede erledigte Aufgabe durch.

Mehr machen – Zeit designen

Hier noch ein paar Tipps, wie Sie mit der Matrix mehr erreichen können.

  1. To-do-Listen machen den Kopf frei. Wie Sie die Liste nutzen, ist Ihnen selber überlassen, überlegen Sie aber auf jeden Fall (genau wie Mr. Buffett), was Sie zuerst erreichen müssen. Prioritäten sind alles.
  2. Zwar sollen jedem Quadranten viele Aktionen und Aufgaben zugewiesen werden, aber mit mehr als sieben oder acht Aufgaben wird es schnell unübersichtlich. Die Devise lautet Abarbeiten.
  3. Trennen Sie Beruf und Privatleben in zwei verschiedene Matrizes.
  4. Nur Sie können die Prioritätslevel der Aktionen auf Ihrer Liste definieren. Schauen Sie sich die Liste jeden Morgen an und Sie werden bald wissen, wie es sich anfühlt, Ihre Aufgaben am Ende des Tages oder der Woche abgearbeitet zu haben.

Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix in Evernote. Schnappen Sie sich diese Vorlage und speichern Sie sie in Ihrem Evernote-Konto. Tipp: Wenn Sie sie häufig verwenden, erstellen Sie eine Tastenkombination!

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