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Organisationstipps vom Community Director bei Evernote

Organisationstipps vom Community Director bei Evernote

Veröffentlicht von Forrest Dylan Bryant am 08 August 2017

Veröffentlicht von Forrest Dylan Bryant am 08 August 2017

Wenn ihr Evernote schon seit einiger Zeit verfolgt, habt ihr bestimmt schon öfter von Joshua Zerkel gehört. Als Director of Global Community and Training bei Evernote ist er viel unterwegs, trifft sich mit Kunden auf der ganzen Welt und ist für die Community-Programme bei Evernote verantwortlich. Aber mit seinem Hintergrund als „Certified Professional Organizer“ ist er auch ein Experte in Sachen Organisation, der viele gute Tipps auf Lager hat, wenn es darum geht, mehr Kontrolle über unsere Arbeit und unser Leben zu erhalten.

In diesem Interview spricht Zerkel über die versteckten Fallen beim Organisieren und zeigt uns eine einfache Lösung, um Struktur in das Chaos zu bringen. Er erzählt auch mehr darüber, wie er sich seine Zeit einteilt und seine Notizen organisiert, um konzentriert zu arbeiten.

„Das wahre Problem ist, dass uns nie gezeigt worden ist, wie wir uns organisieren, unsere Zeit einteilen und digitale Dateien ordnen können“, erklärt Zerkel gleich zu Beginn. „Und daher gibt es glaube ich auch so viele Blogs, Artikel und Berater wie mich, die Menschen dabei helfen sollen, herauszufinden, wie diese Dinge funktionieren. Dinge, die wir irgendwie schon wissen sollten, aber die uns nie wirklich erklärt wurden.“

Es gibt so viele Möglichkeiten, so viele Lösungen. Und manchmal widersprechen die sich auch. Gibt es etwas, womit man am besten beginnen sollte?

Ja, es gibt etwas, womit man beginnen sollte. In der Regel ist es das, was einen am meisten stört. Denn da hat man das Gefühl, am meisten geschafft zu haben. Wenn euch zum Beispiel Papierstapel auf eurem Schreibtisch in den Wahnsinn treiben und sie euch auch bei eurer Arbeit im Weg sind, da ihr nie genau das findet, wonach ihr gerade sucht, dann ist das wahrscheinlich ein guter Ausgangspunkt. Wenn ihr ein anderes Problem habt und zum Beispiel Dateien nicht mehr auf eurem Computer findet, weil alles ungeordnet und durcheinander ist, und keine gute Suchfunktion habt, hilft es euch vielleicht, alles in Evernote zu speichern, um Struktur in die Informationen zu bringen. Das würde wahrscheinlich euren Gemütszustand verbessern und eure Produktivität steigern. Es geht wirklich um dieses Gefühl „Das macht mich verrückt“, dass eine Aufgabe zu einem guten ersten Schritt hin zu mehr Organisation macht.

Du sprichst damit an, dass dies etwas ist, was man sofort umsetzen kann. Man muss sich nicht unbedingt erst hinsetzen und alle Probleme auflisten.

Ja, das ist grundsätzlich so. Ich kenne Leute, die unglaublich viel Zeit und Mühe in die Planung investieren, aber die Umsetzung lässt dann oft auf sich warten. Sie planen so lange, wie sie sich besser organisieren sollen, dass es im Endeffekt nie dazu kommt. Ich habe schon so oft gehört: „Ich erstelle mehr Listen, weil sie mir dann helfen, mich besser zu organisieren.“ Man kann Tag und Nacht damit verbringen, Listen zu erstellen, aber wenn man diese Dinge dann nicht in Angriff nicht, hat man schlussendlich gar nichts erreicht. Es kann uns seltsamerweise passieren, dass wir glauben, gut voranzukommen, das aber letztendlich nicht so ist. Wir arbeiten an der optimalen Organisationsform, setzen sie aber nicht um.

Es gibt viele verschiedenen Ebenen der Organisation. Das Organisieren des Arbeitsplatzes, um den Schreibtisch übersichtlich zu halten. Vorübergehende Organisation, wenn ich meinen Kalender durchsehe und meine Zeit einteile. Oder es kann das Aufräumen meiner digitalen Dateien oder Organisieren von Aufgaben sein. Gibt es irgendwelche übergreifenden Leitlinien, die sich auf alle diese Ebenen anwenden lassen?

Es gibt ein paar allgemeine Punkte, die brauchbar sind, ganz egal, was man gerade organisieren möchte. Einer davon ist, ähnliche Dinge zu bündeln. Nehmen wir an, ihr habt im Laufe einer Woche mehrere Meetings der gleichen Art. Vielleicht könnte man sie zusammenfassen und ein Thema gebündelter bearbeiten, anstatt es auf mehrere Sitzungen aufzuteilen. Es geht im Grunde darum, die Gemeinsamkeiten der Aufgaben zu finden und Aktionen zusammenzulegen. Das ist einer der Grundsätze, um organisiert zu arbeiten: Ähnliche Elemente gruppieren, unabhängig davon, worum es geht.

Ein weiterer Punkt, der für viele eine große Herausforderung darstellt, ist, sich von überflüssigen Dinge zu befreien. Dies ist ein Thema, bei dem viele in ihrem Organisationsprozess stecken bleiben. Da hört man oft den Satz „Das könnte ich ja noch einmal brauchen“. Wenn dieser Moment der Wiederverwendung aber nun schon seit längerer Zeit auf sich warten lässt und ihr euch nicht vorstellen könnt, wann genau dies der Fall sein könnte, müsst ihr euch vielleicht einfach davon trennen. Das kann sowohl auf Dokumente und Gegenstände als auch auf Meetings zutreffen, die ihr immer wieder vor euch herschiebt. Ihr müsst nicht zum Minimalisten werden, aber beginnt einfach mit den Dingen, von denen ihr euch ohne größere Mühe verabschieden könnt.

Es gibt so viele Orte, an denen man Dinge aufbewahren kann und wir erhalten massenhaft Informationen von allen möglichen Seiten. Wie gehst du mit all diesen Inhalten um?

Es gibt eine Strategie, die ich selbst verwende und in der Regel auch anderen sehr ans Herz lege. Wir haben keinen Einfluss darauf, woher oder wie oft wir Informationen erhalten, aber wir können steuern, wie wir sie bekommen und wie oft und wann wir darauf reagieren. Ich selbst habe beinahe alle Benachrichtigungen deaktiviert. Ich habe aber ehrlich gesagt auch keinen Job, bei dem eine sofortige Antwort notwendig wäre. Wenn ich ein PR-Manager wäre, würde die Sache bestimmt anders aussehen. Aber bei mir ist es einfach so, dass ich auf die meisten Nachrichten auch erst eine oder zwei Stunden später antworten kann, ohne damit eine Krise auszulösen. Ich nehme mir täglich ein paar Mal Zeit für meine Antworten, anstatt immer direkt und unmittelbar zu reagieren. Denn in dem Moment, in dem ich eine Nachricht erhalte, mache ich wahrscheinlich gerade etwas anderes. Es fällt mir schon schwer genug, mich hinzusetzen und mich voll auf meine Arbeit zu konzentrieren, da muss ich nicht über Dinge informiert werden, die in dem Augenblick nicht relevant für meine Aufgabe sind.

Ich habe gesehen, dass du ohne Telefon in der Hand zum Interview gekommen bist. Du nimmst es oft einfach nicht mit?

Ja, genau. Ich lasse mein Leben nicht gerne von Technologie bestimmen. Es soll ein Tool sein, bei dem ich entscheide, wann ich es verwenden möchte. Wenn ich etwas Wichtiges mache, wie an einem Meeting teilzunehmen, tippe ich in der Regel nicht die ganze Zeit auf meinem Laptop herum. Ich konzentriere mich stattdessen auf den Moment. Wenn ich mein Telefon mitnehme, werde ich nur ständig daran erinnern, dass es noch eine weitere Tür gibt, die ich öffnen könnte. Ich versuche, meine Informationsquellen zu reduzieren, um mich konzentrieren zu können. Ich möchte präsent und aufmerksam sein, und zwar dort, wo ich gerade bin.

In meinem Leben außerhalb von Evernote möchte ich viele Dinge ganz bewusst wahrnehmen. In jedem Augenblick wirklich präsent zu sein, ist sehr wichtig für mich. Darum habe ich unter anderem immer nur eine begrenzte Anzahl von Technologie mit dabei. Die Ironie dabei ist, dass ich Tools, Apps und all diese Dinge unglaublich spannend finde, aber ich versuche mir genau zu überlegen, wie und wo ich sie einsetze.

Sprechen wir ein wenig über das System, das du selbst verwendest. Wie strukturierst du deinen Tag?

Ich würde mich jetzt nicht als Morgenmensch bezeichnen, aber morgens habe ich am meisten kreative Energie. Ich versuche mir meinen Tag so einzuteilen, dass ich meine Abschnitte geistiger Höchstleistung optimal ausnutze. Meine wichtigsten Projekte sowie die Dinge, auf die ich mich wirklich konzentrieren muss und bei denen ich mich nicht ablenken lassen darf, setze ich für den Vormittag an. Den Rest meiner Arbeit erledige ich dann gegen Ende des Tages.

Ich nehme die wichtigsten Dinge meist gleich zu Beginn der Woche und des Tages in Angriff. Ich plane dafür am Anfang der Woche Zeit ein, denn so kann mir die Zeit für diese Aufgaben, die mir aus irgendeinem Grund wichtig erscheinen, nicht davonlaufen. Je länger man Dinge aufschiebt, umso wahrscheinlicher ist es, dass man nie Zeit dafür findet.

Wenn man selbstständig ist oder sein eigenes Unternehmen hat, kann man (zumindest theoretisch) mehr Kontrolle über die eigene Zeit ausüben. Falls man jedoch in einem Büro arbeitet, gehört die eigene Zeit oft jemandem anderen und der Kalender füllt sich von alleine. Man hat jeden Tag, jede Woche und jeden Monat bestimmte Verpflichtungen gegenüber dem Team. Hast du einen Tipp für diejenigen, deren Kalender schon voll ist?

In der Regel sage ich den Leuten, deren Kalender überfüllt ist, dass sie wahrscheinlich einfach weniger Dinge übernehmen müssen. Ich würde den Aufgaben neue Prioritäten geben. Wenn die Arbeitstage ständig so vollgepackt sind, dass man nicht einmal Zeit hat, um etwas zu essen, auf die Toilette zu gehen oder einfach ein normaler Mensch zu sein, der 5 Minuten Pause macht, wie verbringt man dann eigentlich seine Tage? Was macht ihr in dieser Zeit? Und welche Rechte gebt ihr eigentlich damit einem anderen, über eure Zeit zu bestimmen?

Da ist es eine gute Idee, etwas Abstand zu gewinnen, die eigene Zeit näher aufzuschlüsseln und zu erkennen, wie wichtig es für sich selbst ist, die Kontrolle darüber zu haben. Der einfachste Ansatz dabei, sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben, ist zu sagen „Das ist einfach so geplant und ich gehe eben hin“. Wenn man selbst mitwirken möchte, sollte man entscheiden, wie man seine Zeit verbringt. Wir alle treffen eine Entscheidung diesbezüglich, ob wir uns dessen bewusst sind oder nicht. Manchmal entscheiden wir uns dagegen, manchmal dafür. Was ich jedoch jedem ans Herz legen möchte, ist diese Entscheidung bewusst zu machen.

Wir haben vorher schon angesprochen, dass es oft passieren kann, sich in der Vorbereitungsphase für die Organisation zu verrennen. Man verliert sich beim Erstellen des Systems in den Details. Ist dies auch eine Gefahr beim „Warten“ eines solchen Systems? Kann es passieren, dass man zu viele Strukturen aufbaut und das ganze Vorhaben dadurch untragbar wird?

Ich denke ja. Meine Erfahrung ist, dass ein Mindestmaß an Struktur für den Erfolg wichtig ist. Wenn man jedoch zu viel davon einbaut oder viel Zeit damit verbringt, über den Aufbau zu grübeln, führt dies in der Regel zu einem Organisations-Burnout, wie ich das nenne. Dabei ist man länger damit beschäftigt, über die Rahmenbedingungen als über das eigentliche Thema nachzudenken. Es gibt auch Leute – ich nenne sie Produktivitätsjunkies –, die von den verschiedenen Systemen fasziniert sind, ständig zum neuesten Konzept wechseln und Details anpassen. Wenn das für jemanden so funktioniert, finde ich das super. Aber ich gehöre auf alle Fälle nicht dazu.

MEINE ERFAHRUNG IST, DASS EIN MINDESTMASS AN STRUKTUR FÜR DEN ERFOLG WICHTIG IST, ZU VIEL DES GUTEN JEDOCH AUCH NEGATIVE FOLGEN HABEN.

Ich bin in der Hinsicht etwas faul. Ich bin für ein Minimum an Organisation, um die Dinge zu erreichen, die mir wichtig sind. Wenn man erkennt, dass man viel Zeit an dem Organisationssystem selbst arbeitet, dann ist es vielleicht eine gute Idee, es ein wenig zu vereinfachen. Es sollte ja kein großer Aufwand sein. Esist einer der größten Mythen, dass das Organisieren schwierig ist. Das sollte es nämlich nicht sein.

Wie verwendest du selbst Evernote zur Organisation?

Das kommt ganz darauf an. Bei Evernote verwenden wir Evernote Business als Team. Wir haben für jedes größere Projekt ein Notizbuch. In den Notizbüchern, in denen ich am meisten arbeite, sortiere ich meine Notizen ganz oft nach Titel. Ich gebe das Datum und Thema an, um dann ganz einfach in der Notizliste nach den Informationen zu suchen.

Ich habe gerne so viel Informationen wie möglich am Bildschirm. Daher verwende ich oft die Titelansicht, um alle Details des Titels zu sehen. So fällt mir das Sortieren viel einfacher.

Für mein privates Leben, meine Hobbys und für mein Beratungsunternehmen verwende ich Notizbücher, die Informationen zu Kunden, Finanzen und rechtlichen Angelegenheiten enthalten. Ich sortiere die Notizbücher nach Namen des Unternehmens, damit zusammenhängende Informationen in Evernote gruppiert sind. Dinge aus meinem privaten Leben wie Hobbys oder Infos zu meinem Haus kommen jeweils in ein eigenes Notizbuch. So finde ich Informationen ganz einfach wieder und kann sie bei Bedarf problemlos weiterleiten.

Was ist dein hilfreichster Geheimtipp für Evernote?

Vielleicht bin ich ein wenig altmodisch, aber ich denke noch an meinen Schreibtisch. Darauf hatte ich zwar keine Papierstapel in dem Sinn, aber ich verwendete Ordner, in denen ich aktuelle Aufgaben organisierte. Das habe ich in Evernote als Schnellzugriffe übertragen. Wenn man sich meine Schnellzugriffe ansieht, findet man für jedes große Projekt, an dem ich arbeite, einen Link. Auf meinem Schreibtisch hätte ich analog dazu verschiedene Ordner. Das ist ungefähr vergleichbar. Ich ändere die Schnellzugriffe auch ständig wieder, je nachdem, woran ich gerade arbeite. Ich finde, dass dies eine oft nicht genug verwendete oder unterschätze Funktion ist, die vielen Nutzern dabei helfen könnte, organisierter an die Strukturierung ihrer Informationen heranzugehen.

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