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Tiago Forte über Produktivität, Provokation und das stufenweise Organisieren von Wissen

Tiago Forte über Produktivität, Provokation und das stufenweise Organisieren von Wissen

Veröffentlicht von Forrest Dylan Bryant am 30 Juni 2017

Veröffentlicht von Forrest Dylan Bryant am 30 Juni 2017

Euch kommt Tiago möglicherweise bekannt vor, denn er hat vor einiger Zeit einen Beitrag im Evernote-Blog geschrieben. Darin spricht er über bewusste Entscheidungen für kreative Workflows und wie wir die Produktivitätskurve in unserem Arbeitsalltag steuern können. Seit diesem Post ist viel passiert. Unter anderem hat Tiago das Programm „Building a Second Brain“, ein Intensivtraining für persönliches Wissensmanagement, ins Leben gerufen.

Wir haben uns vor Kurzem an einem Nachmittag mit Tiago getroffen, um über das Chaos moderner Arbeitsplätze, die Vorteile von Produktivität in kleinen Häppchen im Vergleich zu längeren Arbeitsphasen sowie über sein Organisationssystem in Evernote zu sprechen. Die wichtigsten Punkte des Gesprächs findet ihr unten in Schriftform.


Beginnen wir mit dem modernen Arbeitsplatz. Wir leben alle in einem gigantischen Paradox. Wir haben Zugriff auf unendlich viele Informationen und können unsere Arbeit flexibler gestalten als je zuvor, aber gleichzeitig bekommen wir auch so viel mehr Input. Unsere Tagesabläufe bestehen aus verschiedenen Abschnitten, wir sind frustriert und dem Burn-out nahe. Und um dem Ganzen noch eins draufzusetzen: Wir haben dieses scheinbar endlose Angebot an Lösungen, Formeln und Methoden für mehr Produktivität. Was ist die Lösung für dieses Problem?

Es ist genau das, was du gerade beschrieben hast. Die große Freiheit geht mit großer Verantwortung einher, nicht wahr? Man kann das mit Schulkindern vergleichen, die ihre Schultaschen in die Ecke werfen und sich freuen. „Wir sind frei. Wir können arbeiten, wo, wann und auf welchem Gerät wir wollen.“ Aber dann kommen die Sommerferien und wir merken, dass wir gelangweilt, frustriert oder gestresst sind, weil die Struktur eines Arbeitsplatzes fehlt.

Ich habe da so eine Theorie dazu. Ich nenne das den Aufstieg der Allround-Freiberufler. Die freiberufliche Tätigkeit gibt es zwar schon seit Langem, aber dazu musste man früher auf ein bestimmtes Feld spezialisiert sein oder in einem Nischenbereich arbeiten. Kurz gesagt, ein Spezialist sein. Nur so hatte man die notwendigen Kenntnisse, um mit seiner Arbeit einfach genug Geld zu verdienen, um die Organisation außen vor zu lassen. Die Struktur kam dann wie von selbst. Man wachte morgens auf und wusste, dass man heute Werbetexte schreiben, Code programmieren oder neue Designs entwerfen würde. Es war ein ganz klarer Ablauf.

Jetzt haben wir dank des aktuellen Stands der Technologie einen Wendepunkt erreicht, sodass es einfach, nahtlos und problemlos möglich sowie finanziell tragbar ist, ein Allrounder zu sein. Ich denke, ich falle in diese Kategorie, und verdiene mir mit diesen Tools meinen Lebensunterhalt als Freiberufler.

Gibt es auch Lösungen, die du kontraproduktiv findest?

Ja, die gibt es. Da würde ich vor allem den Trend rund um „Deep Work“, also hochkonzentriertes Arbeiten, dazuzählen. Ich bin da dagegen. Ja, ich weiß. Ich verstehe das Konzept ja. Viele Leute fühlen sich mit den Nerven am Ende und sind zerstreut. Aber diese Idee von einem Wissensarbeiter, der wie ein Mönch in seinem Kämmerchen sitzt und stundenlang hochkonzentriert arbeitet, ist ein Relikt der Zeit, als Freiberufler noch hochspezialisiert waren. Um nochmal zur Idee des Allrounders zurückzukommen: Um damit erfolgreich zu sein, braucht man ein breitgefächertes Portfolio. Man kann nicht mehr nur eine einzige begrenzte Fähigkeit haben.

MAN BRAUCHT EIN BREITGEFÄCHERTES PORTFOLIO. MAN KANN NICHT MEHR NUR EINE EINZIGE BEGRENZTE FÄHIGKEIT HABEN.

Das entspricht meiner aktuellen Sichtweise der Dinge. Ich habe kostenlose Produkte wie meinen Blog, der mir zur Lead-Generierung dient, aber ich habe auch andere Elemente, die ich nicht kostenlos zur Verfügung stelle, wie die Online-Kurse. Ich berate und schule außerdem Unternehmen und mache persönliches Coaching mit Kunden. Ich muss also ständig dieses Portfolio von Produkten und Dienstleistungen organisieren. Einige davon sind passive, andere jedoch aktive Aktivitäten.

Dafür muss ich mich nicht intensiv auf ein bestimmtes Element konzentrieren, sondern muss geschickt und fließend von einem Thema zum anderen wechseln können. Multitasking wird nicht verschwinden. Es ist ja keine Krankheit oder Plage. So funktioniert die Welt einfach. Man kann dagegen ankämpfen und es als Bedrohung sehen oder versuchen, unsere Fähigkeiten dahingehend zu verbessern.

Du hast vor nicht allzu langer Zeit einen Beitrag für den Evernote-Blog geschrieben, in dem du auf einige dieser Dinge eingehst. Dabei argumentierst du wie folgt: Da unsere Abläufe ständig unterbrochen werden und diese Unterbrechungen es erschweren, etwas Wertvolles aus unserer Arbeit zu gewinnen, sollten wir vielleicht nicht unsere Tagesabläufe verändern wollen, sondern die Form der Wertkurve anpassen und wertvolle Ergebnisse in kleineren Brocken im Laufe des Tages erzielen.

Diesem Blogpost liegt eine Menge Forschungsarbeit zur Geschichte der Produktivität, und dabei ganz besonders die Produktivität im Bereich der Fertigung, zugrunde. Es ist unglaublich, hier in Silicon Valley zu sein, wo wir so von Technologie und der Zukunft fasziniert sind – und das ist ja auch etwas Gutes –, aber als Nebeneffekt die Vergangenheit völlig außer Acht lassen.

Wenn man sich die Geschichte der Fertigungsindustrie ansieht, merkt man, dass es Jahrzehnte gedauert hat, um die Vorteile der Serienfertigung zu erkennen, bei der die Produktion in kleinere Einheiten aufgeteilt wird. Das war ein wichtiger Durchbruch, der für höhere Qualität, schnellere Abläufe, mehr Durchsatz und gesteigerte Rentabilität in der Fertigung sorgte. Bei Wissensarbeitern haben wir jetzt dieses Deep Work-Konzept, das für stundenlanges, hochkonzentriertes Arbeiten steht. Dies entspricht wieder den größeren Einheiten. Wir entwickeln uns also entgegen der jahrzehntelangen Erfahrung in der Produktion.

Wie im Beispiel von Toyota, das eine ganze Unternehmenskultur rund um das Konzept aufgebaut hat, braucht man bestimmte Kenntnisse, um in kleineren Einheiten zu produzieren. Man muss umdenken und die Dinge anders angehen.

Wenn es also um die Anpassung der Wertkurve geht, komme ich immer wieder auf die Erkenntnis zurück, dass es keine festgelegte Struktur für Arbeit gibt. Arbeit hat keine Maßeinheit. Wir erfinden diese Einheiten, indem wir Aufgaben, Projekte, Meilensteine und Ziele festlegen, aber diese Dinge gehören nicht zwingend zur Arbeit dazu. Das kann einem ein wenig Angst machen, da alles nach freiem Ermessen interpretiert werden kann, aber es ist gleichzeitig eine Chance, denn wir können einfach die Einheit verwenden, die wir möchten.

ES GIBT KEINE FESTGELEGTE STRUKTUR FÜR ARBEIT. SIE HAT KEINE MASSEINHEIT. WIR ERFINDEN DIESE EINHEITEN, INDEM WIR AUFGABEN, PROJEKTE, MEILENSTEINE UND ZIELE FESTLEGEN, ABER DIESE DINGE GEHÖREN NICHT ZWINGEND ZUR ARBEIT DAZU.

Nehmen wir das Wort „Projekt“. Es hat zahlreiche Konnotationen. Wie groß sollte ein Projekt sein? Wie lange sollte es dauern? Wie viel Geld sollte man damit erwirtschaften und wie viele Personen sollten beteiligt sein? Ich verwende lieber andere Wörter, zum Beispiel „Zwischenprodukt“ statt „Arbeitsergebnis“. Man sollte versuchen, eine Arbeitssitzung – egal, ob sie 15 Minuten oder 8 Stunden dauert – mit einem Zwischenprodukt abzuschließen, das man weitergeben und zu dem man Feedback erhalten kann.

Wenn ich mir meine To-do-Liste ansehe, fühle ich mich etwas überfordert. Ich habe oft nicht mal 25 Minuten Zeit, weil ich ständig mit Meetings, Anfragen und E-Mails beschäftigt bin. Kann man dieses erdrückende Gefühl irgendwie umgehen?

Ja, kann man. Und diese Lösung hat immer mehr Einfluss darauf, wie ich Evernote verwende. Woran ich derzeit hauptsächlich arbeite, ist der Onlinekurs „Building a Second Brain“. Dabei handelt es sich um ein Intensivtraining, das nicht im eigenen Tempo oder individuell absolviert werden kann. Der Kurs dauert fünf Wochen und ist sehr dicht gepackt. Es gibt zwei Meetings pro Woche und eine Live-Videokonferenz. Es geht praktisch um ein umfassendes System für persönliches Wissensmanagement.

Das persönliche Wissensmanagement ist verknüpft mit dem persönlichen Informationsmanagement. Dabei geht es hauptsächlich um den Einsatz von Wissen, das man auf persönlicher Ebene sammelt. Wissensmanagement ist traditionell ein Thema für Unternehmen. Wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, geht mit ihm alles Wissen verloren, das er sich im Laufe der Zeit angeeignet hat. Seit vielen Jahren versuchen Unternehmen daher, das Wissen ihrer Mitarbeiter zu erfassen und festzuhalten.

Wenn man sich ansieht, wie lange Mitarbeiter in Unternehmen bleiben, stößt man, denke ich, auf die Zahl 2,3 Jahre. Wir arbeiten ein paar Jahre bei einem Arbeitgeber, nehmen an ein paar wenigen Projekten teil und sind auch schon wieder bei der nächsten Stelle. Wir brauchen also eine effizientere Methode, um Wissen mitzunehmen. Ich meine nicht firmeneigene oder sensible Informationen, sondern einfach nur die Erkenntnisse und Beobachtungen aus unserer Arbeit.

Du hast erwähnt, dass dies deine Nutzung von Evernote beeinflusst. In deinem Kurs „Building a Second Brain“ und anderen Workshops, die du veranstaltest, versuchst du die Struktur nicht auf eine bestimmte Plattform oder ein bestimmtes Tool auszurichten, aber du verwendest Evernote und nennst das Tool als Standardbeispiel. Erzähl uns also ein wenig darüber, wie du Evernote verwendest. Wie hast du es eingerichtet? Welche Struktur hat dein privates Evernote-Konto?

Ich habe eine Methode entwickelt, die ich PARA nenne und aus den Elementen „Projekte“, „Bereiche“, „Ressourcen“ und „Archiv“ besteht (PARA lässt sich von den englischen Begriffen „Projects“, „Areas“, „Resources“ und „Archives“ ableiten). Die Inspiration dafür hat einen historischen Hintergrund: der OODA-Loop. Dieses Konzept steht für „Observe“ (beobachten), „Orient“ (orientieren), „Decide“ (entscheiden) und „Act“ (handeln) und wurde vom Militärstrategen John Boyd in den 40ern oder 50ern entwickelt. Mit dieser Strategie revolutionierte er praktisch den Luftkampf. Es geht hauptsächlich darum, dynamisch auf sich schnell ändernde Bedingungen zu reagieren. Man beobachtet die Situation, orientiert sich, entscheidet sich für eine Vorgehensweise und agiert dann dementsprechend.

Das hat viele Menschen in den verschiedensten Bereichen inspiriert. Der Einfluss dieses Konzepts wird oft unterschätzt. Was dabei jedoch hervorsticht, ist, dass kein statisches Denken notwendig ist. Es ist kein Ablaufdiagramm, in dem man zuerst A, dann B und anschließend C und D macht. Es gibt keine konstante Wiederholung eines Ablaufs, denn es kommen immer neue Informationen dazu, die zu Entscheidungen und schlussendlich zu Aktionen führen.

Das gleiche gilt für PARA. Das Konzept besteht aus vier Kategorien und ist eine Art Ausgangspunkt. Arbeit wird in Projekte gruppiert. Ich verwende für diesen Begriff die Definition aus „Getting Things Done“: Eine Reihe von Aufgaben, die an ein Ergebnis gekoppelt sind.

Verantwortungsbereiche: Hierzu gehören Themen oder Bereiche, die in eurem Leben immer wieder auftauchen und die ihr regelmäßig organisieren möchtet.

Ressourcen: Dazu gehören Interessen oder allgemeine Themen, z. B. Website-Design. Für mich geht es nicht um ein bestimmtes Projekt – und nicht einmal um einen bestimmten Bereich, denn so ist meine Arbeit einfach nicht aufgebaut –, sondern um meine Interessen, über die ich einen Überblick haben möchte.

Und dann das Archiv. Dort kommt alles hinein, was ich aus den ersten drei Kategorien nicht mehr benötige. Somit verhindere ich, dass die aktiven Kategorien überfüllt sind. Wenn etwas nicht mehr an erster Stelle steht und an Wichtigkeit verliert, kann man es in das Archiv verschieben. So hat man trotzdem noch jederzeit Zugriff darauf, falls das Thema wieder aktuell werden sollte.

Du hast einen Workshop entwickelt, in dem es darum geht, Probleme bei Workflows und alltäglichen Aufgaben mithilfe von Design Thinking zu lösen. Welche Konzepte dieses Ansatzes verwendest du und wie setzt du sie um?

Eine gute Frage. Design Thinking ist ein unglaubliches Konzept. Eine fantastische Bewegung, die sich im Laufe der Jahrzehnte entwickelt hat. Was ich vom Design Thinking gelernt habe – und das gilt besonders für die Produktivität und das persönliche Wissensmanagement – ist, dass wir alle von Natur aus Designer sind, auch wenn wir keine spezielle Schulung diesbezüglich erhalten. Das ist ein Punkt, an den sich viele Menschen nur schwer gewöhnen können.

WIR ALLE SIND VON NATUR AUS DESIGNER, AUCH WENN WIR KEINE SPEZIELLE SCHULUNG DIESBEZÜGLICH ERHALTEN. DAS IST EIN PUNKT, AN DEN SICH VIELE MENSCHEN NUR SCHWER GEWÖHNEN KÖNNEN.

Vor einiger Zeit bot ich einen Kurs namens „Design Your Habits“ an, in dem es darum ging, Gewohnheiten aufzubauen. Ich musste das den Teilnehmern dann immer erklären, denn sobald sie das Wort „Design“ sahen, meinten sie: „Ach, ich bin aber kein Designer. Ich habe keine Ausbildung in diese Richtung gemacht.“ Worauf ich immer antwortete: „Nein, aber du designst Gewohnheiten. Wenn du abnehmen möchtest und deine Ernährung umstellst, designst du eine Routine rund um Sport, mehr Bewegung oder Essen. Und du machst das in den meisten Fällen unmittelbar, ganz intuitiv und vollkommen natürlich im Laufe deines Tages.“

Es ist ein spontaner Prozess, aber ich glaube, dass sich dabei viele Schritte wiederholen. Man sieht sich um, schätzt die vorhandenen Elemente kritisch ab und überlegt sich dann einen Workflow und einen Prozess. Dabei gibt es eine Art konstantes Feedback.

Ja. Den Prozess von Design Thinking zu verstehen, hat sich in einen Beruf verwandelt. Dabei nähern wir uns wieder unseren Wurzeln an, denn so denken wir Menschen einfach. Wir sind Designer, wir kreieren, erstellen, ändern, erhalten neue Informationen, nehmen Änderungen vor und passen Dinge an. Das ist ein absolut natürlicher Bestandteil des Menschen.

Du hast vor einiger Zeit einen Beitrag im Evernote-Blog geschrieben, der relativ lang war und für Diskussionsstoff sorgte. Du argumentierst in dem Post ziemlich heftig gegen einen zentralen Bestandteil der Organisationsstruktur vieler Nutzer in Evernote: Schlagwörter. Wenn ich mich recht erinnere, bist du der Überzeugung, dass Schlagwörter viel Aufwand sind, aber wenig bringen. Kannst du uns dazu mehr sagen?

Ich versuche, Menschen zu provozieren. Ich suche allgemein gängige Vorstellungen und gehe dann dagegen an, um die Leute zum Denken anzuregen. Das war zum Beispiel der Fall bei jenem Beitrag und den zahlreichen Nachrichten, die ich über soziale Medien erhalten habe. In vielen Fällen bringen die Leute dann ihre Gegenargumente ein und erklären mir Punkt für Punkt, warum ich falsch liege. Und genau das waren einige der besten Gedankengänge, die ich zu diesem Thema je gesehen habe. Ich habe die Leute provoziert, damit sie ihren Standpunkt verteidigen.

Ich war vielleicht absichtlich ein wenig melodramatisch. Es ist ja nicht so, dass ich Schlagwörter nie verwende oder sie absolut nutzlos finde. Ich sehe das Thema einfach immer wieder bei vielen Leuten. Es ist immer sehr aufschlussreich, wenn ich direkt mit anderen zusammenarbeite. Oft sind sie so in ihr Schlagwortsystem vertieft, dass es schon an einen nie zu erreichenden Perfektionismus grenzt.

Das Gleiche passiert ja auch bei der Auswahl des richtigen Programms. Ich kenne Leute, die jede Menge Notizen zu Büchern auf Papier machen, weil sie erst das richtige Schlagwortsystem finden möchten, bevor sie eine digitale Datenbank erstellen. In der Zwischenzeit liegen die Notizen im wahrsten Sinne des Wortes versteckt in irgendeiner Schachtel im Schrank. All dieses Wissen ist bald veraltet oder wird zumindest nicht genutzt – und das, weil das „perfekte System“ fehlt.

Ja, von solchen Fällen habe ich auch schon gehört. Die Leute wollen das richtige Schlagwortsystem finden und dann alle Schlagwörter auf ihre Inhalte anwenden. Und dann haben sie Aberhunderte Schlagwörter. Da stellt sich die Frage, ob man mehr Zeit mit dem Erstellen von Schlagwörtern oder dem Erstellen von Inhalten verbringt?

Ich habe ein gutes Gegenmittel: Vorübergehende Schlagwörter. Ich denke, der Druck, etwas Perfektes zu kreieren, kommt davon, dass es langfristig passen soll. Der Hintergedanke dabei ist, dass diese Schlagwörter für immer funktionieren sollen, daher braucht man jahrelang für den Aufbau.

Ich verwende projektspezifische Schlagwörter. Manchmal setze ich sie für ein bestimmtes Projekt ein, um meinen Fortschritt hin zu einem End- oder Zwischenergebnis festzuhalten. Und dann lösche ich sie alle meistens, wenn ich meine Inhalte im Rahmen des „Getting Things Done“-Prozesses einmal pro Monat überprüfe. Ich fange also jeden Monat von vorne an. Das klingt zwar etwas verrückt, wenn man an die ganze Arbeit denkt, die verloren geht. Aber ich habe ja erreicht, was ich wollte: ein Endresultat oder abgeschlossenes Projekt.

Das Interessante daran ist, dass ich so meine Kreativität einbringen kann. Manchmal verwende ich Schlagwörter auf der Grundlage meiner Emotionen, dann konzentriere ich mich eher auf die Ergebnisse und einen Monat später auf zeitliche Abschnitte. Ich habe so viele Details entdeckt, die ich nicht erkannt hätte, wenn ich nur abstrakt darüber nachgedacht hätte, anstatt es selbst auszuprobieren. Und ich fühle mich überhaupt nicht unter Druck gesetzt, weil ich weiß, dass ich spätestens in einem Monat wieder alles lösche.

Wie sieht es mit deinen Notizen aus? Wir alle verwenden verschiedene Notizmethoden, besonders wenn wir ein Tool wie Evernote einsetzen. Haben deine Notizen in der Regel einen bestimmten Stil?

Ja, einen ganz speziellen. Der Kurs, den ich gebe, ist auf drei Säulen aufgebaut: Erfassen, Organisieren und Abrufen. Organisieren steht hier für das PARA-System. Unter Erfassen verstehe ich eine Methode, die ich „schrittweise Zusammenfassung“ nenne und im Laufe der Jahre entwickelt habe. Dabei geht es hauptsächlich um das Designen bzw. das bewusste und durchdachte Gestalten von einzelnen Notizen.

Meine Methode dafür ist jedoch nicht unbedingt das, was man sich typischerweise unter Design vorstellt. Ich notiere mir Dinge, zum Beispiel zu einer Unterhaltung oder zu einem Artikel, Buch, Podcast oder Audiobuch. Die Notiz speichere ich dann einfach in meinem System, ohne weitere Bearbeitung. Wenn ich das nächste Mal zufällig – oder weil ich nach einem Projekt oder einer Ressource suche, zu denen die Notiz passen könnte – auf die Notiz stoße, fasse ich sie zusammen.

Der erste Schritt ist dabei das Markieren in Fettschrift. Da ich mir die Notizen sowie durchlese, hebe ich die besten Abschnitte einfach hervor. Beim nächsten Mal, vielleicht in ein paar Monaten oder Jahren, gehe ich einen Schritt weiter und hebe die besten in Fettschrift markierten Abschnitte in Gelb hervor.

Es gibt ein Verhältnis von 80/20. Der Großteil aller wertvollen Inhalte ist in einigen wenigen Notizen zu finden. Es ist also sinnvoll, die Aufmerksamkeit in Sachen Design Thinking auf die Notizen zu richten, die uns zu Erkenntnissen verhelfen, anstatt die Zeit gleichmäßig auf alle Notizen zu verteilen, was der Fall bei Schlagwörtern ist. Man braucht vielleicht eine Minute, um einer wenig nützlichen Notiz ein Schlagwort hinzuzufügen. Das mag zwar nicht nach viel klingen, aber für mich ist diese eine Minute schon zu viel.

DER GROSSTEIL ALLER WERTVOLLEN INHALTE IST IN EINIGEN WENIGEN NOTIZEN ZU FINDEN. ES IST ALSO SINNVOLL, DIE AUFMERKSAMKEIT IN SACHEN DESIGN THINKING AUF DIESE NOTIZEN ZU RICHTEN.

Du hast uns schon ein wenig über dein Intensivtraining namens „Building a Second Brain“ erzählt. Der Workshop hat bereits zweimal stattgefunden. Welche Lehren ziehst du als Leiter aus diesem ziemlich intensiven Programm. Hast du vor, den Kurs weiterhin anzubieten?

Ja, ich mache definitiv weiter. Kein Projekt war bisher ehrlich gesagt so persönlich bereichernd wie dieses. Und genau aus den Gründen, die du gerade genannt hast. Ich lerne ohne Zweifel mehr von den Teilnehmern als sie von mir. Jede Gruppe besteht aus 50 bis 55 Personen. Ich lese mir vorher ihre Lebensläufe durch und forsche ein wenig in LinkedIn nach. Da sind Leute mit unglaublichen Karrieren dabei: Entwickler, Akademiker, Hochschullehrer und CEOs von Start-ups. Tolle Leute, die in den meisten Fällen schon mindestens so lange wie ich über persönliches Wissensmanagement nachdenken. Sie haben also alle bereits eigene Erkenntnisse gesammelt, die vielleicht nicht so strukturiert sind wie das, was ich präsentiere, aber bei meinen Vorträgen notiere ich mir immer, was die Teilnehmer zu sagen haben. Der Kurs ist eine tolle Erfahrung für mich.

Welche Themen werden in dem Workshop behandelt? Du hast erwähnt, dass der Kurs fünf Wochen dauert. Wie ist er aufgebaut?

Es geht um diese drei Säulen. Wir beginnen mit der Organisation, denn die meisten Leute haben Unmengen an ungeordneten Notizen, die ihnen Kopfzerbrechen bereiten. Ich versuche, den Teilnehmern also gleich zu Beginn das Vertrauen in sich selbst zu geben, um sich auf die Aufgabe zu stürzen. Wir beginnen mit PARA. Nach der ersten Woche haben sie alle digitalen Dateien in ihrem Leben… und das ist auf PARA und nicht nur auf Evernote zurückzuführen, denn das System geht viel weiter und schließt auch Cloudspeicher, Dateisystem und Aufgabenmanager ein. Einfach alles! Es geht also um ein universelles, digitales Organisationssystem. Das ist der erste Teil des Kurses.

Dann kommen wir zur stufenweisen Zusammenfassung und zum Erfassen von Informationen. Wir arbeiten an der Fähigkeit – und es ist wirklich eine Fähigkeit –, nicht nur die ursprüngliche Notiz zu erfassen, sondern die Erkenntnisse und wichtigsten Ideen in dieser Notiz.

Zum Abschluss beschäftigen wir uns dann mit dem Abrufen von Informationen. Das ist eine Methode, die ich „Just-in-time Project Management“ nenne, also so etwas wie bedarfsorientiertes Projektmanagement. Das steht ein wenig in Zusammenhang mit den schon erwähnten Zwischenergebnissen. Es geht darum, in kurzen Abschnitten am jeweils nächsten Zwischenpaket zu arbeiten. Wir sprechen dann auch über Systeme und unterstützende Routinen, die es uns ermöglichen, dies so schnell und kraftvoll wie möglich zu erzielen.

Du hast erwähnt, dass sehr interessante Leute an diesen Kursen teilnehmen. Ich schätze, es wird ein ganz bestimmter Typ von Personen von dem Programm angesprochen? Ist es dir schon einmal passiert, dass du durch den Austausch mit einem Teilnehmer deine Meinung zu bestimmten Themen geändert hast?

Ja, absolut. Zum Beispiel bei der Technik der stufenweisen Zusammenfassung. Einer meiner Schüler war ein finnischer Unternehmer im Musikgeschäft. Er verstand das Konzept, wollte es aber abändern, um es komplett auf den Bereich Musik anzupassen. Ich dachte, dass es dabei um eine Methode zur Textanalyse ginge, aber er hat mir gezeigt, dass es eigentlich um die Struktur jeder beliebigen Information geht.

Die Ebene 0 für ihn sind alle seine Notizen zu Liedern, Konzerten, Quellen, Inspirationen, Geräuschen und Instrumenten. Die Ebene 1 umfasst alle Elemente, die er in einem Musikstück verarbeitet hat. Ebene 2 enthält all das, was er für jemanden anderen aufgeführt hat. Ebene 3 sind alle Stücke, die er aufgenommen hat.

Man kann sich das wie eine räumliche Struktur mit Höhen und Tiefen vorstellen. Die Berge stehen für detailliert durchdachte Ideen, die Täler hingegen für noch ziemlich rohe und ungefilterte Gedanken. Das hat mich einfach umgehauen. Ich bin noch immer dabei herauszufinden, welche Auswirkungen dies auf Bilder, Fotos, Kunst, Sport oder Körperbewegungen haben könnte. Es ist ein ziemlich grundlegendes Prinzip, die wichtigsten Komponenten von Wissenssammlungen hervorzuheben.

Und das knüpft an einige Dinge an, die du in diesem Gespräch erwähnt hast. Du hast über die Kunst des Organisierens gesprochen. Darüber, dass wir im Innersten alle Designer sind. Und darüber, wie wichtig Kreativität ist. Wie können wir sicherstellen, dass die Kreativität in einem Produktivitätssystem nicht zu kurz kommt?

Sehr gute Frage. Sie gefällt mir, da sie impliziert, dass es sich dabei um Gegensätze handelt. Ich höre das ziemlich oft. Viele Leute kommen zu mir und beginnen das Gespräch mit „Ich mag Produktivität nicht, da es darum geht, effektiv zu sein, wie eine Maschine zu arbeiten und sich immer an die Regeln zu halten“. Darauf antworte ich: „Jetzt mal langsam! Was ist denn deine Definition von Produktivität?“ Die Antwort lautet meist: „Naja, was Maschinen so machen.“ Ich sage ihnen dann meine Definition: So effektiv und effizient wie möglich so viel Wert in der Welt wie möglich schaffen. Damit sind sie dann meist überzeugt.

MEINE DEFINITION VON PRODUKTIVITÄT IST, SO EFFEKTIV UND EFFIZIENT WIE MÖGLICH SO VIEL WERT IN DER WELT WIE MÖGLICH SCHAFFEN.

Hier kommt aber die Kreativität ins Spiel. Man muss ungemein kreativ sein, um die Prozesse so zu verwenden. Man soll ja kein Sklave des Ablaufs sein und ihm blind folgen, sondern erkennen, wenn etwas nicht funktioniert. Man braucht den Mut, um einzugestehen, wenn ein Prozess nicht mehr dem eigentlichen Zweck dient, nicht mehr auf den gewünschten Wert ausgerichtet ist und man ihn ändern muss.

Man hat zum Beispiel im Rahmen des Produktionssystems von Toyota erkannt, dass man unglaublich viele Ideen von Mitarbeitern bekommt, wenn man ihnen die Freiheit gibt, auf Dinge hinzuweisen und Probleme aufzuzeigen. So kommen Erkenntnisse hervor, auf die die Führungsebene alleine nie gekommen wäre. Kleine, große und menschliche Ideen, Dinge rund um die Software und die Hardware.

Es ist fast so, als ob man die Grundlage oder die Struktur – wir haben vorher schon über Struktur gesprochen – bereits vorhanden wäre. Man kann das mit der Unterstützung eines Lernprozesses vergleichen, bei der immer wieder Raum für Kreativität vorhanden ist. Das Problem mit Kreativität ist nämlich, dass sie nicht funktioniert, wenn keine Rahmenbedingungen vorhanden sind. Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Das gilt auch für das Design. Es funktioniert nicht, wenn keine Beschränkungen festgelegt werden. Wenn du zu mir sagst „Designe etwas“, dann würde ich mich wahrscheinlich fragen, was ich machen soll. Was will der Nutzer? Welchen Zweck soll es erfüllen? Welche Einschränkungen bestehen? Es gibt keine Auflagen? So kann ich wirklich nichts Nützliches kreieren.

Ein weiterer Begriff, der oft verwendet wird und einen Zwiespalt impliziert, ist „Work-Life-Ba­lance“. Wir alle streben danach, aber gleichzeitig scheint das private und berufliche Leben so eng verwoben. Und das ist ja auch eigentlich nichts Neues… Nehmen wir Bauern, Handwerker oder Soldaten als Beispiel. Bei ihnen war schon immer Beruf und Privates nicht zu trennen. Aber das ist neu für Büroarbeiter. Die Frage ist nun, sollten wir diesen Trend bekämpfen oder annehmen?

Meine erste Reaktion ist Bekämpfen. Das passt auch zu meiner Idee, Menschen zu provozieren. Meine Meinung dazu ist… Ich verstehe es einfach nicht. Ich denke nicht über das Konzept Work-Life-Ba­lance, die Trennung von Privatem und Beruflichem – oder wie auch immer man das nun nennen möchte – nach.

Ich glaube, dass diese Denkweise ein Relikt aus früheren Zeiten ist. Wenn man diese beiden Dinge ausgleichen oder miteinander verknüpfen will, geht man davon aus, dass es eine Teilung, einen Gegensatz gibt. Die Auswirkungen dieses Gedankenganges sind vielfältig.

Zum Beispiel sehe ich oft, dass Nebenprojekte nicht als Vorteil gesehen werden. Wenn ein Programmierer an einem Open-Source-Projekt arbeitet und denkt „Ach, ich bekomme dafür nichts bezahlt, als kann ich das auch nicht als ‚Arbeit‘ bezeichnen“, dann erwähnt er solche Tätigkeiten auch nicht in seinem Lebenslauf. Viele Leute verkaufen es nicht als Hinweis darauf, dass sie sich fortbilden und Neues lernen. Darauf antworte ich dann: „Ach du meine Güte. Das ist einer deiner wichtigsten Pluspunkte. Du machst das zum Spaß und es ist ein Teil von dir, dass du an etwas arbeitest, das dich interessiert, und es nicht nur wegen des Geldes annimmst. Das sollte ganz oben in deinem Lebenslauf oder Portfolio zu sehen sein.“

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