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Verbessern der Produktivitätskurve

Verbessern der Produktivitätskurve

Veröffentlicht von Tiago Forte am 14 Februar 2017

Veröffentlicht von Tiago Forte am 14 Februar 2017

Über den Autor

Tiago Forte ist davon überzeugt, dass sich die Ziele eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter an der Produktivität der Menschen orientieren. Diese Überzeugung begleitet Forte bei seiner Arbeit als Gründer von Forte Labs, Verfasser der Methode Productive by Design™ und Herausgeber des Onlinemediums Praxis. Forte greift auf seine Erfahrung im Bereich Design und Technologie zurück, um Unternehmen dabei zu helfen, Design Thinking auf alltägliche Herausforderungen im Bereich Produktivität anzuwenden.


Notiz-Apps bieten neue Möglichkeiten für die kreative Produktivität

Stellt euch eine typische Arbeitssitzung von ein paar Stunden vor. Ihr plant die Zeit ein, stellt euer Telefon auf lautlos, macht Platz auf dem Schreibtisch und seid fest entschlossen, effektiv zu arbeiten.

Wir wissen, dass Zeit immer im gleichen unversöhnlichen Rhythmus verstreicht. Und da Zeit Geld ist, können wir die beiden Konzepte wie folgt darstellen:

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Kommen wir nun zu dem Geisteszustand, auch Flow genannt, in den wir uns versetzen möchten, um effektive Arbeit zu leisten. Der erste Abschnitt des Flows ist eine Art „Kampf“, in dem sich unser Gehirn an die Umgebung anpasst. Anschließend werden die Informationen „geladen“, die für die zu bewältigende Aufgabe relevant sind.

Der Flow im Laufe von einigen Stunden sieht in etwa so aus:

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Wie ihr seht, fällt die Kurve zu Beginn unter die Zeit/Geld-Kurve. Darum scheint es riskant, viel Zeit für eine Sitzung einzuplanen. Wenn ihr viel Zeit aufwendet, sollten die Ergebnisse den Aufwand wert sein.

Bringen wir nun euer Energielevel ins Spiel. Dies hängt natürlich von vielen Faktoren ab, aber wir können im Allgemeinen wohl ohne Probleme sagen, dass die Energie mit der Zeit abnimmt:

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Achtet hier auf die Stelle, an der die Energie und der Flow aufeinandertreffen. Euer Ziel ist im Prinzip, eure Energie zu Beginn einzusetzen, um den anfänglichen „Kampf“ zu überwinden. Damit hofft ihr, auf die Flow-Kurve aufzuspringen, bevor die Energie zu stark nachlässt oder ihr keine Zeit mehr habt:

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Fügen wir nun den „erzielten Wert“ hinzu. Dies ist auf alle Fälle der ungewisseste Faktor, doch ich würde sagen, dass so gut wie jeder Wert erst am Ende einer einzelnen Arbeitssitzung geschaffen wird:

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Eine Minute bevor ihr das neue Design exportiert und es an den Kunden sendet, wurde noch kein Wert geschaffen. Eine Minute bevor ihr den Bericht an eine E-Mail anhängt und mit einem Kommentar an euren Chef schickt, wurde noch kein Wert erzielt. Eine Minute bevor euer mit Liebe hergestelltes Produkt von eurem Kunden geöffnet wird, wurde noch kein Wert geschaffen.

Vom Standpunkt des Arbeitgebers ist das Ziel der Arbeit eines Mitarbeiters die Überschneidung der Wertkurve mit der Zeit/Geld-Kurve. Wenn sich die beiden Kurven nicht überschneiden, habt ihr mehr Zeit und euer Unternehmen mehr Geld verbraucht als Wert geschaffen wurde. Wenn der geschaffene Wert die Zeit/Geld-Kurve überschreitet, kann man den Tag als „äußerst produktiv“ einstufen.

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Mit diesem einfachen (wenn auch nicht sehr wissenschaftlichen) Diagramm können wir den Bereich der modernen Produktivität besser verstehen. Jede größere Methode zur Steigerung der Produktivität definiert sich selbst darüber, welche dieser Kurven optimiert werden soll und wie.

Der „Ansatz der Energie“ ist auf die Erhöhung der Energiekurve ausgerichtet. Bessere Ernährung, mehr oder angepasste Bewegung, Dehnen, Joga und besserer Schlaf. Wenn ihr euer Energielevel hoch genug haltet, könnt ihr laut diesem Ansatz viel produktiver sein.

Beim „Ansatz der Konzentration“ geht es darum, in den Flow zu kommen und dort zu bleiben. Meditation, Übungen zur Zielsetzung, Schemen priorisieren, Ablenkungen vermeiden, Meetings und Anrufe einschränken, Mechanismen, um sich verantwortlich zu zeigen, Kopfhörer mit Lärmreduzierung und vieles mehr. Diese Methode setzt darauf, eine Aufgabe auszuwählen und an ihr zu arbeiten, bis sie abgeschlossen ist, um so die Flow-Kurve so lange wie möglich aufrechtzuerhalten.

Beim „Ansatz der Effizienz“ dreht sich alles um die Logistik der Arbeit. Es wird empfohlen, Technologien oder andere Personen zur Automatisierung von Aufgaben einzusetzen, sich Tastenkombinationen einzuprägen, zu lernen, wie man schneller lesen und schreiben kann, alle nicht notwendigen Aktivitäten schonungslos zu beseitigen, nach Bali zu ziehen, um Lebenskosten einzusparen, und andere Methoden einzusetzen, mit denen man in einem bestimmten Maß von Zeit und Geld mehr Produktivität unterbringen kann.

Seht euch nun hier an, was passiert, wenn man nicht einen längeren Zeitraum zur Verfügung hat oder man unterbrochen wird. Dies entspricht in der Regel dem Arbeitsalltag der meisten Menschen:

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Wenn man den Tag in kleinere Abschnitte einteilt, hat dies keine Auswirkung auf die Zeit/Geld-Kurve. Ihr bekommt ein festgelegtes Gehalt für bestimmte Stunden, egal, wie die Stunden aufgeteilt sind.

Auch die Energie-Kurve leidet nicht unter den Unterbrechungen. Am Ende eines Arbeitstages ist man müde, unabhängig davon, wie viele oder wenige Arbeitssitzungen man hatte.

Das Aufteilen des Tages in kleinere Einheiten hat aber echte (und keine positiven) Auswirkungen auf den Flow:

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Da wir nicht genug Zeit am Stück haben, um in den Flow zu kommen, verbringen wir den meisten Tag in der „Kampf“-Phase. Wir fühlen uns ständig unterbrochen. So kann man zwar einen Tag lang hart arbeiten, aber am Ende mit dem Gefühl nach Hause gehen, nichts geschafft zu haben.

Eine radikale Idee: Was wäre, wenn wir die Umgebung unseres Arbeitsplatzes als etwas Positives sehen würden? Was wäre, wenn wir die konstante Stimulierung nicht als Unterbrechungen und Ablenkungen verstehen würden, sondern als Möglichkeiten für Feedback und Verknüpfung? Wenn wir Online-Netzwerke als Plattformen für das Lernen und die Zusammenarbeit nutzen würden und nicht als Mittel zur Zeitverschwendung?

Anders gesagt: Anstatt gegen den Lauf der Welt anzukämpfen, mehr Kaffee zu trinken, uns vor Technologie abzuschirmen und uns zu mehr Konzentration zu zwingen – warum lassen wir uns nicht einfach vom Lauf der Dinge treiben? Oder warum nutzen wir es nicht zu unserem Vorteil?

Ich möchte einen neuen Produktivitätsansatz erstellen: den „Ansatz des Werts“. Das Ziel ist, die Kurve zu optimieren, die wir meist als selbstverständlich ansehen: die Kurve des „erzielten Werts“.

Was wir machen sollten, ist, die Form und das Ausmaß der Wertkurve zu ändern, um sie an den modernen Arbeitsrhythmus anzupassen. Anstatt den Wert in einem großen Ganzen zu schaffen – was unglaublich viel Zeit und Geld beansprucht –, teilen wir ihn in kleinere Segmente mit häufigeren Intervallen auf:

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Diese Idee ist natürlich nicht neu. In der Produktion wird diese Strategie der Aufteilung in kleineren Fragmente im Just-in-Time-Prinzip (auch bedarfssynchrone Produktion genannt) angewendet. Mit dieser Methode konnte Toyota über sieben Jahrzehnte Wachstum verzeichnen und so zum weltweit größten Autohersteller werden. Im Software-Bereich wird dieser Ansatz im Rahmen von kontinuierlicher Integration und Bereitstellung eingesetzt. Damit wurde die Geschwindigkeit und Qualität der Entwicklung von Software unseres täglichen Lebens revolutioniert. Für die Welt der Start-ups beschreibt Eric Ries in seinem Buch The Lean Startup, warum die gestaffelte Wertschaffung in kleineren Teilstücken essentiell für das Lernen und die Innovation ist.

Aber wir geben Mitarbeitern nicht die Rahmenbedingungen, damit sie diese kürzeren Arbeitssitzungen zu ihrem Vorteil nutzen können. Wenn jeder Angestellte in dieser New Economy selbst für ein eigenes Unternehmen steht, wie der englische Begriff „Company of One“ suggeriert, wäre es nicht sinnvoll, hier auch den Ansatz zu verwenden, mit dem Produktion, Softwareentwicklung und Start-ups revolutioniert wurden?

Was uns von der Umsetzung dieser Vision abhält, ist glaube ich eine falsche Annahme. Diese wird klar, wenn wir uns diese Frage stellen: Was ist das „Inventar“ von Wissensarbeit? Was entspricht in unserem Informationszeitalter dem Rohmaterial, das in Fabriken eingesetzt wird?

Die typische Antwort darauf ist: „Aufgaben“ sind das Inventar von Wissensarbeit. In vielen Produktivitätsstrategien (wie bei den Kanban-Tafeln) werden die derzeit ausgeführten Aktionen durch die Anzahl der ausstehenden Aufgaben eingeschränkt, die gleichzeitig ausgeführt werden dürfen. Das Motto ist: Immer eins nach dem anderen.

Aber Aufgaben sind nicht das Inventar, sondern nur abstrakte Organisationseinheiten. Kein Unternehmen „verkauft“ Aufgaben an seine Kunden und kein Arbeitgeber zahlt euch, weil ihr eine Aufgabenliste abgearbeitet habt. Das Inventar der Wissensarbeit sind Ideen. Was ihr als „Wissensarbeiter“ anbietet, sind die Ideen, die ihr mithilfe eurer Konzentration und Aufmerksamkeit verarbeitet.

Ich glaube, das gibt Menschen ein unbequemes Gefühl, da Ideen nur schwer zu quantifizieren sind. Wir bekommen oft zu hören, dass Ideen billig seien und nur die Ausführung etwas zähle. Daher fühlen wir uns bei der Ausführung von Aufgaben anstatt der Erschaffung neuer Ideen wohler. Aufgaben sind auch einfacher gestrickt und haben zwei mögliche Status: abgeschlossen oder nicht abgeschlossen. Ideen hingegen befinden sich auf einer viel undurchsichtigeren Skala von Grautönen. Sogar unsere Stellenbezeichnungen (z. B. Creative) weisen bestimmte Menschen als kreativ aus, wobei vom Rest wohl keine Kreativität erwartet wird.

Wenn Ideen das Inventar von Wissensarbeit sind und wir unsere Arbeit in kleine Abschnitte einteilen möchten, dann sollten wir nicht die Verwaltung von Aufgaben und Projekten ändern, sondern die Verwaltung der Informationen dieser Projekte.

Wir müssen unsere Vorstellung von Ergebnissen ändern: vom Endprodukt hin zum Zwischenprodukt (wie ich es nenne). Statt nur das Endprodukt (was wir an den Kunden liefern) als den einzigen Wert anzusehen, sammeln wir alle Zwischenschritte (Forschung, Notizen, Brainstorming, Beispiele, Ausführungen, Prototypen, Entwürfe und sogar diese verrückten Ideen, die wir dann doch nicht weiter verfolgen) als wiederverwendbare Komponenten für den späteren Einsatz.

Am Ende des Projekts müssen wir dann nicht mehr die ganze Nacht durchmachen, um uns an jeden Bestandteil des Projekts zu erinnern und das Endprodukt zu liefern. Wir setzen einfach die zuvor gefertigten Komponenten zusammen.

Dieser Ansatz hat eine Reihe von Vorteilen:

  1. Ihr schafft Mehrwert, egal, wie lange ihr Zeit habt.

Wenn wir unsere Arbeit so verstehen, dass wir kontinuierlich Zwischenpakete erstellen, können wir Wert schaffen, egal, wie viel oder wenig Zeit wir haben. Produktivität wird so zu einem Spiel, in dem wir jede verfügbare Zeiteinheit mit dem entsprechenden Wertpaket übereinstimmen.

Dinge abzuschließen, ist wichtig für unsere Motivation und Arbeitsmoral. Warum organisieren wir unsere Arbeit nicht in kleinen Teilstücken, um uns regelmäßiger das Gefühl zu geben, etwas geschafft zu haben?

  1. Ihr lasst euch nicht mehr einschüchtern.

Große, ambitionierte Projekte sind riskant, denn all die Zeit, die man darauf verwendet, scheint verlorene Zeit, wenn man nicht erfolgreich ist. Oft trauen wir uns gar nicht an die großen Projekte ran, weil der Weg bis zum Abschluss lang und verworren zu sein scheint.

Aber wenn ihr euch vornehmt, ein Zwischenziel zu erreichen und es jemandem zu präsentieren (gute Notizen zu einem Buch, ein Pinterest-Board mit Designideen oder ein Codemodul), könnt ihr euch selbst dazu überreden, ein großes Projekt anzugehen. Und auch wenn ihr es dann doch nicht bis zum Ende schafft, habt ihr immer noch die Ergebnisse der Zwischenziele zur Verfügung.

  1. Unterbrechungen bringen euch nicht mehr aus dem Konzept.

Wenn ihr eure Arbeit in kleinere Pakete aufteilt, hat dies einen außergewöhnlichen Effekt: Unterbrechungen können euch nichts mehr anhaben. Da ihr sowieso selten das komplette Projekt vor Augen habt, kann auch nicht viel verloren gehen, wenn euch jemand unterbricht.

So können Unterbrechungen sogar zu etwas Positivem werden. Sie erinnern euch, nicht zu viel auf einmal anzupacken, sich mit anderen abzusprechen, einen freien Kopf zu bekommen und regelmäßig eine Pause zu machen.

  1. Ihr bekommt besseres Feedback.

Eine weitere Auswirkung der Aufteilung eurer Arbeit in kleinere Teile ist, dass ihr öfter Feedback einholen könnt. Dies ist ein wichtiger Punkt in unserer sich immer schneller ändernden Welt. Indem ihr Meilensteine einbaut, können andere eure Ideen besser verstehen – zumindest besser als auf 25 unübersichtlichen Seiten mit Notizen in Google Doc.

Und eine oft nicht so geschätzte Konsequenz: Man ist oft eher gewillt, ehrliches Feedback zu geben, wenn das Projekt noch nicht abgeschlossen ist. Wenn ihr eure Ideen schon aufpoliert habt, zögern die meisten Menschen Kritik zu äußern.

  1. Die Produktivität entwickelt eine Eigendynamik.

Nachdem ihr einige Zeit mit dieser Methode gearbeitet habt, kommt noch ein letzter Vorteil zum Vorschein: Ihr seid dann in der Lage, ganze Projekte abzuschließen, indem ihr einfach die zuvor erstellten Zwischenpakete zusammensetzt. In jeder Branche und jedem Bereich scheint es eine „kritische Masse“ zu geben. Wenn diese Masse einmal erreicht wird, steht jedes zusätzliche Paket für exponentiellen Wachstum des Werts durch die Verbindungen, die es mit anderen Paketen schafft.

Das ist die sogenannte Eigendynamik der Produktivität. Mit diesem System wird Wert fast wie von alleine geschaffen, während ihr euch als Verwalter und Überwacher zurücklehnt.

Was brauchen wir also, um diesen neuen Ansatz zu verwirklichen? Wir müssen uns unglaublich dabei verbessern, wie wir zwischendurch Pakete erstellen. Was hier erschwerend dazukommt: Wir haben keine Zeit, diese Pakete während eines Projekts zu erstellen, da wir jede freie Sekunde bis zum Abschluss in das Projekt selbst investieren müssen. Wir können die Pakete aber auch nicht nach Projektende erstellen, da wir dann meist schon am nächsten Vorhaben arbeiten. Diese Pakete müssen also in unseren kontinuierlichen Arbeitsablauf eingebettet werden, damit wir absolut keine zusätzliche Zeit aufwenden müssen.

Diese Notwendigkeit, Wissen neu zu definieren, zu verpacken und bereitzustellen, führt meiner Meinung dazu, dass die bescheidene Kategorie der Notiz-Apps zu einer neuen Chance der Produktivität wird. Die Idee dahinter unterscheidet sich deutlich von Diensten zum Speichern von Dateien wie Box, Dropbox oder iCloud und auch von cloudbasierten Suites wie Google Drive und Microsoft Office 360. Diese Dienste sind nicht auf abgeschlossene und druckfertige Dokumente oder die praktische Gruppierung von Projektdateien ausgerichtet. Dies gilt auch für Speicherplatz, Geschwindigkeit, Zusammenarbeit oder andere Elemente, auf die man sich konzentrieren möchte. Stattdessen legen diese Dienste den Fokus auf produktive Zufälligkeit, auf zufällige Entdeckungen, bizarre Nebeneinanderstellungen von scheinbar nicht verknüpften Informationen, um unsere Fähigkeit zu trainieren, die Verbindungen zu entdecken. Jeder Mensch hat eine einzigartige Sammlung persönlicher Informationen aus verschiedenen Quellen. Erfolg hängt immer mehr davon ab, diese Informationen zu verwalten, zu optimieren, neu auszurichten und den Wert dieser Sammlung in unsere Arbeit zu integrieren. Anstatt unsere Einblicke und Erkenntnisse in schön beschrifteten Ordnern und Dateien zu verstecken, möchten wir sie als Zwischenpakete unserer sich immer weiterentwickelnden Arbeit hervorbringen.

Notiz-Apps sind einfach ausgedrückt unser beste Chance, um unsere Produktivität in unserem Arbeitsalltag zu optimieren und unseren Trumpf als Wissensarbeiter – unser Ideeninventar – zu verwalten.

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