Tipps & Tricks

Evernote als Produktivitätsmotor für Selbstständige

Evernote als Produktivitätsmotor für Selbstständige

Veröffentlicht von Taylor Pipes am 05 Dezember 2017

Veröffentlicht von Taylor Pipes am 05 Dezember 2017

Flexibilität, freie Zeiteinteilung, Motivation, Respekt, Einkommen und Work-Life-Balance – dies sind nur einige der Faktoren, die dazu beigetragen haben, dass es immer mehr Selbstständige gibt.

Derzeit sind in Europa mehr als 11 Millionen Menschen als freie Mitarbeiter tätig. Und diese Zahl soll in den nächsten Jahren noch weiter steigen. Dieser Trend ist in verschiedensten Berufsgruppen zu beobachten: Designer, Marketingexperten, Analysten und Texter. Schätzungen zufolge wird 2027 die Mehrheit aller Erwerbstätigen selbständig sein.

Für viele freie Mitarbeiter ist Evernote das primäre Tool zur Projektverwaltung.

Hier findet ihr einige Tipps, wie Evernote euch bei jedem Schritt eures Vorhabens unterstützen kann.

Organisation ist Trumpf

Ein Grundbaustein für den Erfolg ist die Organisation. Ihr solltet euch darum kümmern, schon bevor ihr mit einem neuen Kunden zusammenarbeitet oder ein Projekt in Angriff nehmt. Es gibt keine richtigen und falschen Organisationsstrukturen in Evernote. Wichtig ist lediglich, dass ihr dabei konsistent seid, denn so könnt ihr eure Arbeitsabläufe vereinfachen.

Erstellt für jeden Kunden ein eigenes Notizbuch und speichert darin alle relevanten Notizen, E-Mails, Dokumente, Fotos und Audiodateien. Wenn ihr mehrere Notizbücher gruppieren möchtet, lassen sich Notizbuchstapel erstellen. So könnt ihr zum Beispiel alle Entwürfe für den Kunden in einem Notizbuch speichern, die fertigen und genehmigten Projekte in einem zweiten und die Rechnungen und Zahlungsinfos in einem dritten. Durch die Gruppierung in einem Stapel habt ihr so immer alle Informationen parat. Wenn ihr nach Dokumenten zu einem Kunden sucht, könnt ihr die Suchergebnisse auch auf ein bestimmtes Notizbuch beschränken und so schneller genau das finden, was ihr gerade braucht.

Ihr könnt aber auch Schlagwörter verwenden, um eure Inhalte zu organisieren. Wenn ihr einen neuen Kunden an Land zieht, weist allen relevanten Dokumenten die entsprechenden Schlagwörter zu. Es gibt dabei viele verschiedene Strategien und Vorlieben. Hier findet ihr einige Beispiele:

  • Kennzeichnet wichtige Kontakte und Projektmitarbeiter mit Schlagwörtern. Weist dabei allen Beteiligten den Projektnamen oder Titel zu, damit ihr sie bei der Suche nach relevanten Notizen schnell aufspüren könnt.
  • Mit Schlagwörtern könnt ihr ein Auffangbecken für alle möglichen Ideen schaffen. Inspiration kommt meist, wenn man sie gerade am wenigsten erwartet. Mit Evernote könnt ihr Ideen, Fotos, Audio oder gescannte Bilder speichern und mit dem Schlagwort „Neue Ideen“ markieren. So gehen vielversprechende Projektideen nicht mehr verloren.

Virtuelle Assistenten gibt es auch für Selbstständige

Oft wird Evernote nur für das Schreiben und Speichern von Notizen eingesetzt, aber für freie Mitarbeiter kann das Tool noch viel mehr leisten. Da ihr alleine arbeitet, könnt ihr jede Hilfe bestimmt gut gebrauchen. Evernote kann euch an Dinge erinnern, euch bei der Recherche unterstützen, eure Ideen aufbewahren, als zentrale Anlaufstelle für Kommunikation und Austausch dienen und sogar ein sicherer und übersichtlicher Ort für Papierkram für die nächste Steuererklärung sein. Hier findet ihr ein paar Situationen, in denen Evernote euch den Rücken stärkt:

  • Immer den Überblick bewahren. Richtet euch Erinnerungen ein, um wichtige Aufgaben nicht zu vergessen. So habt ihr den Fortschritt eures Projekts immer im Blick und vergesst keine Deadlines mehr. Die Erinnerungen werden in einer Aufgabenliste über der Notizliste angezeigt und ihr könnt sie sortieren, Kommentare hinzufügen oder als erledigt kennzeichnen. Über E-Mail-Benachrichtigungen könnt ihr euch auf anstehende Aufgaben hinweisen lassen.
  • Recherchierte Informationen an einem Ort aufbewahren. Mithilfe von Web Clipper könnt ihr Artikel aus dem Internet direkt in Evernote speichern. Da der Inhalt in eine Notiz kopiert wird, habt ihr alle Informationen an einem Ort gespeichert. Ihr könnt auch veröffentlichte Projekte clippen und als Arbeitsproben speichern.
  • Kommunikationsprobleme hinter sich lassen. Wenn man viele E-Mails bekommt, verliert man schnell den Überblick. Sendet wichtige Informationen daher einfach per E-Mail in euer Evernote-Konto. So habt ihr alle Details übersichtlich im Notizbuch des jeweiligen Kunden gesammelt.

Expertentipp: Mit Evernote-Vorlagen könnt ihr gleich direkt loslegen und müsst euch nicht erst um das Format kümmern. Wir haben zum Beispiel wiederverwendbare Vorlagen für das Brainstorming oder für Meetings zum Kick-off eines Projekts für euch zusammengestellt.

Jederzeit bereit

Wenn man selbstständig ist, muss man sich meist ganz alleine um alle Details kümmern. Dank einiger Evernote-Integrationen könnt ihr jedoch andere hilfreiche Apps in euren Ablauf aufnehmen. Hier einige Beispiele:

Zapier: Ähnlich wie in IFTTT könnt ihr mit Zapier Aufgaben außerhalb von Evernote automatisieren. So kann in Zapier beispielsweise eine Evernote-Erinnerung in einen Termin in Google Kalender verwandelt werden. Ihr könnt auch Benachrichtigungen in Slack automatisch abrufen lassen und Google-Kontakte in Evernote speichern. Und es gibt noch viele weitere Tricks, um Zeit zu sparen.

Slack: Wenn ihr Fans der Kommunikationsplattform seid (wir hier bei Evernote sind es auf jeden Fall!), könnt ihr direkt in Slack private Notizen erstellen und Notizlinks teilen. Und eure Notizen bleiben auch privat, bis ihr sie freigebt.

Buchhaltung für Anfänger

Nachdem ihr ein Projekt abgeliefert hat, ist es an der Zeit, die Rechnung zu senden. Auch dabei kann euch Evernote unterstützen.

Mit der Evernote-Kamera auf eurem Smartphone könnt ihr Schecks, Rechnungen, Quittungen und andere Dokumente scannen und in Evernote speichern. So habt ihr alle Unterlagen für die nächste Steuererklärung parat.

Fügt allen Notizen, die für die Abrechnung wichtig sind, das Schlagwort „Rechnung“ hinzu. Wenn dann die Steuererklärung näher rückt, könnt ihr mit einer einfachen Suche alle relevanten Dokumente abrufen und so eure Nerven schonen.

Expertentipp: Mithilfe von Notizlinks könnt ihr Verträge und Kunden verknüpfen, um Zahlungen nachzuverfolgen. Aber vergesst eure Ausgaben nicht. Weist Notizen die Schlagwörter „Ausgaben“ oder „Ausgaben + Jahr“ zu, um beim Jahresabschluss eine Übersicht über alle Zahlungen zu haben. Exportiert die Notizen dann als PDF-Datei oder verschiebt sie in eine Tabelle, um die Daten zur Steuerberechnung zu verwenden.

Auf der Suche nach neuen Aufträgen

Einer der zeitraubendsten Aspekte für Selbstständige ist die Suche nach dem nächsten Projekt. Dies ist Teil des täglichen Geschäfts, daher ist es wichtig, einen Ablauf ausgearbeitet zu haben, um Chancen nicht zu übersehen und vielversprechende Kontakte zu knüpfen.

Networking ist dabei ein ganz wichtiger Punkt. Auf Konferenzen, Tagungen, Meetings und Cocktailpartys könnte der nächste Auftrag nur einen Handschlag entfernt sein. Mit Evernote auf dem Smartphone könnt ihr Visitenkarten scannen. So fällt der Austausch von Kontaktdaten leichter und ihr könnt auch die entsprechenden LinkedIn-Profile verknüpfen – und das alles, bevor ihr die Veranstaltung wieder verlässt.

Auch Social Media kann auf der Suche nach Projekten hilfreich sein. Viele freien Mitarbeiter verknüpfen sich dabei mit Influencern. Doch wie kann man bei diesem Informationsüberfluss den Überblick behalten? Ganz einfach: mit Evernote. Und so funktionierts:

  • Erstellt eine Tabelle in einer Notiz, um nicht nur eure Aufträge, sondern auch alle sozialen Netzwerke festzuhalten, in denen ihr Networking betreibt. Fügt Hyperlinks oder auch Dokumente aus Google Drive hinzu.
  • Bewahrt Arbeitsproben in Evernote auf und teilt im Handumdrehen einzelne Notizen oder ganze Notizbücher mit potenziellen Kunden – egal, wo ihr gerade seid.
  • Zieht Dateien, Bilder oder Links direkt in eine Notiz und erstellt einen öffentlichen Link, den ihr dann teilen könnt. Kunden können die Notiz in jedem Browser und auf jedem Gerät öffnen, auch wenn sie kein Evernote-Konto haben.

Zusammenhänge herstellen

Freie Mitarbeit ist nicht nur etwas für kreative Köpfe, sondern ist inzwischen in allen Branchen angekommen: Büromitarbeiter, Spezialisten im medizinischen und technischen Bereich sowie im Dienstleistungssektor. Diese Form der Beschäftigung ist immer weiter verbreitet und Evernote kann uns dabei helfen, konzentrierter, organisierter und produktiver zu arbeiten. In einer so kompetitiven Jobumgebung wie unserer kann Evernote uns zum entscheidenden Vorteil verhelfen.

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