Im Berufsalltag

Recruiting Power-Tipps von Evernote

Veröffentlicht von Nela Canovic am 19 August 2014

Veröffentlicht von Nela Canovic am 19 August 2014

Top Talente sind immer schwer zu finden. Deshalb arbeiten Recruiting-Teams hart daran, ihre Bewerbungsprozesse zu optimieren. Wir haben uns mit DeeDee Breaux, einer Recruiterin bei Evernote, getroffen und sie gefragt, wie sie bei diesem Arbeitsaufwand stets am Ball bleibt. Und das sind ihre Antworten dazu:

Was sind deine Tipps zur Organisation von Bewerberinformationen?

Als Allererstes erstelle ich für jeden Bewerber eine neue Notiz, die nach seinem Namen benannt ist und in folgende Bereiche untergliedert ist:

  1. Handybildschirm: Hier speichere ich eine Vorlage mit Fragen, mit denen ich die Prüfung der Bewerber starte.
  2. Positionsspezifischer Fragebogen: Wir nutzen eine Liste an Fragen, die wir auf eine Recruiting-Plattform namens Greenhouse hochladen. Diese erfasse ich via Skitch und ziehe sie in die Notiz.
  3.  Lebenslauf des Bewerbers: Ich füge den Lebenslauf direkt in die Notiz ein.
  4. Überprüfung der Referenzen: Ich füge eine Vorlage mit Fragen zu jeder Referenz über die berufliche Herkunft und die Erfahrung des Bewerbers ein.

Wie optimiert dein Team den Bewerbungsprozess und die entsprechenden Vorgehensweisen?

Wir haben ein Business-Notizbuch mit dem Namen „Recruiting Bibliothek“ geschrieben. Dieses kollaborative Notizbuch beginnt mit einer Notiz, die ein Inhaltsverzeichnis enthält mit einem Bereich für jedes Evernote-Team (IT, Verkauf, Kundenservice).

Recruiting

Jeder Bereich enthält einen Eintrag für jede neue Position, die im jeweiligen Team frei wird. Ein maßgeschneiderter Bewerbungsprozess, der in der Notiz dargestellt wird, beinhaltet die einzelnen Stufen der Bewerbungsgespräche, einen Aktionsplan, die voraussichtliche Planung, die Überprüfung der Referenzen und die Gehaltsrichtlinien. Jeder Punkt im Inhaltsverzeichnis ist mit einer anderen Notiz in Evernote verlinkt, damit die Navigation schneller und einfacher erfolgen kann.

Andere Bereiche der Recruiting-Bibliothek beinhalten Tools und Ressourcen, Organisationsdiagramme, Links zu Jobplattformen, Liste von Unternehmen, von denen wir Personal einstellen und vieles mehr.

Welche Funktionen von Evernote Business findest du am nützlichsten und warum?

  1. Schlagwörter: Ich füge zu jeder Notiz eines Bewerbers ein Schlagwort hinzu, um die Informationen, die ich benötige, rasch finden zu können. Die Begriffe, die ich am meisten als Schlagwörter verwende, sind Stellenbezeichnungen (Datenanalyst, Marketing-Koordinator). Außerdem verwende ich das Schlagwort „Bewerber“ für jede Notiz, um wenn nötig schnell alle Bewerber aufrufen zu können.
  2. Checklisten: Wenn wir ein Angebot machen, gibt es eine E-Mail Vorlage für die gesamte Korrespondenz. Sobald die Position bestätigt wurde, verschicken wir ein Angebotsschreiben und nutzen Checklisten, um die nächsten Schritte immer unter Kontrolle zu haben.
  3. Freigabe der Notizen: Nach Hinzufügen einer Information in meinen Notizen eines Notizbuches gebe ich das Notizbuch an den Personalverantwortlichen und das gesamte Team frei, damit sie alles an einem einzigen Ort haben.
  4. Erinnerungen: Jeden Tag ziehe ich alle Notizen jener Bewerber hoch, die ich an diesem Tag kontaktieren werde und ich stelle mir für jeden Anruf und jede E-Mail eine Erinnerung.

Inwiefern hat deine Arbeit mit Evernote Business deine Arbeitsweise geändert im Vergleich zu den traditionellen Recruiting-Methoden, die du früher verwendet hast?

Früher hatte ich Ordner, in denen ich die Dateien aller Bewerber sammelte. Dazu nutzte ich Haftnotizen, die mich daran erinnerten, was zu tun war. So mühsam! Mit Evernote ist alles digital und ich habe alle Informationen immer zur Hand. Follow-up-Aufgaben und zusätzliche Dokumentationen werden ordentlich organisiert. Außerdem sind die Informationen der Bewerber geschützt und ich kann jederzeit auf sie zugreifen. Sie können nie verloren gehen.

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Evernote Business

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