Tipps & Tricks

Hilfreiche Tricks von der Evernote-Community

Hilfreiche Tricks von der Evernote-Community

Veröffentlicht von Pamela Rosen am 11 Mai 2017

Veröffentlicht von Pamela Rosen am 11 Mai 2017

Wenn es um Produktivität geht, sind die Fans von Evernote immer leidenschaftlich mit dabei. Aber einer sticht ganz klar heraus: Vladimir Campos. Er ist ein begeisterter Evernote-Nutzer aus Brasilien, der seine Organisationsliebe in seinen Beruf verwandelt hat. Als zertifizierter Evernote-Berater hilft Vlad Unternehmern dabei, ihre Büros ohne Papier zu organisieren. Außerdem hat er einen beliebten YouTube-Kanal, in dem er Tipps und Tricks rund um Evernote präsentiert. Jede Woche veröffentlicht er den Podcast An Elephant’s Journal zum Thema Evernote und er hat den Bestseller in Brasilien Organizando a vida com o Evernote (So organisierst du dein Leben mit Evernote) geschrieben.

Alles so einfach wie möglich halten

Einige der Tipps, die er seinen Zuhörern und Lesern gibt, kommen erfahrenen Evernote-Fans bestimmt schon bekannt vor. Aber wenn ihr gerade erst einsteigt, sind Vlads Empfehlungen mehr als hilfreich. Einer seiner Lieblingstipps ist die einfache Namensstruktur, um sich leichter daran zu erinnern, wie das Notizbuch heißt, an das man eine E-Mail senden möchte. „Ich kann Informationen per E-Mail direkt an ein Notizbuch senden, aber dafür muss ich den Namen des Notizbuchs wissen“, erklärt er. „Deshalb gebe ich meinen Notizbüchern so einfache Namen wie möglich. Am besten nur ein Wort. Das ist besonders hilfreich für Unternehmen, in denen viele Mitarbeiter Informationen per E-Mail an Notizbücher senden. Ich habe Notizbücher mit dem Namen ‚Gesundheit‘, ‚Kunden‘, ‚Öffentlich‘ usw. So muss ich mir nur einige wenige Notizbuchnamen merken.“

Weitere Informationen zum Senden von E-Mails an Notizbücher in Evernote →

Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Vladimir hat eine ganz einfache Geschäftsstrategie: Er gibt sein Wissen kostenlos weiter. Das ist das Modell hinter seinen Podcasts und Videos, die jedoch zu Beratungsaufträgen von Unternehmen und einem höheren Buchabsatz führen.

„Unternehmen kommen zu mir, wenn sie Informationen nicht mehr finden und merken, dass die Dinge nicht gut laufen“, führt Vlad aus. „Sich einzugestehen, dass man Hilfe braucht, ist oft der schwierigste Teil des ganzen Prozesses.“ Wenn Vlad die Arbeit mit einem neuen Kunden beginnt, überlegt er sich, wie er Evernote in den bereits vorhandenen Workflow des Unternehmens integrieren kann. Oder wenn gar kein Workflow vorhanden ist, arbeitet er mit seinen Kunden an den Abläufen. „Die meiste Arbeit erledigen die Kunden selbst, da sie lernen müssen, wie sie es alleine hinbekommen“, erklärt Vlad. Wenn er mit der Geschäftsleitung arbeitet, lässt er alle Beteiligten seinen Kurs „Evernote for Beginners“ absolvieren. Das Ziel dabei ist, dass die Teams im Unternehmen so wenig Papier wie möglich verwenden.

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„Ich habe nichts gegen Papier“, versichert Vlad. „Aber es ist einfach viel schwieriger, Informationen so zu finden. Schneller geht es, wenn man die Dinge digitalisiert und jederzeit durchsuchen kann. Das zeige ich auch meinen Kunden.“

„ICH HABE NICHTS GEGEN PAPIER, ABER ES IST EINFACH VIEL SCHWIERIGER, INFORMATIONEN SO ZU FINDEN.“ – VLADIMIR CAMPOS

Für mehr Organisation: Schlagwörter

Bevor Vlad ins Spiel kommt, werden Aufgaben in Unternehmen oft unnötig wiederholt. „Wenn man mehrere Telefongespräche mit einem Kunden führt, aber mit verschiedenen Mitarbeitern spricht, ist es manchmal nicht so leicht, Informationen aus den vorherigen Anrufen zu finden, da sie an verschiedenen Orten aufbewahrt werden. Wenn man jedoch ein freigegebenes Notizbuch im Team verwendet, kann jeder auf die Informationen zugreifen und genau da weitermachen, wo man das letzte Mal aufgehört hat.“ Vlad beschreibt ein Szenario, in dem für jeden Kunden ein Notizbuch angelegt wird. Mitarbeiter, die mit einem Kunden sprechen, fügen dann die entsprechenden Informationen hinzu. „Richtet ein einfaches System für Schlagwörter ein. Wählt dann nach jeder Interaktion ein Schlagwort aus, mit dem ihr den Status des Vertriebsprozesses für diesen Kunden angebt“, empfiehlt Vlad. „So sind alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand.“ Er fügt hinzu, dass seine Kunden meist erstaunt sind, wie schnell sie eine Datei finden können, auch wenn das System über 10.000 Dokumente enthält.

Weitere Informationen zum Erstellen einer Schlagwortstruktur für euer Unternehmen →

Der Schlüssel für akkurate Suchergebnisse

Obwohl die Unternehmen, mit denen Vlad arbeitet, oft noch neu bei Evernote sind, spricht er in seinem Blog und Podcast manchmal auch über komplexere Evernote-Funktionen. Sein Lieblingstrick ist die Suchsyntax. „Man kann mehrere Suchanfragen kombinieren, indem man bestimmte Wörter einsetzt. Wenn man zum Beispiel bestimmte Elemente wie Schlagwörter ausschließen möchte, kann man einfach das Minuszeichen (-) verwenden.“

Hier ein Beispiel für die Syntaxformel, die Vlad nutzt: notebook:Gesundheit -tag:Termin. Damit werden alle Notizen mit dem Titel „Gesundheit“ im Notizbuch geöffnet, außer denen mit dem Schlagwort „Termin“. So kann man ganz einfach Notizen durchsuchen und rasch die gewünschten Informationen finden. „Diese Syntax ist nicht auf zwei Elemente wie in diesem Beispiel beschränkt“, erklärt Vlad. „Das Schöne daran ist, dass man so viele Parameter verbinden kann, wie man möchte.“

Vlad nutzt mehrere Varianten in seinem privaten Leben. „Wenn man diese Suchsyntax erst einmal eingestellt hat, kann man sie als Schnellzugriff speichern, um sie jederzeit wiederzuverwenden“, führt er aus. „Ich reise zum Beispiel relativ viel. Ich habe daher in Gmail eine Regel eingerichtet, um Informationen rund um meine Reisen in mein Standardnotizbuch zu senden, das „Archiv“ heißt. In Evernote habe ich im Notizbuch „Archiv“ eine Suche nach dem Wort „ticket“ gespeichert, dabei jedoch das Schlagwort „fertig“ ausgeschlossen. Das sieht dann so aus: notebook:Archiv ticket -tag:fertig. Ich verwende das Minuszeichen, um das Wort „fertig“ herauszufiltern, damit vergangene Flüge nicht erneut angezeigt werden. Mit dieser Syntax rufe ich mit nur einem Klick alle Tickets für zukünftige Reisen auf.“ Wenn Vlad dann von einer Reise zurückkommt, fügt er der jeweiligen Notiz das Schlagwort „fertig“ hinzu, damit sie bei der nächsten Suche nicht wieder angezeigt wird.

Weitere Informationen über die erweiterte Suchsyntax in Evernote →

Da Vladimir Unmengen an neuen Inhalten für seinen Blog, sein Buch, seinen Podcast und seine immer beliebteren Workshops erstellt, benötigt er einen konstanten Zufluss neuer Ideen. Diese entstehen bei ihm ganz einfach im Alltag, wenn er versucht, die Produktivitätsprobleme seiner Kunden zu lösen, oder seine Arbeit bewirbt. Laut Vlad ist ein erfolgreicher Geschäftsmann jemand, der den Wandel begrüßt. Sonst ist man dem Untergang geweiht. Daher versucht er nun mehr über das menschliche Verhalten und Machine Learning zu erfahren. Je mehr er weiß, umso mehr kann er weitergeben. Doch für die neuen Editionen seines Buchs, die vielen Podcasts und die immer häufigeren Live-Workshops weiß er ganz genau: Evernote wird immer ein Herzstück seiner Vorhaben sein.

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