En el Trabajo

Cómo usamos Evernote Business para gestionar toda la información de la empresa

Publicado por Evernote el 16 Septiembre 2013

Publicado por Evernote el 16 Septiembre 2013

  • Nombre: Francisco Palenzuela
  • Profesión: Técnico informático
  • Empresa: Mantenimiento de sistemas informáticos Balear S.L.
  • Localización: Palma de Mallorca
  • Twitter: @fpalenzuela

Biografía

Ya con 14 años comencé a sentir curiosidad por el mundo de la informática. Me gustaba trastear con ordenadores, hasta el punto de que mis compañeros de instituto me llevaban sus equipos a casa para repararlos. Y así, hasta el día de hoy, que he convertido esta afición en mi profesión.

Actualmente, soy técnico informático en Mantenimiento de sistemas informáticos Balear S.L., una empresa mallorquina especializada en servicios de administración de sistemas y seguridad para  empresas. 

Utilizamos Evernote en todo tipo de sistemas y plataformas…

  • Windows
  • Android
  • iPhone
  • Web

De Evernote Free a Evernote Business

Empecé en Evernote con su versión gratuita, coincidiendo con una época en la que estaba muy interesado por la metodología GTD y, tres meses después, decidí cambiar a la versión Premium. Poco a poco, fui convenciendo a otros compañeros para que se fueran creando cuentas y compartiendo libretas. Más adelante, fue el propio crecimiento exponencial de la empresa el detonante que nos llevó a unificarlo todo en Evernote Business. Habíamos buscado otro tipo de soluciones, pero ninguna de ellas era lo suficientemente flexible para adaptarse a nuestras necesidades. Eso es lo que realmente nos gustó de Evernote, su capacidad para adaptarse a tu forma de trabajar y a los flujos de trabajo.

Evernote Business como una herramienta más de trabajo

Hace ya tres meses que decidimos integrar Evernote Business a nuestra rutina de trabajo, utilizándolo para almacenar toda la documentación técnica necesaria para poder dar servicio a nuestros clientes. A día de hoy, lo usamos para casi todo: organizamos los grupos de trabajo, adjuntamos las diferentes facturas, llevamos a cabo el control y seguimiento de los pedidos de material, y gestionamos todos los proyectos que tenemos en marcha.

Ponerse al día rápidamente gracias a la información compartida

Cuando llego cada mañana lo primero que hago es revisar en Evernote Business la actividad que ha tenido el turno de tarde y de noche. Para estar al día de todo lo que ha ido ocurriendo, hacemos unas carpetas de informes donde los técnicos dejan un resumen de las incidencias más importantes durante los diferentes turnos. Así, podemos mantenernos informados de qué ha pasado cuando no hemos estado presentes. Es muy útil porque nos enteramos enseguida de cualquier percance, lo que nos permite tomar decisiones y actuar de forma mucho más ágil y rápida.

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Gestión más eficaz de la información

Cuando recibimos un correo electrónico solicitando información o haciendo alguna petición en torno a un tema o proyecto en particular, podemos compartirlo rápidamente con nuestros compañeros gracias a las libretas de proyectos que tenemos compartidas. Así, no es necesario estar enviando correos constantemente. Cada persona se suscribe a aquello que realmente necesita para su trabajo diario.

Además, otra de las grandes ventajas que nos permite Evernote Business a nivel administrativo o ejecutivo es que hay libretas que no tienen todos los usuarios. De esta forma, es posible controlar quién tiene acceso a qué información dentro de la empresa. ¡Es muy cómodo y flexible!

Por otra parte, para organizar toda la información, solemos crear una fila para cada cliente, y dentro de esa fila introducimos las libretas correspondientes a la ficha del cliente, los contactos que tenemos asociados con él, el alcance que tenemos dentro de su área y toda la documentación técnica pertinente.

Ideal si necesitas gestionar un gran volumen de información

Cuando tienes una libreta compartida en una cuenta Premium, cualquier elemento que se suba a esa cuenta computa al tráfico de la persona que la tiene. Nosotros movemos mucha información, por lo que fue necesario pasar a Business para mejorar el ratio de subida que teníamos para ese tipo de carpetas. No es lo mismo tener solo 1GB para un equipo reducido de gente, que tener 2GB por cada usuario de cuenta Business. Para nosotros es esencial la capacidad de almacenamiento que tiene Business.

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La biblioteca de negocios

La libreta de negocios es fundamental, muy práctica y sencilla a la hora de trabajar. La información queda siempre almacenada y accesible, por lo que absolutamente todo está siempre bajo control y a mano de la persona que lo necesite.

Sin embargo, es importante dedicar tiempo a planificar y decidir cómo organizar y estructurar esa información. Una vez tienes una base, basta con ir trabajando sobre ella.

Combinación de Evernote Business con otras herramientas de Evernote

Skitch es otra de las aplicaciones que utilizamos frecuentemente, ya que nos permite capturar imágenes que facilitan la documentación. Podemos hacer, por ejemplo, la foto de un edificio y utilizarla para ilustrar la ubicación de determinados aspectos que nos interesen.

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Muy útil para todo tipo de empresas

En definitiva, recomiendo no tener ningún tipo de miedo ni barrera a la hora de utilizar Evernote Business, ya que realmente merece mucho la pena y puede facilitar el trabajo y la gestión de la información sobremanera.

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