Ahorra tiempo documentando los procesos

En el Trabajo

Ahorra tiempo documentando los procesos

Publicado por Joshua Zerkel el 09 Julio 2014

Publicado por Joshua Zerkel el 09 Julio 2014

Tanto si tu negocio es una tienda gestionada por una sola persona o una corporación multinacional, es muy probable sigas una serie de procesos, que se repitan de forma periódica. Algunas de estas tareas podrían incluir la elaboración de informes, la presentación de gastos, la realización de pedidos de material de oficina o responder a los clientes. Ya sea un negocio grande o pequeño, Evernote es el lugar perfecto para documentar tus procesos y mantener la consistencia.

Agiliza las secuencias de comandos y las preguntas frecuentes. ¿Inicias las llamadas comerciales de un modo determinado o respondes siempre igual a las preguntas que recibes por correo electrónico? Crea una Libreta Compartida de Evernote Business para las “Secuencias de comandos” y añade una nota para cada una de las secuencias telefónicas, plantillas de correo electrónico o preguntas frecuentes que tu equipo utiliza regularmente. Comparte esta libreta con cualquier persona que la necesite. Para un acceso aún más rápido, añádela a tus Atajos.

Crea instrucciones claras. Además de crear estándares para la comunicación, también es importante documentar las tareas rutinarias de tu negocio. Crea una Libreta Compartida de Evernote Business que se llame “Procesos y Procedimientos” donde puedas documentar los pasos y flujos de trabajo. Evita posibles confusiones creando notas con listas de verificación que describan los pasos explícitos que los miembros del equipo deben seguir para completar cada proceso.

Utiliza el potencial de las imágenes para que te ayuden a ilustrar los elementos de tu lista de verificación. Poder mostrar a los miembros del equipo dónde deben hacer clic es mucho más fácil que explicárselo, algo que funciona muy bien cuando se utilizan flujos de trabajo basados en pantallas.

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Realiza capturas de pantalla de un flujo de trabajo con Skitch y márcalas con flechas, números y texto para mostrar cómo tu equipo puede completar paso a paso una tarea minuciosa  o cómo realizar un  trabajo importante. A continuación, añade esta nota a tu Libreta “Procesos y Procedimientos”.

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Evernote Business

Ideal para las empresas. Evernote permite además una mejor colaboración.

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