En el Trabajo

Cómo ha cambiado Evernote mi forma de trabajar con archivos

Cómo ha cambiado Evernote mi forma de trabajar con archivos

Publicado por Calum White el 27 Septiembre 2016

Publicado por Calum White el 27 Septiembre 2016

Calum W. White es un historiador que imparte clases de doctorado en Historia en el Balliol College, en la Universidad de Oxford. Puedes obtener el blog original y más publicaciones de Calum aquí.

Estoy escribiendo este blog, no porque considere que haya encontrado la respuesta, sino porque le he dicho a la gente cosas como “Ay, sí, empecé a utilizar Evernote y es genial” sin explicar nunca los motivos en detalle. Voy a intentar describir brevemente cómo utilizo el programa y cómo ha cambiado en la forma en que realizo mis investigaciones como historiador.

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Calum W. White

Evernote ofrece formas de organizar archivos e información y, básicamente, proporciona una interfaz gráfica de usuario de fácil navegación para documentos. Una de las cosas que más me atrajo de esta aplicación es que me permitía pasar fácilmente de un documento a otro dentro de carpetas sin perder de vista el directorio original; esto resulta especialmente útil si estás buscando algo que sabes que existe, pero no sabes exactamente dónde lo has guardado o cómo has llamado al archivo. Todo se clasifica en “Notas”, que es el mejor término general para los archivos. Una nota puede contener sólo texto, imágenes, puede ser un archivo PDF o un archivo de audio. Todos ellos se pueden acceder y clasificar como notas. Estas notas se guardan en libretas, que básicamente son carpetas. Puedes consultar mi interfaz a continuación.

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Como puedes comprobar, las carpetas principales están a la izquierda, la lista de las notas se encuentra en la siguiente columna y la nota en sí está a la derecha. En este caso, se trata de mi lista principal de archivos y descripciones, junto a los cuales he colocado casillas que tacho cada vez que recibo y veo el documento. Todos corresponden a un archivo que se encuentra a la izquierda, donde puedo ver el original.

¿Por qué va bien para los trabajos de archivo?

Probablemente estés bastante contento con la manera de clasificar las cosas en tu propio sistema de archivado de notas. Eso está muy bien. No obstante, lo que Evernote hace muy, muy bien, es facilitar mucho más la recopilación de material. Para ello, es necesario tener un smartphone que pueda hacer fotos con una calidad bastante aceptable para que puedas utilizar la fuente. Teniendo en cuenta que pude hacer esto sin problemas con el mío en 2008, no debería suponer un problema para la mayoría de la gente. Descargar la aplicación. En Android puedes poner el widget en el escritorio de tu teléfono. Ahora es posible hacer las fotos directamente y guardarlas en su lugar correspondiente.

Supongamos que ‘The Silence of Memory’ de Adrian Gregory es en realidad uno de mis documentos de la Biblioteca Mitchell y que quiero fotografiarlo rápidamente por completo.

En primer lugar, accede al lugar del teléfono en el que se encuentra el widget, haz clic en el botón de la cámara y aparecerá la siguiente interfaz. También funcionará si abres la aplicación, haces clic en el ‘+’ y eliges ‘Cámara’. Ambas opciones mostrarán la interfaz de captura del documento que mostramos a continuación.

Una vez que hayas hecho esto, personalmente recomiendo hacer clic en la parte superior derecha y ponerlo en modo “Manual” para archivarlo. Haz tantas fotos como quieras y verás que la línea temporal que aparece en la parte inferior se va rellenando. La cantidad de fotos que puedas hacer dependerá de la capacidad de memoria de tu teléfono. Si el documento es muy grande, divídelo en partes cada 70 u 80 páginas aproximadamente. Si crees que la imagen salió borrosa o que se te escapó algo, simplemente haz otra foto, es muy fácil eliminarlas del documento más adelante.

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Cuando hayas terminado, haz clic en la marca verde y creará tu nota. Escribe el nombre y elige la libreta en la que quieres guardarla. A continuación, guardará el documento allí y, si tienes Internet en tu teléfono, lo subirá a Evernote. Se hará una copia de seguridad automáticamente ¡yupi!

Con un escaneo rápido y una actualización estará en mi ordenador en caso de que lo necesite. Puedes hacer doble clic en los archivos y se maximizarán a pantalla completa, incluso puedes ponerlos en modo presentación si te distraes con facilidad.

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No obstante, no solo significa que es mucho más rápido capturar y guardar documentos con precisión. Además, hará todo lo posible para que puedas buscar el texto automáticamente (con la casilla que aparece en la parte superior derecha), y es bastante bueno para las fuentes escritas a máquina. Puedes añadir etiquetas al documento en caso de que sea menos claro, por ejemplo, “cuenta realmente útil de vertidos incontrolados”, pero esto no es esencial.

Así es como lo utilizo para los archivos. Ha cambiado la forma en que capturo datos; en lugar de pasar horas organizando las imágenes en archivos PDF, lo hago todo en Evernote y cuando llego a casa, todo ya está hecho, sincronizado y listo para poder verlo. También ha cambiado la forma en que puedo acceder a esos datos.

Las funciones de búsqueda son increíblemente útiles a la hora de encontrar citas rápidamente o alguna referencia que he olvidado para la nota a pie de página.

También lo he utilizado como mi visor de archivos PDF principal, subiendo todos los artículos de revista que tengo a otra carpeta y viéndolos allí. Con Premium también se pueden buscar fácilmente y puedes realizar anotaciones en los archivos desde un ordenador portátil o tableta y las anotaciones se sincronizarán. Además, Evernote recapitulará cualquier anotación que hayas realizado en los archivos en la parte superior del documento en un “Resumen de anotaciones”.

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¿Puedo utilizarlo para otras cosas?

Capturo y le envío las cosas desde la web todo el tiempo. Puedes descargar el Web Clipper de Evernote para tus navegadores. Para cualquier cosa en tu teléfono, simplemente haz clic en “Compartir” y “Enviar a Evernote” y la página completa se guardará para que puedas ordenarla automáticamente más adelante. Si estoy dando una vuelta y veo una convocatoria en Twitter, la envío a Evernote para verla más adelante.

Del mismo modo, si mantengo una conversación con alguien sobre el trabajo y tienen un nombre o una referencia o dos, rápidamente abro el documento en mi widget y lo apunto para consultarlo después. Esto me ha ayudado a guardar todas esas cosas que antes solía escribir en trozos de papel o los reversos de los sobres en un solo lugar (y de nuevo, poder buscarlos fácilmente).

Para aquellos de vosotros que tomáis notas en seminarios, podéis tomar decisiones fácilmente. Experimenté escribiendo mis notas directamente en Evernote, pero me preocupaba ruido que hacía con el portátil mientras tecleaba, y también tiendo a pensar en las cosas de forma diferente cuando utilizo bolígrafo y papel. Sin embargo, cuando he ido a un seminario o he escrito un plan, rápidamente le hago una foto y lo envío a Evernote, y esto me ofrece todas las ventajas de poder encontrarlo de nuevo rápidamente, captar cosas en las búsquedas y hacer una copia de seguridad de todo al instante. A continuación muestro el plan de esta publicación.

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Los objetivos principales son hacer que la captura y la gestión de los datos de un archivo resulten más fáciles y que si te acostumbras al sistema también puedes optimizar otras cosas. Si ya has trabajado durante horas y horas en archivos y tienes carpetas llenas de archivos PDF de documentos, está bien, yo también lo hice. Simplemente súbelos a Evernote y encuéntralos fácilmente.

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