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Organización de oficinas de empresas pequeñas

Organización de oficinas de empresas pequeñas

Publicado por Pamela Rosen el 13 Febrero 2017

Publicado por Pamela Rosen el 13 Febrero 2017

Lo veo cada vez que voy a la oficina de mi contable. Pilas de papeles sobre una fuente de agua. Documentos fiscales llenando cada estantería. Perros de juguete apilados en la esquina. La revista Better Homes and Gardens, de agosto de 2005 sobre la mesa. Recuerdos personales (¿Es una foto de graduación de 1986?) en las paredes y mesas. Restos de la mancha en la alfombra en la que hace años un bebé que conozco hizo algo que no debía. Mi contable ha tenido una oficina pequeña con tres personas en el mismo lugar durante décadas. Es un paso cómodo, pasado de moda y nostálgico hacia otra época, y es totalmente ineficiente. Fue esta oficina la que me vino a la mente cuando hablé con Connie Anderson, Organizadora Profesional Certificada (CPO), especializada en ayudar a las oficinas de pequeñas empresas como ésta a organizar y recuperar el control de su entorno de oficina.

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Connie Anderson, CPO

Connie llega y crea una pizarra clara para ellos. Su plan de ataque es siempre el mismo: empezar con lo que ella denomina “el puesto de mando”, el escritorio del dueño. A partir de ahí, reconstruye un espacio de oficinas que hace que todos los empleados tengan ganas de venir a trabajar cada día.

“Son conscientes de que no están rindiendo al máximo y saben que hay demasiadas cosas obsoletas que ralentizan lo que es importante en este momento”, dijo Connie. “Los dueños de empresas están tan ocupados y centrados en mantener el negocio a flote que no se dan cuenta de lo negativo se ha convertido. El punto de inflexión suele ser cuando se dan cuenta de que van atrasados en la facturación de sus clientes, cuando no pueden encontrar los documentos fiscales que necesitan, o no pueden recordar a quién facturaron y quién se atrasa en los pagos. El dueño del negocio entra en pánico cuando no encuentran nada”.

Cuando hay demasiadas cosas, es imposible ser eficiente. Dejas de ver lo que necesitas.

“Despejamos el escritorio por completo”, dice Connie. “Limpiamos todo el polvo y las manchas de café. Hago que el dueño se siente, respiro hondo y le digo, “¿cómo quieres sentirte en tu escritorio? ¿Qué imagen quieres transmitir cuando los clientes o tus compañeros de trabajo entran en tu oficina?” Connie admite que suele ser un viaje emocional para sus clientes. Señala una escena clásica de la película Enredos de oficina, en la que un empleado se aferra a una grapadora  Swingline roja a medida que su entorno familiar se rompe a su alrededor. “La gente se ve reflejada con eso”, se ríe. “La gente trae artículos de fuera del trabajo que les recuerdan que hay más cosas en la vida aparte del trabajo. Traen algo que sus hijos han hecho en el colegio, certificados y premios que han recibido hace años, una planta que simboliza el aire libre, y regalos de conferencias y ferias comerciales, bolsas llenas de que nunca han mirado desde entonces.”

Connie señala que hay un significado más profundo en todas estas cosas efímeras. “Si la gente necesita recordar que hay vida fuera del trabajo”, dice, “no están fuera del trabajo lo suficiente. El objetivo de organizar la oficina es volver a ponerlos en una situación en la que puedan recuperar el control de su vida en lugar de sólo mirar las fotos de cómo les gustaría que fuese”.

Se apresura a recordarles a los clientes que no está ahí para tirar todos sus amados recuerdos y juguetes, sino para ayudar a los dueños y empleados a encontrar los elementos con los que más conectan. “La semana pasada tuve un cliente que tenía un dispensador de cinta adhesiva con forma de un vaso de Martini, y otro que parecía un zapato de tacón. ¿Por qué necesita dos?” Sin embargo, Connie no descarta la posibilidad de rotar artículos favoritos cada mes. “Pero cuando se convierte en una capa sobre otra, las cosas pierden su poder para inspirar y darte ese descanso que necesitas para volver a revitalizarte”, dice. “Esto también podría significar el tipo de bolígrafo que utilizas. ¿Te gusta cómo escribe, te gusta el color? Incluso el material de oficina más básico puede animarte emocionalmente”.

¿Listo para trabajar sin papel? ¿Qué hacemos con todo el papel?

En la oficina, Connie ayuda a sus clientes a pasar a un entorno más digital, y les presenta opciones para el almacenamiento externo de papel y archivos a los que no se accede con mucha frecuencia, o que se guardan para fines de archivado. Pero primero, es necesario eliminar el papel que simplemente ya no es necesario. “Reciclamos y trituramos los papeles en de los archivadores”, dice. “Nos aseguramos de que los archivos estén claramente etiquetados, y revisamos el flujo de papeleo con todo el personal para garantizar que no se vuelva a ir de las manos”, dice.

Puesto que cada uno tiene una opinión diferente sobre dichas consideraciones, reunir a las personas para acordar un ambiente puede ser un desafío. Connie considera que los estilos de trabajo generacional pueden ser un desafío. “Es típico de los Millennials trabajar en un ambiente elegante y minimalista”, dice. “Y está bien. Algunas personas necesitan trabajar con papel y otras evolucionan con la tecnología. No hay una forma correcta de organizarse. “Hay que dejar claro, añade Connie, es que cada trabajador tiene que pensar si su estilo de trabajo proyecta la impresión que quiere dar. “Los trabajadores más jóvenes están acostumbrados a los dispositivos. No tienen necesidad de poner fotos en sus escritorios o notas de Post-it en las paredes. Todo está en sus teléfonos y dispositivos electrónicos. Si tus sistemas de archivo y papel frenan tu productividad o revelan tu edad, tal vez sea el momento de cambiar.”

Connie se apresura a señalar que entiende que algunas personas trabajan mejor con apuntes visuales y papel, y eso está bien. “Pero cuando los escritorios acumulan notas de Post-it de hace nueve meses se convierte en un problema. Cuando hay demasiadas cosas, es imposible ser eficiente. Dejas de ver lo que necesitas.”

Negociar para conseguir equipos organizados

¿Qué significa ser organizado? Esa es una pregunta que los equipos empresariales deben abordar con Connie y es una conversación de múltiples facetas. A la hora de organizar un equipo, Connie actúa como moderadora y coach de organización, reuniendo a los grupos en una unidad coherente. “Necesitamos entender el estilo organizativo de cada persona”, explica. “Tenemos que considerar las dificultades de aprendizaje que los compañeros de trabajo podrían no saber de los otros. Todos los miembros dele quipo deben estar convencidos de que la organización es esencial para la productividad del equipo. Establecer esto es el primer paso”. La organización del equipo siempre es una experiencia emocional. La negociación juega un papel importante en la creación de un frente de organización unido, y sí, muchas veces, la gente tiene que aprender a cambiar algunos hábitos”. Connie trabaja con cada miembro del equipo para alcanzar sus propias soluciones y sistemas que funcionen dentro de los nuevos procesos de organización del equipo. También enseña a los empleados a valorar el esfuerzo que supone mantener la organización. “Estamos produciendo algo cada día”, recuerda a los clientes. “Mantenerse organizado no tiene fin. Esta es la razón por la que tiene que existir un sistema.”

La clave, dice, es unirse para crear y mantener sistemas de oficina eficientes que funcionen para cada estilo. A través de la conversación, los clientes de Connie llegan a un acuerdo que funciona bien para cada oficina en particular. “Hablar sobre el estilo organizativo no suele ser un tema que se enseña en un entorno empresarial, por lo que cuando se reúnen conmigo, menudo suele ser la primera vez que la gente piensa en cómo pueden tener un día eficiente en lugar de que simplemente se les diga “así es como las cosas funcionan aquí”. Ofrezco una variedad de soluciones para que empiecen a pensar. No todas mis ideas se adaptarán a ellos, pero si pueden estimular sus propias soluciones, lo considero una solución organizativa acertada”.

Mantener las oficinas de casa profesionales

Muchas veces, una pequeña empresa está compuesta por una persona, y la oficina se encuentra en una casa. La organización de la oficina en casa es tan importante como una oficina tradicional. Simplemente porque los clientes y los empleados no puedan ver el desorden, no significa que no afecte a la productividad. “Después de un rato dejas de ver tu propio desorden “, reconoce Connie. “Y en una casa, el aumento gradual de objetos personales es mucho más fácil. La oficina en casa se convierte en el lugar en el que poner la ropa sucia, guardar cosas, fotografías y artículos adquiridos sin clasificar”. Este es el momento en el que contratar a un organizador profesional como Connie puede darte un respiro. “Creo que todo el mundo tiene un organizador interno”, dice. “Mi trabajo consiste en sacarlo. Llegas a ese punto hablando de lo que significa la organización para ti”.

Al igual que en la oficina exterior, organizar una oficina en casa es una cuestión emocional. Connie ayuda a los dueños de negocios en casa a visualizar la ventaja de la organización como una forma de hacerles entender su importancia. “¿Qué hay al otro lado?”, le pregunta a sus clientes, que significa: “¿Qué recibirás a cambio de dar los pasos adicionales para mantenerte organizado?” “¿Es poder dedicarte a las aficionas que has dejado de lado? ¿Invitar a amigos otra vez? ¿Cómo desea sentirte cuando abras la puerta?” Tener estas cosas en cuenta ayuda a las personas a llegar a la conclusión de que la organización de la oficina en casa no solamente es necesaria para la productividad, sino para el bienestar del propietario.

“Cito a Kacy Paide, que escribió The Inspired Office, todo el tiempo,” dice Connie. “Respeta tu espacio. Si no lo haces, nadie más lo hará”.


Connie Anderson es miembro de la  Asociación Nacional de Organizadores Profesionales, que conecta a los clientes con los organizadores de todo Estados Unidos. Existen organizaciones similares en todo el mundo. En  www.organisemyhouse.com/need-help/ encontrarás una lista de asociaciones que pueden ayudarte a encontrar el organizador adecuado para ti en el Reino Unido, Canadá, Australia y Nueva Zelanda, los Países Bajos y Alemania.

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