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Aumentando las curvas de productividad

Aumentando las curvas de productividad

Publicado por Tiago Forte el 14 Febrero 2017

Publicado por Tiago Forte el 14 Febrero 2017

Acerca del Autor

Tiago Forte cree que los objetivos de las empresas y de sus empleados están fundamentalmente alineados con la productividad basada en las personas. Esta creencia guía su trabajo como fundador de Forte Labs, creador de la metodología Productive by Design™ y editor de la publicación en línea Praxis. Tiago se inspira en su experiencia en diseño y tecnología para ayudar a las organizaciones a aplicar el pensamiento de diseño a los desafíos de la productividad diaria.


Aplicaciones para tomar notas; la última frontera de la productividad creativa

Considera una sesión de trabajo típica de un par de horas. Te asignas un tiempo específico, pones tu teléfono en silencio y despejas tu escritorio, decidido a terminar algún Trabajo de Valor Real.

Sabemos que el tiempo siempre pasa al mismo ritmo implacable. Y puesto que el tiempo cuesta dinero, podríamos poner ambos juntos en un gráfico de la siguiente manera:

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Ahora considera el estado de fluidez que esperas conseguir para producir este Trabajo de Valor Real. Sabemos que la primera etapa de la fluidez es “esforzarse”, a medida que tu cerebro adapta al entorno y “carga” la información relevante para la tarea en cuestión.

De modo que tu experiencia de fluidez durante un par de horas será algo parecido a lo siguiente:

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Observa cómo al principio la curva de fluidez cae por debajo de la curva del tiempo/dinero. Esta es la razón por la que dedicar una gran cantidad de tiempo parece arriesgado. Si vas a dedicar tanto tiempo, será mejor obtener unos resultados que lo justifiquen.

Ahora consideremos tu nivel de energía. Esto, obviamente, depende de muchos factores, pero podemos afirmar con seguridad que se encuentra en lo más alto al principio y hacia el final se acerca a la parte inferior:

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Observa dónde se cruzan las curvas de energía y flujo. Esencialmente, tu objetivo al principio de la sesión es utilizar tu alto nivel de energía para superar la etapa de “esfuerzo”. Esperas superar el acantilado de la fluidez antes de que tu energía sea demasiado baja o de que se agote el tiempo:

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Ahora añadamos el “valor creado”. Este es definitivamente lo más incierto, pero yo diría que prácticamente todo el valor en la típica sesión de trabajo individual se crea al final:

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Un minuto antes de que exportes ese diseño y se lo envíes al cliente, no se ha creado ningún valor. Un minuto antes de que adjuntes tu informe a un correo electrónico y se lo envíes a tu jefe con una nota explicativa, no se ha creado ningún valor. Un minuto antes de que tu producto elaborado cuidadosamente haya sido abierto por tu cliente, no se ha creado ningún valor.

El objetivo de la sesión de trabajo de cualquier empleado, desde el punto de vista de tu empleador, es que la curva de valores se cruce con la curva tiempo/dinero. Si no lo hace, habrás dedicado más tiempo y tu empresa habrá invertido más dinero que el valor que se ha creado. Si el valor creado excede el tiempo/dinero, esto es lo que se conoce como un “día muy productivo”.

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Con este simple (totalmente anticientífico) gráfico en la mano, podemos entender el panorama de la productividad moderna. Todas las “escuelas” de productividad principales se pueden definir en términos de qué curva intenta mejorar y cómo.

La “Escuela de Energía” ofrece una variedad de formas para conseguir que esa curva de energía esté más alta. Una dieta mejor, más ejercicios o diferentes, estiramiento y yoga, dormir mejor. Si puedes mantener tu nivel de energía lo suficientemente alto, tu productividad será excelente.

La “Escuela de Enfoque” consiste conseguir y mantener la fluidez. La meditación, ejercicios para establecer metas, esquemas para establecer prioridades, evitar distracciones, días sin reuniones ni teléfono, mecanismos de responsabilidad auriculares para aislar el ruido y muchos otros métodos. Defienden que la mejor estrategia es elegir una tarea y luego trabajar en ella hasta completarla, ampliando esa curva de fluidez lo máximo posible.

La “Escuela de Eficiencia” está obsesionada con la logística del trabajo. Defiende el uso de la tecnología u otras personas para automatizar las tareas, aprender atajos de teclado, mejorar la lectura y la velocidad de escritura, cortar por lo sano todas las actividades innecesarias, mudarse a Bali para reducir los gastos y otros métodos de conseguir más productividad en la cantidad de tiempo y dinero representado por la curva del tiempo/dinero.

Ahora observa lo que sucede cuando no tenemos una gran cantidad de tiempo que podamos asignar, o esa cantidad de tiempo se interrumpe. En otras palabras, la típica situación a la que se enfrenta la mayoría de los trabajadores la mayoría de los días:

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Dividir nuestro día en segmentos más pequeños no tiene ningún efecto en el tiempo/dinero gastado. Se te paga una cantidad fija para estar allí un cierto número de horas, independientemente de cómo se dividan.

Y tampoco tiene mucho efecto en la curva de energía. Al final del día igual estás cansado, sin importar cuántas sesiones hayas tenido.

El impacto real de dividir nuestro día en segmentos más pequeños está en la fluidez, o la falta de ella:

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Puesto que no disponemos de suficiente tiempo en un tramo para coger el ritmo, pasamos la mayor parte de nuestro día con dificultades. Nos sentimos como si nos estuvieran interrumpiendo la interrupción actual con otra interrupción. Así es como puedes trabajar duro todo el día, pero irte con la clara impresión de que no has hecho nada.

Una idea radical: ¿qué pasa si este nuevo entorno de trabajo en el que nos encontramos es en realidad algo bueno? ¿Qué pasa si vemos la estimulación constante no como interrupciones y distracciones, sino como oportunidades para una comunicación y conexión rica? ¿Qué pasa si utilizamos las redes en línea como plataformas para el aprendizaje y la colaboración, y no como dispositivos de dilación?

En otras palabras, en lugar de luchar contra la dirección en la que se está moviendo el mundo, bebiendo más café, cortando nuestro acceso a la tecnología e intentando forzarnos a concentrarnos, ¿no sería más fácil fluir con ella? ¿O tal vez incluso utilizarla para nuestro provecho?

Me gustaría empezar una nueva escuela de productividad, la Escuela de Valor. Su objetivo será desplazar la curva que se suele dar por sentado: la curva del “valor creado”.

Lo que tenemos que hacer es cambiar la forma y el tamaño de la curva de valores para que coincida con el ritmo en el que se mueve el trabajo moderno. En lugar de proporcionar valor en un paquete grande que implica grandes cantidades de tiempo y dinero, lo entregamos en trozos más pequeños a intervalos más frecuentes:

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Esta idea, por supuesto, no es nueva. En el mundo de la fabricación, es el equivalente de pequeños lotes, una parte clave de la visión Just-In-Time (justo a tiempo) que ha impulsado a Toyota a través de 7 décadas de crecimiento hasta convertirse en el mayor fabricante de coches del mundo. En el mundo del software, se conoce como implementación e integración continua, una práctica que ha revolucionado la velocidad y la calidad con la que se desarrolla el software que utilizamos cada día. En el mundo de las startups, Eric Ries nos ha mostrado en su libro The Lean Startup que entregar valor rápidamente en pequeños trozos es esencial para el aprendizaje y la innovación.

Sin embargo, carecemos de un marco sobre cómo empleados individuales pueden utilizar pequeños lotes en su propio interés. Si cada trabajador en esta nueva economía realmente es una Empresa Unipersonal, ¿no tendría sentido que utilizáramos el mismo enfoque que ha revolucionado la fabricación, el desarrollo de software y las startups?

Creo que lo que nos impide hacer realidad esta visión es una suposición equivocada. Esta suposición se revela cuando planteamos la pregunta: ¿Qué es el “inventario” del trabajo del conocimiento? ¿Cuál es el equivalente a las materias primas que fluyen a través de una fábrica en la edad de la información?

La respuesta típica es que las “tareas” son el inventario del trabajo del conocimiento. Muchas estrategias de productividad (como las juntas kanban) establecen “límites en el inventario del trabajo en curso” limitando el número de tareas abiertas en las que se está permitido trabajar en un momento dado. “Céntrate en una cosa a la vez”, nos dicen.

No obstante, las tareas no son un inventario, no son más que unidades abstractas de organización. Ninguna empresa “vende” las tareas a sus clientes, y ningún empleador te pagará por una lista de tareas pendientes completada. El inventario del trabajo del conocimiento son las ideas. Lo que estás vendiendo, como un “trabajador del conocimiento” son las ideas que has “procesado” a través de la aplicación enfocada de tu atención.

Creo que esto hace que la gente se sienta incómoda, porque las ideas son difíciles de cuantificar. A menudo oímos que “las ideas son baratas; únicamente importa la ejecución” y por lo tanto nos sentimos más cómodo en la ejecución de las tareas que en la generación de ideas nuevas. Las tareas son más simples, con sólo dos posibles estados: hecho y deshecho. Mientras que las ideas existen en un espectro de muchas más opciones menos claramente definidas. Incluso nuestros cargos designan a ciertas personas como “creativas”, es decir, que del resto presumiblemente no se espera que surja ninguna idea.

Si las ideas son el inventario del trabajo de conocimiento, entonces reducir los tamaños de los lotes requiere cambiar no cómo gestionamos las tareas y los proyectos, sino cómo gestionamos el contenido de información de dichos proyectos.

Tenemos que cambiar nuestra concepción de lo que estamos produciendo, de las entregas de los productos finales a lo que llamaré “paquetes intermedios”. En lugar de ver el producto final (el producto que vendemos al cliente) como el único repositorio de valor, englobamos todos los pasos intermedios: la investigación, las notas, las lluvias de ideas, los ejemplos, los esquemas, los prototipos, los borradores e incluso las ideas disparatadas que decidimos no seguir, como componentes reutilizables para un consumo posterior.

Al final del proyecto, en lugar de hacer un impulso descabellado final para cargar cada parte del proyecto en nuestro cerebro para la entrega final, nuestra tarea es mucho más fácil: montaje final de los paquetes creados previamente.

Este enfoque tiene varias ventajas:

  1. Crear valor en cualquier lapso de tiempo

Si vemos nuestro trabajo como la creación de estos paquetes intermedios, podemos encontrar formas de crear valor en cualquier lapso de tiempo, sin importar lo corto que sea. La productividad se convierte en un juego de emparejar cada bloque de tiempo disponible con un paquete correspondiente de valor.

En realidad terminar cosas es fundamental para nuestra motivación y moral. ¿Por qué no redefinir nuestro trabajo en unidades más pequeñas que nos dan esa sensación de finalización a un ritmo más constante?

  1. Menos intimidatorio

Los proyectos grandes y ambiciosos son arriesgados, porque todo el tiempo que le dedicas parecerá una pérdida de tiempo si no tienes éxito. A menudo ni siquiera intentamos los importantes, porque el camino para alcanzarlos parece imposiblemente largo y tortuoso.

Pero si tu único objetivo es crear un paquete intermedio y mostrárselo a alguien, buenas notas en un libro, una tabla de inspiración de diseño de Pinterest, sólo un módulo de código, entonces puedes auto-engañarte para empezar. E incluso si ese gran proyecto particular no funciona, todavía tendrás el valor de los paquetes a tu disposición.

  1. Conviértete en alguien a prueba de interrupciones

Organizar tu trabajo en paquetes intermedios tiene un efecto extraordinario: te conviertes en alguien a prueba de interrupciones. Puesto que rara vez tratas de cargar todo el proyecto en tu mente a la vez, no hay mucho que perder si alguien te interrumpe.

Incluso puedes empezar a ver las interrupciones como algo positivo: te recuerdan que no debes hacer demasiadas cosas a la vez, que debes hablar con tus compañeros, que debes despejar tu mente y descansar de vez en cuando.

  1. Mejores comentarios

Otro efecto de dividir tu trabajo en trozos más pequeños es que puedes parar más a menudo para obtener comentarios. Esta es una habilidad crítica a medida que el ritmo de cambio en el mercado se acelera. Parte del embalaje de un paquete intermedio es que se vuelve legible, otras personas pueden tener una idea de lo que es y lo que significa, a diferencia de tus 25 páginas de notas desordenadas en un Documento de Google.

Y una consecuencia que se nota mucho menos: la gente está más dispuesta a dar comentarios sinceros sobre algo que es meramente trabajo en curso, mientras que son reticentes a criticar algo que parece muy pulido.

  1. Rueda de productividad

Después de haber trabajado de esta forma durante un tiempo, existe una ventaja final: obtienes la capacidad de completar proyectos enteros sencillamente montando paquetes creados previamente. Parece que hay una masa crítica en una industria o área determinada, una vez que llegues a esa masa, cada paquete adicional añadido crea un valor exponencial en las conexiones que crea con otros.

Esta es la mítica rueda de la productividad, un sistema que produce valor casi por sí mismo, mientras que te relajas como organizador, encargado, y guarda.

Entonces, ¿qué es lo que se necesita para hacer realidad este nuevo enfoque? Se requiere que mejoremos mucho a la hora de empaquetar nuestro trabajo a medio camino. Esto es lo que lo hace difícil: no podemos permitirnos hacer este empaquetadodurante el proyecto, porque se necesita cada momento libre para llegar a la fecha límite. Y no podemos hacerlo después de que el proyecto termine, porque para entonces ya estamos trabajando en el siguiente. No, este empaquetado tiene que estar incluido en la forma en que trabajamos cada momento, de modo que no lleve ningún tiempo extra en absoluto.

Esta necesidad de una nueva forma de definir, empaquetar y entregar el trabajo del conocimiento es la razón por la que creo que la humilde categoría de las aplicaciones para tomar notas representa la próxima frontera de la productividad. Su propósito es muy diferente de los servicios de almacenamiento de archivos como Box, Dropbox e iCloud, así como los conjuntos de programas basados en la nube como Google Drive y Microsoft Office 360. No optimizan los documentos terminados listos para imprimirse o las agrupaciones prácticas de archivos de proyecto, espacio de almacenamiento, velocidad, colaboración o cualquiera de las otras cosas que se podrían optimizar. En lugar de ello, optimizan la aleatoriedad productiva, la serendipia, las extrañas yuxtaposiciones de información aparentemente inconexa para desarrollar nuestra capacidad de conectarlo. Cada persona posee un flujo de vida único de información procedente de numerosas fuentes, y el éxito depende cada vez más de organizar, ajustar, redireccionar y capturar valor de este flujo para utilizarlo en nuestro trabajo. En lugar de ocultar nuestros conocimientos y aprendizajes en carpetas y archivos cuidadosamente etiquetados, queremos exponerlos como paquetes intermedios de trabajo intermedio en constante evolución.

Las aplicaciones para tomar notas, dicho de manera sencilla, son nuestra mejor opción para “adaptar” la productividad a las mareas crecientes y menguantes de nuestros días, y para gestionar el inventario del trabajo en curso de ideas que representa nuestro principal activo como trabajadores del conocimiento.

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