Consejos y Casos

Trucos interesantes de la Comunidad de Evernote

Trucos interesantes de la Comunidad de Evernote

Publicado por Pamela Rosen el 11 Mayo 2017

Publicado por Pamela Rosen el 11 Mayo 2017

Los fans de Evernote son un grupo apasionado. Pero luego está Vladimir Campos, un entusiasta de Evernote de Brasil que se convirtió su gusto por organizar notas en un trabajo a tiempo completo. Como Consultor certificado de Evernote, Vlad ayuda a los empresarios a dar el salto y deshacerse del papel en sus oficinas. Además, tiene un canal de YouTube muy conocido donde enseña consejos y trucos de Evernote. También crea un podcast semanal con temas de Evernote, llamado An Elephant’s Journal, y es el autor Organizando a vida com o Evernote, (Organizando tu vida con Evernote), un best-seller de Brasil.

Haz que sea simple

Algunos de los consejos que ofrece a sus oyentes y lectores pueden resultar familiares para los usuarios que llevan mucho tiempo utilizando Evernote, pero para aquellos que están empezando a utilizar la aplicación, las recomendaciones de Vlad son una revelación. Uno de sus favoritos es una simple norma para fijar los nombres que le ayuda a recordar a qué libretas debe enviar los correos electrónicos. “Puedo enviar un correo electrónico directamente a una libreta, pero para ello tengo que recordar el nombre de la libreta”, dice. “Así que pongo los nombres más sencillos posibles a las libretas. De una palabra. Esto es especialmente bueno para las empresas, donde muchas personas envían información por correo electrónico a la misma libreta. Mis libretas se llaman “Salud”, “Clientes”, “Público”, etc. De este modo no tengo que recordar tantos nombres de libretas”.

Aprende cómo enviar correos electrónicos a libretas concretas en Evernote →

De camino hacia la digitalización

Vladimir tiene una estrategia simple para crear su negocio, dando sus conocimientos de forma gratuita. Ese es el modelo utilizado en su podcast y vídeos, que le lleva tanto a trabajos de consultoría de clientes de negocios como a aumentar las ventas de libros.

“Los clientes comerciales se dirigen a mí cuando se dan cuenta de que no pueden encontrar sus cosas, y saben que las cosas no funcionan”, dice Vlad. “Darse cuenta de que necesitan ayuda es a menudo la parte más difícil del viaje.” Cuando Vlad empieza con un cliente nuevo, comienza por averiguar cuál es la mejor manera de integrar Evernote en el flujo de trabajo de la empresa. O, si la empresa ni tiene uno, colabora con sus clientes para crear un flujo de trabajo para ellos. “Dejo que los clientes hagan la mayor parte del trabajo porque tienen que aprender a hacerlo por sí mismos”, explica Vlad. Mientras trabaja con la dirección, se asegura de que todos los miembros del equipo hacen su curso en línea, Evernote para principiantes. El objetivo es hacer que sus equipos de negocios trabajen sin papel en la medida de lo posible.

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“No estoy en contra del papel”, se apresura a señalar Vlad. “Simplemente es que resulta más difícil encontrar información de esa forma. Es mucho más fácil tener las cosas guardadas electrónicamente y después buscarlas desde donde quiera que te encuentres. Eso es lo que les enseño a mis clientes.”

“NO ESTOY EN CONTRA DEL PAPEL. SIMPLEMENTE ES QUE RESULTA MÁS DIFÍCIL ENCONTRAR INFORMACIÓN DE ESA FORMA. —VLADIMIR CAMPOS

Etiqueta, estás organizado

Antes de que llegue Vlad, los negocios a los que ayuda a menudo se encuentran repitiendo tareas de forma innecesaria, perdidos entre los papeles. “Si tienes varias llamadas con el mismo cliente, y hablan con distintos empleados, a veces resulta difícil encontrar registros de las llamadas anteriores. Con frecuencia, la información se dispersa. Si tienes una libreta compartida y todo el mundo trabaja en ella, todos pueden ver la información y seguir desde donde lo dejaron la última vez.” Vlad describe una situación en la que cada cliente tiene una libreta, y todas las personas que tratan con ese cliente se añaden a la misma. “Establece un sistema simple de etiquetas, y después de cada contacto, etiqueta la libreta con la fase del proceso de ventas en el que se encuentra cada cliente”, dice. “Todo el mundo estará siempre al día”. Vlad señala que muchos de sus clientes se sorprenden de lo rápido que pueden encontrar el documento que necesitan, incluso si su nuevo sistema alberga más de 10.000 artículos.

Crea una estructura de etiquetado que funcione para tu empresa →

Las claves para una búsqueda refinada

A pesar de que sus clientes comerciales a menudo nunca han utilizado Evernote antes, Vlad a veces utiliza su blog y podcast para profundizar de manera técnica sobre funciones más avanzadas de Evernote. Su truco favorito consiste en la sintaxis de búsqueda. “Estas son palabras que puedes utilizar para crear una búsqueda más potente combinando diferentes necesidades en una, cuenta Vlad con entusiasmo. Y si quieres excluir determinados elementos como etiquetas, simplemente utiliza el símbolo menos (-).”

Un ejemplo de la fórmula de sintaxis de Vlad podría ser esta: notebook: Salud -tag: cita. Esto abrirá todas las notas de la libreta que has llamado “Salud”, excepto las etiquetadas cita. Busca la notas por ti y te ayuda a encontrar lo que necesitas más rápido. “Esta sintaxis no se limita a dos elementos, tal y como muestra este ejemplo”, comenta Vlad. “Lo bueno de esto es que puedes combinar tantos parámetros como quieras.”

Vlad utiliza variaciones de este truco para su propia vida. “Una vez que estableces esta sintaxis de búsqueda, puedes guardarla en tus atajos para poder utilizarla de nuevo”, dice. “Por ejemplo, yo viajo mucho. He configurado una regla en Gmail para enviar automáticamente correos electrónicos relacionados con el viaje a mi libreta predeterminada, llamada “Archivo”. En Evernote, guardé una búsqueda para la palabra “billete” en la libreta Archivo menos la etiqueta “realizado”, como esta: notebook: Archivo billete -tag: realizado. Yo uso el signo menos para filtrar la palabra “realizado” para no ver los viajes que ya he hecho. De este modo, veré los billetes de mis próximos viajes, todo con un solo clic.” Cuando Vlad vuelve de un viaje, etiqueta las notas del viaje como “realizado” para poder filtrar sus viajes realizados en sus búsquedas futuras.

Obtén más información sobre la sintaxis de búsqueda avanzada de Evernote →

Crear grandes cantidades de contenido para un blog, un libro, un podcast y sus talleres en directo cada vez más populares exige una afluencia constante de ideas nuevas. Vladimir dice que las ideas le vienen durante su vida cotidiana, resolviendo problemas de productividad para sus clientes o promocionando su trabajo. A menudo dice que un negocio exitoso significa “cambiar o morir”, por lo que ahora busca obtener más conocimientos sobre el comportamiento humano y el aprendizaje automático. Cuanto más sabe, más puede enseñar, pero a partir de nuevas ediciones de su libro, más podcasts, y un creciente calendario de fechas de talleres en directo, sabe que Evernote será una parte fundamental de todo.

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