Consejos y Casos

Francesco D’Alessio hablando sobre la Productividad para el mundo real

Francesco D’Alessio hablando sobre la Productividad para el mundo real

Publicado por Pamela Rosen el 09 Junio 2017

Publicado por Pamela Rosen el 09 Junio 2017

Lo más probable es que ya hayas conocido a Francesco D’Alessio. En su canal de YouTube , Francesco ofrece a los espectadores consejos básicos y avanzados de Evernote, a través de breves vídeos de 6 a 12 minutos. Recientemente, el Director de la Comunidad Global y Formación de Evernote, Joshua Zerkel, se reunió en Londres con Francesco para un evento en Facebook Live en el que hablaron sobre la productividad personal y empresarial.

Francesco descubrió Evernote en su iPod Touch cuando tenía tan solo 15 años y pensó que “esto es increíble”. Inspirado, leyó  Getting Things Done, e inmediatamente empezó a utilizar los principios del libro para gestionar el tiempo correctamente en el colegio. “Intentaba evitar retener las cosas en mi cabeza. Empecé a notar que los deberes me parecían más fáciles”. Inicialmente, utilizó Evernote solo para el colegio, pero ahora lo llama su “centro”. Ahora siendo titulado universitario, Francesco es también un Líder Certificado de Evernote con clientes virtuales en todo el mundo.

Añadir una estructura a una vida laboral no estructurada

“Tengo una vida laboral que no es tradicional”, explicó Francesco. “Quiero decir que trabajo desde casa, o desde una cafetería, o desde cualquier otro lugar, no en una oficina tradicional”. Ayuda a las pequeñas empresas, principalmente a las nuevas empresas, a aumentar su productividad. “Puedo gestionarlo bastante bien”, le comentó a Josh. “Tengo una rutina estructurada. Trabajo con empresas asiáticas por la mañana y con empresas estadounidenses por la tarde”. Su elección del lugar también viene dictado por el tipo de trabajo que está realizando. “Las cafeterías pueden distraer”, le dijo a Josh, “pero si estoy haciendo cosas simples como trabajo administrativo, puedo hacerlo en una cafetería. Las cosas que llevan de cinco a diez minutos son perfectas para las cafeterías. Pero si estoy trabajando en contenido u otro trabajo más profundo, y necesito silencio, entonces trabajo desde casa”.

Trabajar solo y de forma remota con equipos mundiales requiere una estrategia para poder mantener la productividad. Francesco es consciente de que tenemos distintos niveles de energía a lo largo del día, así que basa su horario en estos niveles variables, dividiéndolos en estados proactivos, activos e inactivos. Cuando tiene un nivel de energía alto, su trabajo es proactivo. Cuando está en casa haciendo un trabajo profundo, dijo que trata de obviar el teléfono. “Lo pongo en otro lugar de la habitación y desactivo las notificaciones durante todo el día”, dijo. Francesco también desactiva las notificaciones de las redes sociales para que no le molesten. Eso es lo que llama un estado inactivo. Cuando está trabajando en un proyecto con otras personas, entonces está activo. Etiquetar todo su trabajo en base a estos estados de energía le ayuda a mantenerse centrado y a poder combinar rápidamente su carga de trabajo con su estado de ánimo.

Consejo profesional: Utiliza las etiquetas de Evernote para clasificar tu trabajo en función de tus niveles de energía y la atención que tienes que dedicarle. A continuación, realiza el trabajo que coincida con tus niveles de energía durante el día.

Organizar el trabajo y la vida dentro de Evernote

Para mantenerse organizado con sus clientes y proyectos empresariales, guarda solo cuatro pilas principales, que ha denominado Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos. “Cuando me vienen cosas futuras a la cabeza, tengo una libreta separada que llamo Bandeja de entrada. Cualquier cosa que quiero dejar para más tarde la guardo en esa libreta. También es un sistema genial para el correo electrónico”, añadió. “Cuando hay correos electrónicos que quiero guardar, simplemente los reenvío a la bandeja de entrada. Puede ser tu centro de coordinación y más tarde ya la ordenarás.

Ordenar todo ese material entrante es un trabajo para una aplicación que se integre con Evernote, Todoist, dice Francesco. Aunque se puede ordenar la bandeja de entrada sin ella, Francesco prefiere conectar las dos aplicaciones. “Dentro de Todoist, tengo un recordatorio para vaciar mi bandeja de entrada de Evernote”, le comentó Francesco a Josh. “Cuando aparece, la vacío archivando (cada elemento que he guardado) en el lugar correcto. Si hay algo que necesito hacer enseguida, lo pongo en ToDoist. Si hay algo en ella para lo que necesite un recordatorio, lo guardo en Evernote y el recordatorio aparecerá.” Francesco es un fan de Web Clipper y regularmente captura de cinco a diez cosas al día. Al utilizar su método ToDoist, ordenar de todas esas capturas tan solo quiere unos minutos.

Consejo profesional: Conserva una libreta llamada “Bandeja de entrada” en la parte superior de tus atajos de Evernote. Una vez a la semana, accede a tu bandeja de entrada y ordena los elementos en las carpetas correspondientes para facilitar la organización. No necesitas un administrador de tareas independiente para hacer esto, pero algunas personas lo encuentran útil.

Mantener a los equipos empresariales sincronizados

Una de las cosas que Francesco hace para sus clientes empresariales es ayudarles a organizar equipos. Recomienda utilizar la integración de Evernote con Google Drive para compartir documentos. “Las pequeñas empresas quieren crecer, por lo que es importante estar organizados”, dijo Francesco. “En la universidad, no disponíamos de horas y horas para encontrar las cosas, así que simplemente creamos este centro de datos en el que podíamos utilizar siempre que lo necesitásemos”. Aplica los mismos principios a los negocios. “A veces la misma información está en varios lugares, y nadie puede encontrar nada”, explicó. “Si tu equipo está guardando documentos más largos como hojas de cálculo de Google Drive en Evernote, cualquier persona del equipo podrá encontrarlos desde cualquier lugar”.

Consejo profesional: Añade enlaces de Google Drive a tus notas. Crea documentos, presentaciones y hojas de cálculo en Google Drive y guarda el enlace, junto con las notas o ideas pertinentes, en Evernote. Todos los miembros del equipo podrán encontrar los materiales de Google Drive mucho más fácilmente.

Evernote como calendario

A pesar de ser un experto en Evernote, Francesco sigue aprendiendo cosas nuevas. Recientemente, descubrió cómo guardar un calendario dentro de Evernote y grabó un vídeo de YouTube para compartirlo. “Lo hice utilizando tablas”, dice Francesco. “Creé cuatro filas y uso la pestaña para extenderla. No es demasiado complicado. Si gestionas muchos proyectos, puede ser un salvavidas”.

Por ejemplo, el calendario de contenido de Francesco contiene la fecha, el contenido que desea crear (como por ejemplo un vídeo), el título, el estado y las notas sobre mismo. “Puedo desplazarme y ver todo lo que tengo por delante”, concluyó Francesco. Cualquier persona en un equipo empresarial puede verlo también, ayudando a mantener a los miembros del equipo conectados con los plazos y entre sí.

Consejo profesional: Para las libretas clave que utilizas en todas partes, como un calendario, haz que estén disponibles sin conexión a Internet. Podrás crear y ver notificaciones y libretas incluso cuando estés de viaje.

El elefante en la habitación: equilibrio entre el trabajo y la vida personal

En su transición de estudiante a trabajador, Francesco ha experimentado de primera mano lo que muchos trabajadores han sabido durante años: intentar de alcanzar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal es casi imposible. El concepto de una mezcla de trabajo y vida personal es más apropiado para Francesco en este momento de su vida, y observa que muchos trabajadores hoy en día están adoptando el mismo enfoque para mantener un equilibrio saludable en esta era de tecnología e información. Dado que solo los equipos saludables pueden ser productivos, este es un área en la que Francesco está trabajando, tanto para sus clientes como para sí mismo.

“He conocido a algunos fundadores de empresas en Barcelona y decían lo mismo”, reflexionó Francesco. “Como un joven que acaba de salir de la universidad, tengo que seguir para llegar a donde debo llegar. No me adapto a dejar el trabajo en la hora en punto. El libro The Danish Art of Living Well ayuda, y he empezado a meditar. Mi claridad se ha intensificado considerablemente”, dijo.

Aunque es un poco paradójico usar aplicaciones para liberarse de la tecnología y encontrar tu verdadero yo, también es verdad que formamos parte de un mundo que ya no puede funcionar sin ellas. Las aplicaciones que te ayudan a hacer más, a pensar más claramente y a organizar tu trabajo y tu vida te ayudan a liberar tiempo para conseguir más de esa mezcla evasiva entre el trabajo y la vida personal. Francesco D’Alessio ha hecho de conseguir esto para sí mismo y para otros su trabajo, y su hobby.

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