En el Trabajo

¿Tienes un déjà vu en la oficina? 3 formas de dejar de duplicar el trabajo

¿Tienes un déjà vu en la oficina? 3 formas de dejar de duplicar el trabajo

Publicado por Pamela Rosen el 06 Noviembre 2017

Publicado por Pamela Rosen el 06 Noviembre 2017

A todos nos ha pasado. Nos encontramos en uno de esos momentos “eureka” tan elusivos en el trabajo y pasamos horas desarrollando el plan. Escribimos el conjunto de diapositivas, presentamos la idea y ponemos en marcha los planes de implementación, soñando con la gloria. Y entonces, un compañero de trabajo menciona por casualidad que ellos probaron la misma idea, hace tres años. Ah, y por cierto, no funcionó. O la probaron hace cinco años y la suspendieron hace dos, justo antes de que nos contratasen.

Nos decepcionamos No podemos creer que esto no se haya registrado en algún lugar. O si se hizo, ¿dónde está? ¿Nadie recordaba que la empresa ya había hecho esto antes?

Tal vez tu historia de terror sea algo distinta: a pocos minutos antes de la gran reunión, sabes que tienes que presentar un gráfico concreto. ¿Pero quién lo creó? ¿Está en su ordenador, en las dispositivas que presentó otra persona, está en algún lugar de la unidad compartida? ¿Cómo se llamaba? Te entra el pánico y piensas: “Puedo volver a crearlo de memoria”. Así que rápidamente preparas algo. Ahora hay dos versiones del mismo documento. En el futuro, alguien puede alterar la otra y entonces habrá tres. Debido a que duplicaste un documento existente, has desperdiciado tiempo, energía y posiblemente has provocado una oleada de confusión cuando los documentos similares inevitablemente se junten.

Estas situaciones suenan como la trama de una comedia basada en el trabajo, pero suceden cada día en empresas de todo el mundo. Puedes detener algunas antes de que lleguen demasiado lejos. Otras empresas no han tenido tanta suerte.

3 consejos para evitar la duplicación

Las personas son humanas y los negocios van muy rápido. Entonces, a menos que tu equipo esté compuesto por personas con habilidades organizativas excepcionales, perderás algunos detalles de tu trabajo. Es normal. Pero la duplicación resultante no tiene que ser un hecho consumado. Implementa sistemas para aumentar la transparencia, haz que las cosas sean más fáciles de encontrar y casi imposibles de perder. ¿Pero por dónde debes empezar?

1. Guárdalo todo junto. Algunos miembros del equipo tal vez prefieran trabajar en Microsoft Office, mientras que otros son leales a Google Drive. Es difícil consultar trabajo anterior si está guardado en varios lugares. Pero si todo se guarda en Evernote Business, cualquier persona en cualquier equipo puede utilizar la función de búsqueda para encontrar trabajo en segundos, independientemente de la aplicación. Disponer de ese tipo de transparencia previene la duplicación por repetición del trabajo que has hecho antes. Es aún más útil poder buscar rápidamente a través de los esfuerzos de tus compañeros para ver qué pasó antes o descubrir en qué están trabajando otros compañeros.

En Evernote Business puedes añadir archivos de Google Drive, adjuntar documentos de Office y archivos PDF, e insertar imágenes. Incluso puedes capturar importantes conversaciones de Slack. Mantén cada proyecto en su propia libreta o utiliza etiquetas para organizarte en las libretas. No olvides compartir esas notas con tus compañeros de equipo, o incluso entre equipos. Recuerda que este enfoque funciona mejor cuando todo el mundo se habitúa a guardar todo el trabajo en Evernote Business. Cuando todo, desde notas e ideas hasta proyectos finales, está disponible en un único espacio de trabajo, todo el mundo ahorra tiempo y dinero.

Cuando estés terminando un proyecto, no dejes a tu futuro yo en la ignorancia. Documenta todas las métricas y notas sobre cómo se ha realizado el proyecto en la misma libreta, junto con las otras fases del proyecto. De esta forma, la próxima vez que tú o un compañero tengáis una gran idea relacionada con tu proyecto, podrán basarse en tus ideas (y saber cuáles funcionaron y cuáles no) sin perder tiempo ni duplicar esfuerzos.

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2. Investiga antes de comprometerte. Antes de salir y lanzarte a tu próximo proyecto, tómate el tiempo para investigar. ¿Se ha intentado antes algo como esto? Si es así, ¿cómo fue? ¿Y hay algo de esfuerzos anteriores que puedas encontrar y volver a utilizar? Cuando todos pongan sus materiales en Evernote Business, tendrás una referencia completa de trabajos anteriores que puedes buscar en segundos, incluso si el trabajo original se realizó hace años o lo creó alguien que ya no trabaja en la empresa.

Mira cómo una empresa utiliza Evernote Business para garantizar que los proyectos completos y las ideas descartadas se conviertan en material de referencia valioso, accesible desde cualquier lugar y disponible para todos.

3. Prepara el futuro. Cuando completas un proyecto, tienes un compromiso con tu futuro yo (y tus futuros compañeros) para dejar un legado de tu trabajo. Haz tu parte para asegurarte de que otros puedan usar ese conocimiento compartiéndolo con compañeros de equipo o publicándolo en la empresa. Haz que resulte más fácil encontrar las cosas acordando un conjunto de reglas para títulos y etiquetas. De esta forma, se podrá acceder fácilmente a todo tu trabajo y otros podrán entender fácilmente qué notas son relevantes para su búsqueda.

Otra cosa que agradecerás en el futuro es crear un índice, para que en poco segundos puedas encontrar no solo un proyecto completado sino todos los documentos asociados con él.

El trabajo duplicado es frustrante y requiere mucho tiempo, pero con algo de previsión (y con Evernote Business), tu equipo podrá evitar tener que empezar desde cero y podrá llegar directamente a lo bueno.

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