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Cómo preservar el conocimiento cuando los compañeros de equipo abandonan la empresa

Cómo preservar el conocimiento cuando los compañeros de equipo abandonan la empresa

Publicado por Jessi Craige el 12 Abril 2018

Publicado por Jessi Craige el 12 Abril 2018

Ya conoces la sensación: alguien de tu equipo anuncia en la reunión del personal que abandona la empresa porque ha encontrado un trabajo nuevo.

Estás feliz por ella. De Verdad. Pero también piensas en el trabajo adicional, las entrevistas para sustituirla y el estrés general que está por venir. En unos pocos meses, sabes que pronto te encontrarás en una nueva despedida cuando la otra persona encuentre una nueva oportunidad.

También hay un nivel más profundo de temor. Porque si bien perder a tus amigos del trabajo es difícil, esta rotación constante de personal tiene un impacto aún mayor en la forma de trabajar de los equipos.

Transformación de los equipos

Cuando se van bastantes personas, de repente parece que estás trabajando con un equipo nuevo. Nadie recuerda lo que la empresa hizo para esa campaña hace cuatro años, porque todos los que trabajaron en ella se han ido.

En el entorno laboral actual, este tipo de rotación de personal es cada vez más frecuente. No es extraño que los trabajadores dediquen unos años y luego cambien de empresa. Todos hemos leído esos artículos sobre las formas de ‘cambio laboral frecuente’ de los Millennials, lo que sugiere que esta tendencia se intensificará en el futuro. Añade la presencia eventual de contratistas y autónomos, y todo empieza a complicarse bastante.

Suma de trabajo y tiempo perdido

Existe un viejo refrán que dice “no puedes llevártelo cuando te vayas”. Pero todos sabemos que cuando los empleados que se van salen por la puerta se llevan muchas cosas consigo: experiencia, trabajo previo, cultura. Esto es porque en la economía actual, las personas son la empresa. Traen las innovaciones y las ideas, crean el producto y elaboran las campañas de marketing. Y cuando se van, es como si se estuvieran llevando una pequeña parte del negocio con ellos.

Entre los documentos distribuidos en dispositivos compartidos y los archivos enterrados en los escritorios personales que se borran cuando los empleados se van, el trabajo anterior al que necesitamos acceder está disperso. (Y eso suponiendo que el conocimiento se escribió alguna vez). Podemos intentar cuantificarlo, algunos estiman que dedicamos 2,5 horas al día buscando información en el trabajo, pero es difícil saber cuánto tiempo perdido y trabajo duplicado se debe a la lucha por preservar el conocimiento en equipos y a lo largo del tiempo.

Creación de un sistema para preservar el conocimiento

Entonces, con esta tasa de rotación de personal y pérdida de conocimiento que aumentará en el futuro, ¿qué pueden hacer los equipos para crear continuidad mientras las personas vienen y van?

Carmen Sample, una emprendedora del sector de la restauración y tiendas (industrias famosas por sus altas tasas de rotación de personal), tiene un punto de vista: interesante: “Invierte en las personas como si se fueran a quedar para siempre. Crea sistemas como si se fueran a ir mañana”.

Contar con los sistemas y herramientas adecuados puede ayudarte a rellenar las lagunas cuando los empleados y compañeros de equipo se vayan en busca de nuevas oportunidades. Con la introducción de Espacios, Evernote Business está preparado para este trabajo.

Con Espacios como tu centro de información, puedes tener la certeza de que, sin importar el equipo ni el proyecto, el conocimiento no se desaparecerá cuando los empleados lo hagan. El trabajo de cada equipo permanece (y se puede seguir buscando), por lo que tus mejores resultados nunca desaparecen.

 

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A continuación mostramos cinco formas en que tu equipo puede utilizar Espacios para asegurarse de que el trabajo anterior esté siempre a tu alcance:

1. Guarda tu trabajo en un espacio.

¿Esa cosa que solo tú sabes sobre el proyecto en el que estás trabajando? Está en tu cabeza a menos que lo anotes en algún lado. Practica lo que predicas y sé amable con tu yo futuro (y con tus futuros compañeros), asegúrate de que todas las cosas en las que estás trabajando estén guardadas y se puedan encontrar fácilmente en un espacio. Mueve las libretas archivadas y asegúrate de crear espacios para nuevos proyectos o equipos. También puedes integrarlos con Google Drive, Slack, y Salesforce para asegurarte de que realmente estás capturando todo para la posteridad.

2. Crea algunas reglas básicas.

Acordad cómo utilizaréis Espacios conjuntamente, diseñando unas normas de equipo  que también será claro para los nuevos compañeros de equipo. Por ejemplo, considera la posibilidad de hacer que toda la empresa pueda ver la mayor cantidad de espacios posible, de esa manera será aún más fácil para cualquiera ver en qué estás trabajando. Asegúrate también de crear normas para fijar los nombres, como por ejemplo, empezar todos los nombres de los espacios de marketing con ‘MAR-‘ o volver a etiquetar un espacio como ‘Archivo’ cuando se complete un proyecto.

3. Busca con el Directorio de Espacios.

Tu primera parada cuando busque trabajos anteriores debe ser el Directorio de Espacios de tu equipo. Ayuda a garantizar que puedas llegar al mejor trabajo de tu equipo, tanto si se realizó la semana pasada o el año pasado. Aprovecha esta colección de conocimiento colectivo buscando un término, como “campaña de marketing”, y a continuación únete o solicita acceso a espacios relevantes.

4. Expande y consúltalo de un vistazo.

Cuando hay mucho trabajo previo en el que buscar, te puede llevar algo de tiempo llegar a lo que necesitas. Ahora puedes echar un vistazo rápidamente a todas las libretas de un espacio, expandir para desplazarte por las notas sin tener que hacer clic y buscar individualmente en cada libreta.

5. Crea procesos de incorporación y salida.

Cuando se incorporen nuevos compañeros, asegúrate de formarles sobre cómo compartir correctamente su trabajo y buscar información relacionada en Espacios. Por otro lado, considera pedirles a los empleados que se vayan que organicen y conserven su trabajo antes de irse, guardándolo en espacios y estableciendo los permisos de manera apropiada.

Con la garantía de poder aprovechar fácilmente los esfuerzos de empleados pasados, presentes y futuros significa que tu equipo siempre podrá obtener sus mejores resultados, sin importar cuándo o quién hizo el trabajo.

 

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