En el Trabajo

La mejor oficina no es un edificio, es un espacio

La mejor oficina no es un edificio, es un espacio

Publicado por Anthony Bartlett el 01 Mayo 2018

Publicado por Anthony Bartlett el 01 Mayo 2018

En septiembre de 1983, un ambicioso ingeniero informático de 30 años llamado Steve Roberts se embarcó en un viaje único: una ruta de 17,000 millas por América. Pero mientras que los pioneros del pasado estaban equipados con caballos, carros y tiendas de campaña, Steve partió a bordo de “Winnebiko”, una “bicicleta reclinada personalizada con un ordenador portátil solar (el famoso Radio Shack Modelo 100), una cuenta de CompuServe y una oficina base. “A lo largo del camino, utilizó esta estación de trabajo móvil para escribir un libro, Computing Across America, así como columnas y artículos que relataban sus aventuras en varias revistas.

El viaje de Steve presagiaba un día en que, armados con la tecnología, sería posible no solo trabajar desde casa, sino trabajar desde cualquier lugar. De este modo, se convirtió en el primero de una nueva generación de trabajadores: el “nómada digital”.

Actualmente es mucho más fácil trabajar desde cualquier lugar que en 1983. La mayoría de nosotros ahora llevamos un dispositivo en nuestros bolsillos miles de veces más potentes que el ordenador de Steve. Tenemos acceso a prácticamente toda la información del mundo y velocidades de conexión tan rápidas que, para muchos trabajadores del conocimiento, no existe ninguna restricción práctica sobre dónde pueden trabajar. Lo único que necesitan es una toma de corriente y una conexión estable a una red Wi-Fi.

Puede que no te consideres un verdadero nómada digital, pero es muy probable que participes en trabajos a distancia, al menos algunas veces. Tal vez seas un comercial que se reúne con clientes o clientes potenciales, o tal vez simplemente tengas un día para “trabajar desde casa”. Sea como sea, está claro que el trabajo a distancia está creciendo. De hecho, un estudio de 2017 de Global Workplace Analytics y FlexJobs descubrió que más de 3.9 millones de empleados de EE.UU., o casi el tres por ciento de la población activa total, trabajaron a distancia al menos la mitad de su tiempo, frente a los 1,8 millones de 2005.

A pesar de esta popularidad, el trabajo a distancia representa un desafío para los empleados y los empleadores por igual. Sin la capacidad de reunir a un equipo completo en un lugar físico, las empresas corren el riesgo de que sus nómadas digitales sientan que no reciben apoyo, que no tienen un objetivo claro y que han quedado al margen. Como resultado, es posible que pierdan motivación al tener dificultades para ver cómo sus esfuerzos contribuyen al equipo en general.

A continuación mostramos algunos consejos para apoyar a los trabajadores a distancia y darles las herramientas para que tus empleados proporcionen sus mejores resultados para tu empresa:

Crea una oficina virtual

Tal y como dice, Tom Preston-Werner, cofundador de GitHub “Si vas a tener un equipo distribuido, será mejor que averigües cuál es tu oficina real”. Recuerda que la oficina de tu equipo no tiene que ser un espacio físico. Gracias a las herramientas de chat como Slack, puedes crear una oficina virtual para tu equipo y continuar trabajando eficazmente.

Además de un lugar para reunirse y comentar ideas, tus nómadas digitales también necesitan una pizarra virtual, donde puedan colaborar en planes y proyectos, comparar notas y compartir ideas. Con Espacios de Evernote Business, puedes invitar a los miembros del equipo a ver, editar y crear notas a las que el todo el equipo puede acceder. Esto ofrece a todos, independientemente de dónde se encuentran, la oportunidad de contribuir con su trabajo al esfuerzo general del equipo.

Otro consejo es mantener las reuniones de la empresa en línea (como hacemos aquí en Evernote), o hacer que sus grabaciones estén disponibles para que los trabajadores a distancia puedan escuchar los problemas importantes a los que hace frente la empresa de primera mano.

Y aunque muchas personas pueden disfrutar de la experiencia de trabajar a distancia, es posible que a menudo pasen por alto el aspecto social de formar parte de un equipo. Organiza una serie de videollamadas de “citas rápidas virtuales” donde los miembros del equipo pueden conocerseindividualmente, y considera programar de forma periódica “Happy hours virtuales”, donde todo el equipo puede unirse a una videoconferencia con el único propósito de socializar, ¡las bebidas alcohólicas son opcionales!

 

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Ten en cuenta las zonas horarias

Walt Disney tenía razón: en realidad el mundo es pequeño después de todo. Muchas empresas de hoy en día, y las compañías de software en particular, centran su atención a nivel mundial. Incluso las pequeñas empresas que comienzan se han convertido en verdaderos negocios globales.

Pero al tratar con equipos que están distribuidos por todo el mundo, ten en cuenta la hora local. Eso podría significar alternar reuniones entre la mañana y la tarde, de modo que la carga de las horas de reunión inconvenientes se comparta por igual. O considera si realmente necesitas celebrar la reunión. ¿Se puede gestionar por correo electrónico? ¿O puedes colaborar de otra manera? Por ejemplo, puedes utilizar un espacio de Evernote Business para crear una nota compartida para temas que se necesita comentar, luego invitar a tus nómadas digitales para que añadan sus opiniones durante sus horas normales de oficina.

Comunícate abiertamente, comunícate a menudo

Uno de los mayores desafíos para los trabajadores a distancia es mantenerse al día de lo que está sucediendo en el equipo y en la empresa en general. Esto sucede tanto si trabajan desde casa, en una conferencia o evento, o en una reunión con clientes. Es muy fácil para los nómadas digitales perderse actualizaciones importantes, lo que les hace sentir “al margen” y que han perdido de vista el panorama general.

Puedes aliviar parte de este dolor asegurándote de mantener las líneas de comunicación abiertas. Deja claro que estás disponible para hablar si los miembros de tu equipo a distancia tienen alguna pregunta. Programa consultas regulares (preferiblemente por vídeo) con los trabajadores a distancia para darles la oportunidad de plantear cualquier inquietud y bloqueos que puedan tener. También puedes utilizar ese tiempo para compartir actualizaciones, metas y expectativas del equipo con ellos, esto les dará claridad sobre en qué deberían centrarse y por qué.

Las funciones “Novedades” y “Notas ancladas” en la parte superior de un espacio de Evernote Business pueden contribuir en gran medida a brindar la transparencia que tanto necesitan los trabajadores a distancia. Al resaltar los cambios en un espacio se garantiza que tus nómadas digitales no se pierdan ninguna actualización importante del proyecto, mientras que anclar las notas importantes significa que la información relevante siempre está a la vista. Esto les facilita crear su mejor trabajo, sin importar dónde se encuentren.

El trabajo a distancia puede ser muy gratificante tanto para los empleados como para las empresas, pero requiere que un empleador sea consciente de los desafíos y proactivo en ofrecer su apoyo. Con la planificación adecuada, el trabajo a distancia puede dar a los nómadas digitales el espacio para contribuir de manera productiva y valiosa, tanto si se encuentran en el edificio de al lado o en la otra parte del mundo.

 

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