Consejos y Casos

Stacy Harmon: “Por qué organizarse con libretas es mejor que organizarse con etiquetas”

Publicado por Stacey Harmon el 08 Junio 2018

Publicado por Stacey Harmon el 08 Junio 2018

En mis años como consultora de Evernote, ha habido muchas veces en las que he visto la publicación de Michael Hyatt,  How I Organize Evernote (Cómo organizo Evernote) en enlaces de Internet y comentado en las redes sociales como la solución de facto sobre cómo organizar Evernote.

En su publicación, Michael detalla cómo organiza su cuenta de Evernote. Utiliza solo cuatro libretas en toda su cuenta, y el resto de su organización se basa en un sistema de etiquetado bastante complejo que le ayuda a recuperar notas una vez que las ha creado.

El problema es que las etiquetas no son la única forma de organizar Evernote. Sin embargo, la visibilidad y el éxito de Michael Hyatt a menudo hace parecer que muchas etiquetas similares son la forma “correcta” de organizar Evernote.

A pesar de la admiración que siento por Michael Hyatt (¡soy una fan!), no estoy de acuerdo con su perspectiva sobre la organización de Evernote.

Las etiquetas son una forma de organizar Evernote, pero, para mí, no son la forma correcta.

La forma correcta para mí, así como para la gran mayoría de las personas a las que he asesorado durante mis años como consultora de Evernote, es utilizando libretas y pilas como los principales bloques de organización de Evernote, donde las etiquetas no se utilizan como una herramienta organizativa, sino como una función de búsqueda en Evernote.

En esta publicación doy mi perspectiva sobre por qué utilizar etiquetas para organizar tu cuenta de Evernote no es práctico, así como algunos consejos sobre lo que debes hacer en su lugar y algunos ejemplos de cómo utilizar etiquetas puede resultar útil en circunstancias muy concretas.

¿Qué hay de malo en utilizar las etiquetas para organizar Evernote?

Creo que hay varias desventajas importantes a la hora de utilizar las etiquetas para organizar tu cuenta de Evernote.

Las etiquetas no funcionan del mismo modo en todos los dispositivos, una circunstancia que las hace mucho menos útiles

Las etiquetas se muestran de forma diferente, en función del dispositivo que utilices. Si estás en tu escritorio, puedes anidar las etiquetas en el escritorio para proporcionar una cierta organización visual, pero esas etiquetas anidadas no aparecerán en la aplicación de Evernote de tu iPhone.

En cambio, en tu dispositivo móvil verás una lista alfabética de todas tus etiquetas, anulando cualquier ventaja que pudiera tener la organización de las etiquetas en tu escritorio. Y esto será un gran obstáculo para recuperar información de tu dispositivo móvil con las etiquetas.

Enseño a las personas que la aplicación móvil de Evernote es mejor para capturar y recuperar información, no para organizarla (esto es mejor dejarlo para la aplicación de escritorio). Entonces, ¿para qué organizar tu información de una manera que no es compatible con el dispositivo móvil? Te estás poniendo trabas para encontrar lo que necesitas.

Si no puedes etiquetar una nota, todo tu sistema organizativo falla

Si utilizas las etiquetas como el único sistema organizativo para tu cuenta de Evernote, verás cómo te resulta increíblemente fácil confundirte y olvidarte de añadir una etiqueta (o algunas etiquetas, si estás usando un sistema de etiquetado complejo). Esto significa que un pequeño error podría causar problemas.

Uno de los mayores temores a los que se enfrentan los nuevos usuarios de Evernote es que sus notas se “perderán”, o sea, que sus notas pasarán desapercibidas y no podrán encontrarse. Con ese miedo, ¿por qué crear un sistema organizativo de Evernote tan frágil?

Depender de las libretas para organizar tus notas hace que tu sistema sea considerablemente más resistente y menos susceptible al fallo cuando cometes pequeños errores (que inevitablemente cometerás).

Es demasiado sencillo crear etiquetas nuevas

El profesor de productividad Tiago Forte abordó este problema muy bien en una publicación que escribió sobre por qué el etiquetado no está funcionando (y con el que mi perspectiva se alinea mucho). Dice:

“En Evernote y en la mayoría de los sistemas de etiquetado, todo lo que se necesita para crear una etiqueta nueva es escribirla. Si el sistema no reconoce que la etiqueta ya existe, se crea. Por lo tanto, el comportamiento más problemático se fomenta y posibilita implícitamente. Grrrrrrr. Podría ser un error ortográfico. Podría ser un deslizamiento del dedo. Podría ser una mayúscula, puntuación o conjugación diferente, lo que sea. No aparece ninguna advertencia o indicación, y se crea una etiqueta divergente, para que con suerte la veas y puedas corregirla más adelante, con suerte antes de que confíes en ella”.

Por ejemplo, podrías crear estas cuatro etiquetas sin darte cuenta:

Es posible que nunca notes este error y, años después, estarás buscando información concreta y no podrás encontrarla porque accidentalmente la etiquetaste como “recivo” en lugar de “Recibo”.

Debido a que puedes crear etiquetas tan fácilmente, es fácil que tu lista de etiquetas quede completamente fuera de control. Sí, puedes crear 100.000 etiquetas, pero ¿de verdad quieres hacerlo? Un sistema basado en etiquetas para organizar tu organización simplemente no puede cambiar de tamaño una vez que empiezas a guardar toda tu vida en Evernote (como yo hago).

Necesita una memoria perfecta para utilizar un sistema basado en etiquetas correctamente

Este es otro punto que Tiago elocuentemente destacó en su publicación y con el que estoy totalmente de acuerdo: los humanos sufren de fatiga de memoria.

Utilizar un sistema basado en etiquetas depende completamente de nuestras propias capacidades de memorizar, y como humanos, debemos ser realistas sobre la cantidad de información que realmente podemos retener en nuestras cabezas. Tal y como dice David Allen: “Tu mente está para tener ideas, no para retenerlas”.

Cuando utilizas etiquetas para organizar tu cuenta de Evernote, debes recordar todas y cada una de las que has utilizado, incluida la forma en que se puntúa y se escribe cada etiqueta.

Esto puede no parecer desalentador cuando estás empezando a utilizar Evernote y tan solo has creado 10 etiquetas, pero después haber usado Evernote durante años, tu lista de etiquetas puede crecer a miles. ¿Puedes recordar todas esas etiquetas y usarlas perfectamente? Ningún humano puede. Tampoco puedes confiar en la función de autocompletar de Evernote para refrescar tu memoria. La función de autocompletar no funciona en todos los dispositivos, por lo que si la utilizas en tu teléfono, no tendrás suerte.

Las etiquetas no funcionan cuando compartes y colaboras en Evernote

Una organización basada en etiquetas en Evernote puede desbaratarse por completo cuando empiezas a colaborar y a compartir tu información con colaboradores.

No puedes compartir un grupo de notas con alguien que se base en las etiquetas. Si quisiera compartir un grupo de notas etiquetadas como “Redes sociales” con mi asistente, no sería posible. Puedes compartir una libreta con otros usuarios, puedes compartir una nota o varias notas con otras personas, pero no puede compartir un grupo de notas que comparten la misma etiqueta. Este es un punto que no he visto en conversaciones anteriores sobre la organización Evernote, y es una gran desventaja organizarse utilizando las etiquetas. La mayoría de las personas utiliza Evernote para su propia organización personal, pero no comparten sus notas y libretas con amigos, familiares y compañeros, y esa es una gran oportunidad perdida. Es una de las principales formas en que las personas infrautilizan Evernote.

Existe otro problema con la colaboración y las etiquetas: cuando compartes una libreta con otras personas, tus etiquetas aparecerán en la cuenta de esa persona. Mira el siguiente ejemplo. Esta no es mi etiqueta (“Página de ventas de Stacey Harmon – Productividad radical con Evernote”), pero esta nota se encuentra en una de mis libretas compartidas, así que la etiqueta aparece en mi cuenta porque uno de mis colaboradores la creó.

Compartir y colaborar es una de las principales razones por las que me encanta utilizar Evernote, por lo que, para mí, estos problemas son uno de los argumentos más convincentes para no utilizar un sistema basado en etiquetas.

Lo que debes hacer en lugar de utilizar las etiquetas para organizar tu cuenta de Evernote

En resumen, este es mi sistema de organización en Evernote:

  1. Utilizo las  libretas y pilas para organizar mi información y proporcionar una estructura visual a mi cuenta. Las pilas son clave para mantener la estructura de mi libreta visualmente ordenada, y mis casi 250 libretas estén en 8 pilas ordenadas.
  2. Tengo mi lista de libretas/pilas en la barra lateral izquierda de la aplicación de escritorio para que funcione como una hoja de ruta visual hasta mis datos.
  3. Arrastro notas clave, libretas y búsquedas al área de accesos directos de Evernote para acceder rápidamente a los datos que utilizo con más frecuencia.
  4. A menudo preparo mis notas para poder encontrarlas más adelante cuando las busque. Eso significa que trabajo para dar a cada nota un título significativo, y añadir palabras clave que pueda buscar en el cuerpo de la nota si es necesario.

A continuación se muestran las mayores ventajas de utilizar este proceso para organizar tu información en Evernote:

Ventaja n.° 1: Puedes utilizar la función de búsqueda para encontrar cualquier cosa, casi al instante.

Cuando dejes de confiar en las etiquetas, empezarás a utilizar la función de búsqueda para encontrar lo que necesitas. Esto es exactamente lo que hago, y puedo encontrar lo que busco en Evernote en tan solo unos segundos… incluso con más de 26.000 notas en mi cuenta.

Hay muchas formas de buscar en Evernote. Simplemente necesitas saber cómo buscar correctamente y adquirir más fluidez en las técnicas de búsqueda, y podrás recuperar cualquier cosa. Si una palabra o frase está en alguna parte de Evernote (incluidos títulos de notas, títulos de libreta, el texto de la nota, en tus imágenes y documentos dentro de una nota o en el texto escrito a mano en una nota escaneada), la búsqueda de Evernote podrá encontrarla.

Incluso Michael Hyatt reconoce el poder de la búsqueda de Evernote cuando habla sobre el uso de las etiquetas. Dice:

“Resulta tentador etiquetar cada nota con varias etiquetas. Sin embargo, me quité esa costumbre cuando me di cuenta de que Evernote indexa cada palabra en cada nota. De modo que si tienes una gran cita sobre “propósito”, por ejemplo, no necesita etiquetar la nota con “propósito”, siempre y cuando la palabra aparezca en la nota. Esto solo añade más desorden. La clave es recordar que menos es más”.

Ventaja n.° 2: Un sistema organizativo basado en libretas hace que las cosas se puedan encontrar más fácil y rápidamente.

Cuando organices tu cuenta con libretas y pilas, dispondrás de agrupaciones naturales de tus datos, la mayoría de los cuales recordará tu cerebro (al igual que cuando tenía muchas carpetas físicas y sabías que las notas de la reunión estaban en una carpeta de proyecto particular). Y, a menudo, tu cerebro puede ver al instante la libreta que estás buscando cuando escaneas tu lista de libretas en la barra lateral izquierda, o escribes algunos caracteres en el campo de búsqueda de la libreta desde tu dispositivo móvil. Esto te da la opción de acceder directamente a tus datos porque tu cerebro sabe qué libreta contiene lo que estás buscando.

Un enfoque basado en libretas también te beneficia cuando navegas por Evernote con funciones avanzadas como “Ir a” que muestra una lista de notas y libretas a la que se pueden aplicar filtros con solo pulsar unas teclas, y la mayoría de las veces, te lleva directamente a la nota exacta que estás buscando.

Y, si cualquiera de estos enfoques te falla, la potencia total de la búsqueda de Evernote encontrará lo que buscas. Como la búsqueda es tan potente, es posible crear simplemente un sistema de libretas y pilas que tenga sentido para tu flujo de trabajo, empezar a añadir notas y confiar en la función de búsqueda para recuperar información.

Ventaja n.° 3: Utilizar libretas funciona igual en todas partes, en todos los dispositivos.

Independientemente del dispositivo que utilices para acceder a Evernote, tus notas, libretas y pilas aparecerán con la misma organización. No hay necesidad de preocuparse por no poder encontrar algo cuando cambies de tu teléfono a tu portátil, o viceversa.

Objeciones a un enfoque organizativo basado en las libretas

Michael Hyatt mencionó algunos problemas relacionados con el uso de las libretas en Evernote, y esas son las principales objeciones que escucho de las personas que actualmente utilizan un sistema basado en etiquetas.

Veámoslas una por una.

Objeción n.° 1: “Los libretas están limitados a 250 por cuenta personal. ¡Necesito más!”

La restricción de 250 libretas para las cuentas que no son Evernote Business es cierta, pero puedes hacer que 250 libretas te basten si gestionas de forma activa las libretas que utilizas. Eso significa que tendrás que revisar tu cuenta periódicamente y colapsar (o consolidar) las libretas que ya no utilizas activamente.

Si indiscutiblemente necesitas tener más libretas, puedes mejorar tu suscripción a Evernote: puedes tener 5.000 libretas con una cuenta de Evernote Business.

Las restricciones de tamaño en realidad son mejores, y con menos libretas podrás trabajar de manera más eficiente y dispondrás de un espacio intermedio para evitar cualquier problema relacionado con la sobrecarga digital.

Objeción n.° 2: “Las libretas se pueden apilar, pero no anidar. Necesito más niveles de organización”.

A todos nos han enseñado (a través del correo electrónico y la tecnología informática) que la forma correcta de organizar las cosas es utilizar jerarquías que tengan muchos niveles, pero no es necesariamente la mejor manera.

Si estás utilizando la función de búsqueda correctamente, no importa si puedes anidar tus notas y libretas.

La potencia de mi sistema de organización de Evernote es su sencillez y flexibilidad. Si preparas tus notas para realizar una búsqueda fructuosa (recuerda que las normas para fijar los nombres son la clave aquí), no importa dónde estén guardadas tus notas: podrás localizarlas.

Objeción n.° 3: “Una nota solo puede existir en una libreta a la vez. ¿Qué pasa si encaja en dos categorías diferentes?

Esta objeción se resuelve mejor cuando creas un flujo de trabajo adecuado que satisfaga tus necesidades sobre cómo quieres interactuar con tu información, en lugar de abordar cómo se organizan los datos en Evernote. Como he mencionado, abogo por organizar los datos en libretas y pilas. Si estás preparando tus notas para realizar que las búsquedas sean fructuosas y conoces bien la búsqueda de Evernote, puedes encontrar todo lo que necesitas en cualquier momento. No importa que una nota solo exista en una libreta.

Cuando tu flujo de trabajo es claro, puedes implementar funciones más avanzadas de Evernote, como  enlaces a las nota  (hipervínculos de una nota a otra) para crear una estructura dentro de tu cuenta y hacer referencia fácilmente a las notas que están relacionadas, pero que están guardadas en otras libretas.

Las etiquetas pueden ser útiles en circunstancias concretas

Quiero dejar claro que no estoy en contra de las etiquetas. Simplemente creo que se usan mejor en el diseño del flujo de trabajo que como la base del sistema organizativo de Evernote. Para la mayoría de las personas, se deben utilizar como una herramienta para encontrar cosas, en lugar de como una herramienta para organizar información.

Las etiquetas pueden resultar útiles como una función de búsqueda, por lo que recomiendo tratarlas como la guinda del pastel cuando estás configurando tu cuenta de Evernote (en lugar de usarlas como todo el pastel, como hace mucha gente).

Por ejemplo, a continuación se muestran algunos buenos casos de uso para las etiquetas:

  • Copiar o archivar libretas. Si gestionas tus libretas periódicamente (ver arriba), puedes utilizar las etiquetas para convertir tus Libretas en etiquetas cuando no las estés utilizando. Simplemente etiqueta todos los datos de esa Libreta y colócalos en una Libreta de archivo.
  • Extraer datos del “panel de control” de varias libretas. Por ejemplo, podrías tener una nota en cada libreta del cliente llamada “Informe de progreso para” y esta nota podría etiquetarse como “Reunión semanal”. Esto te permitiría obtener todos los informes de progreso de toda tu cuenta de Evernote en el caso de que quisieras revisar el estado de todos los proyectos de tus clientes durante una reunión semanal habitual.
  • Realizar el seguimiento del estado. Las etiquetas se utilizan principalmente cuando hay un número limitado de elementos que seguir. Por ejemplo, movimiento de algo de Activo a Pendiente, a Completado. Crear un conjunto estático de etiquetas para representar el proceso y luego actualizar la etiqueta a medida que la nota avanza a lo largo del proceso es un buen caso de uso para las etiquetas.
  • Usar aplicaciones de terceros. Evernote se integra a la perfección con miles de plataformas de terceros y muchas de esas aplicaciones utilizan el etiquetado como parte de sus integraciones. Por ejemplo, TaskClone utiliza etiquetas para compartir tareas desde Evernote directamente en su aplicación.

Usar libretas para que tu experiencia de Evernote sea más rápida, fácil y eficiente

Las etiquetas pueden ser una herramienta importante en el mundo de Evernote, pero en general, creo que basar la organización de Evernote en un sistema estructurado de libretas y pilas es una manera más sencilla y eficiente de poder extraer cualquier nota que necesites, desde cualquier dispositivo, en cualquier momento.

Si te interesa saber cómo organizo exactamente mi cuenta de Evernote con libretas y pilas (¡sin etiquetas!), echa un vistazo a mi  Guía de EverDone®. En ella, detallo mi sistema personal para utilizar notas, libretas y pilas para implementar la filosofía de productividad Getting Things Done de David Allen en Evernote. Es un sistema paso a paso enraizado en la perspectiva organizativa que he descrito en esta publicación.

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