En el Trabajo

Conservar el conocimiento del equipo en la Gig Economy

Conservar el conocimiento del equipo en la Gig Economy

Publicado por Pamela Rosen el 16 Noviembre 2017

Publicado por Pamela Rosen el 16 Noviembre 2017

¿Recuerdas que tus padres o abuelos trabajaban de lo mismo toda su vida? ¿O al menos se quedaban en la misma empresa? Aunque hoy en día esto parezca extraño a, hubo un momento en que no era extraño que una persona empezara a trabajar en una empresa y se jubilara en la misma empresa décadas después, con el omnipresente regalo de despedida de un reloj de oro. Los equipos de negocios funcionan de manera muy diferente en la actualidad. Los negocios van más rápido que nunca y la mano de obra está cambiando a un ritmo parecido. En el mundo empresarial estadounidense, hasta el 40 por ciento de los empleados ahora son contratistas. Un estudio reciente encargado por Upwork y Freelancer’s Union predicen que la mano de obra global estará compuesta por más del 50 por ciento de autónomos en diez años.

Incluso para los empleados “permanentes” a tiempo completo, el tiempo medio de permanencia en una empresa ha bajado a 4,2 años en 2016. Con tantos empleados yendo y viniendo, y una tendencia creciente a contratar a trabajadores remotos, a menudo resulta difícil para los equipos mantener la continuidad en proyectos, organizaciones y tiempo. Y lo que es todavía peor, algo vital se está perdiendo: el conocimiento institucional.

El significado de la memoria compartida para los equipos de negocios

No importa cuál sea el tamaño de tu negocio. Tanto si tienes cuatro o 400 empleados, y si llevan trabajando contigo unos meses o unos pocos años, todos constituyen una pieza del puzle que hace que los negocios sigan rindiendo. En las empresas de estilo antiguo, esas piezas del puzle se unían con el pegamento de la permanencia: personas que recuerdan lo que sucedió cuando probaste esa “idea nueva” hace seis años; que saben dónde se guardan los proyectos de la primavera pasada, qué sucedió cuando contratamos a esa agencia hace unos años, o cuál es la combinación de la instalación de almacenamiento. O incluso que tienes una instalación de almacenamiento.

Ahora, es más fácil que nunca olvidar el trabajo completado. La gente avanza, los autónomos guardan el trabajo en ordenadores que se borran cuando se van. Las empresas pierden la pista de grandes profesionales autónomos con los que les hubiera gustado seguir trabajando, pero cuya información de contacto se evaporó cuando el gerente que los contrató se fue de la empresa. Los equipos pueden perder el hilo de los proyectos en curso. Incluso es difícil mantener una marca y un mensaje consistentes si mucha gente trabaja en ello durante muchos años. La memoria compartida es el alma de cualquier empresa, pero la gig economy de la que todos dependemos para el éxito en tiempo real puede potencialmente impedirnos avanzar a todos. ¿Cómo podemos tener lo mejor de ambos mundos?

Evitando el caos

Conoce a Nicole Hanusek. Como propietaria de la boutique de diseño web con sede en San Francisco Smack Happy Designs, Nicole está muy familiarizada con los riesgos de perder el conocimiento institucional. Su modelo de negocio depende de un equipo remoto de empleados y diseñadores autónomos a los que puede recurrir cuando lo necesite. Contrató a los mejores profesionales que encontró, sin importar su ubicación física. Pero como todos los buenos diseñadores web saben, la organización lo es todo. Ella necesitaba que todos sus trabajadores estuvieran sincronizados desde el momento en que empezasen. Desde el precio hasta los gráficos y las líneas de tiempo, era crucial que todos los empleados de Smack Happy presentasen un mensaje unificado a cualquier cliente en cualquier momento, sin que se pudiesen producir malentendidos ni una falta de comunicación.

Nicole creó una serie de procesos de empresariales y plantillas en Evernote Business, a los que ella y cualquier miembro de su equipo pueden acceder desde cualquier lugar. Desde Evernote, no solo puede gestionar proyectos y compartir trabajo con clientes, sino que también puede mantener un registro actualizado de cada trabajo que realiza su empresa. Su equipo puede encontrar fácilmente todo lo que necesita con una búsqueda rápida o un conjunto de atajos, para que no tengan que preocuparse de perder el trabajo o el conocimiento compartido. Los empleados pueden ir y venir, pero su trabajo siempre permanece al alcance de Nicole, que es justo donde ella lo necesita.

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Evernote Business y la gig economy

La gig economy probablemente se quedará con nosotros. Así que a continuación mostramos algunos consejos para ayudarte a mantener tus registros y flujos de trabajo sin que se rompan.

  1. Guárdalo todo junto. Selecciona un lugar en el que guardar todo el trabajo de tu empresa, tanto pasado como en curso. Nunca guardarías tus colecciones de fotografías familiares en treinta cajas no relacionadas, entonces, ¿por qué lo harías con el conocimiento colectivo de tu equipo? En Evernote, cualquier documento, foto, grabación de audio o proyecto de cualquier momento de la historia de tu empresa nunca está a más de un par de clics de distancia. Si tu equipo trabaja en Google Drive, puedes incluir enlaces de Google directamente en Evernote para mantener los documentos del proyecto junto con tus notas. Evernote también se integra con Slack, por lo que capturar conversaciones y decisiones importantes en notas es aún más rápido y sencillo.
  2. Estandariza tus archivos. El viejo dicho sobre estar condenado a repetir la historia si no lo recordamos es especialmente cierto en los negocios. Sin un índice fiable y accesible, es posible que tú o tus empleados os encontréis volviendo a hacer el trabajo completado, o lanzando las mismas iniciativas que se probaron hace varios años. Una vez que tus archivos estén en Evernote Business, utiliza un conjunto consistente de libretas, etiquetas y normas de nomenclatura para hacer que tus archivos sean fáciles de navegar y entender, incluso para los compañeros de equipo que todavía no has contratado. Pero no te estreses por la perfección: la potente funcionalidad de búsqueda de Evernote encontrará cualquier palabra en un documento, de modo que incluso si una nota se etiqueta de forma incorrecta, igual podrás encontrarla al instante.
  3. Comparte con tu equipo Para aprovechar al máximo tu archivo de conocimiento, asegúrate de compartir notas relevantes con las personas que puedan necesitarlas. Tanto si eliges compartir notas con solo unos pocos miembros de tu equipo o publicar libretas con toda la empresa, tú eres quien controla cómo, cuándo y dónde compartirlas. Enlaza notas para crear una forma fácil de ir de un conjunto de información a otro. O crea un índice para indexar los contenidos de una libreta. Mientras la información esté en Evernote Business y compartida, el trabajo nunca se perderá en la confusión. Incluso si los empleados se van, seguirás teniendo acceso rápido y fácil a todo el trabajo que hicieron, en cualquier momento.

A medida que los empleados, contratistas y autónomos toquen el trabajo que haces, contribuyan a tu éxito y avancen, tu archivo crecerá y se volverá más complejo. Aunque es posible que tus compañeros de equipo no permanezcan en el mismo trabajo durante toda su vida, tu trabajo, procesos y memoria institucional se pueden mantener durante generaciones.

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