Ahorra tiempo documentando los procesos

Consejos e Historias

Ahorra tiempo documentando los procesos

Publicado por Evernote el 14 Agosto 2014

Publicado por Evernote el 14 Agosto 2014

Comentario

No importa el tamaño de tu empresa, ya sea una pequeña empresa o una corporación multinacional, es muy probable que  sigas una serie de procesos, que se repiten de forma periódica. Algunas de estas tareas podrían incluir la elaboración de informes, la presentación de gastos, la realización de pedidos de material de oficina o responder a los clientes, Evernote es el lugar perfecto para documentar tus procesos y mantener la consistencia.

Agiliza tu guión de respuesta a cliente y las preguntas frecuentes

¿Inicias las llamadas comerciales de un modo determinado o respondes siempre igual a las preguntas que recibes por correo electrónico? Crea una Libreta Compartida de Evernote Business para los guiones de ventas más comunes que utiliza tu equipo y añade una nota para cada una de las llamadas telefónicas. También puedes incluir en la libreta, plantillas de correo electrónico o preguntas frecuentes que tu equipo utiliza regularmente. Comparte esta libreta con cualquier persona que la necesite. Para un acceso aún más rápido, añádela a tus Atajos.

Crea instrucciones claras

Además de crear procesos estándares para la comunicación, también es importante documentar las tareas rutinarias de tu empresa. Crea una Libreta Compartida de Evernote Business que se llame “Procesos y Procedimientos” donde puedas documentar los pasos y flujos de trabajo. Evita posibles confusiones creando notas con listas de verificación que describan los pasos explícitos que los miembros del equipo deben seguir para completar cada proceso.

Utiliza el potencial de las imágenes para que te ayuden a ilustrar los elementos de tu lista de verificación. Poder mostrar a los miembros del equipo dónde deben hacer clic es mucho más fácil que explicárselo, algo que funciona muy bien cuando se utilizan flujos de trabajo basados en pantallas.

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Realiza capturas de pantalla de un flujo de trabajo con Skitch y márcalas con flechas, números y texto para mostrar cómo tu equipo puede completar paso a paso una tarea minuciosa  o cómo realizar un  trabajo importante.

A continuación, añade esta nota a tu Libreta “Procesos y Procedimientos”.

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Ideal para las empresas. Evernote permite además una mejor colaboración.

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