7 Consejos para colaborar de forma efectiva en tus proyectos

Consejos e Historias

7 Consejos para colaborar de forma efectiva en tus proyectos

Publicado por Evernote el 04 Junio 2015

Publicado por Evernote el 04 Junio 2015

Comentario

Tener una organización clara dentro de tu empresa es esencial para que la colaboración en equipo sea eficaz.

Los proyectos tienen muchas partes que no paran de cambiar, desde los plazos hasta las listas de verificación, notas, archivos y propuestas. Tener un lugar centralizado para tus proyectos garantiza que todos tengan la información actualizada y la posibilidad de consultar los documentos que se deben entregar, así como los plazos.

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En este artículo, aprenderás cómo hacer las siguientes cosas con Evernote:

* Crear una libreta de Evernote Business para tus proyectos

* Guardar contenido e investigaciones de tus proyectos

* Organizar libretas de forma eficaz

* Compartir información con clientes, proveedores y consultores

* Utilizar las etiquetas para realizar un seguimiento del progreso de tus proyectos

* Descargar una plantilla de ejemplo para la planificación de tus proyectos

* Simplificar tu trabajo con una integración de la aplicación de Evernote

  1. Crear una libreta de Evernote Business para tus proyectos

Cuando los proyectos de tu equipo tienen una ubicación centralizada en Evernote Business, todo el mundo puede acceder rápidamente a los recursos más actuales, desde cualquiera de sus dispositivos – computador, tableta o teléfono.

El primer paso para colaborar en Evernote Business, es crear una libreta de negocios para tu proyecto. Cuando configures la libreta, dale permisos de edición a todas las personas con las que vayas a compartir esta libreta, después  compártela con tu equipo.

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Anima a tu equipo a utilizar la libreta para aportar sus contenidos a tus proyectos y trabajos.

  1. Guardar contenidos de tus proyectos

Uno de los puntos de partida naturales para cualquier proyecto es la inspiración de tu equipo. Juntos, tus compañeros de trabajo pueden encontrar ideas en una sesión de trabajo en equipo y utilizarlas para formular una plan.

Evernote Business provee el lugar en donde todo el mundo puede consultar rápidamente todas las informaciones.

He aquí algunos ejemplos de los contenidos, que puedes guardar en tu espacio de trabajo de Evernote:

* Cronogramas de un proyecto

* Capturas web

* Artículos

* Fotografías

* Bosquejos de copias

* Hojas de cálculo de presupuestos

* Notas de reuniones con ítems de acción

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Durante las lluvias de ideas, captura las propuestas a medida que se desarrollan en las pizarras con la cámara de Evernote. Todas sus grandes ideas estarán guardadas en el mismo espacio que los detalles de tu proyecto.

  1. Métodos eficaces para organizar libretas

A continuación, te mostramos algunas formas efectivas para organizar tus libretas y su contenido para que todos puedan encontrar rápidamente lo que necesiten.

El propietario del proyecto debería:

  • Crear y administrar la libreta del proyecto
  • Elegir las normas para establecer los nombres de las notas
  • Añadir el contenido inicial que ellos ya han capturado

Pedir a todos los que vayan a contribuir en la libreta, que sigan las normas para establecer los nombres y facilitar la navegación.

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Para mantener un proyecto en un buen camino, añade una nota con una tabla de contenido que tenga toda la información del proyecto, para que todos puedan tener acceso a una visión detallada de la evolución de todas las partes.

  1. Compartir información con clientes, proveedores y consultores

Compartir libretas y notas en Evernote Business con personas externas a tu empresa es fácil. Comparte una libreta con los colaboradores externos, para que puedan modificar las notas, añadir actualizaciones a un proyecto y compartir nuevos diseños con tu equipo interno.

Cuando quieras que un socio o proveedor pueda ver una nota, pero no necesitas que añadan información, puedes compartir una sola nota por correo electrónico, o por medio de una URL. Si compartes la URL de una nota, el destinatario podrá ver la versión más reciente de esa nota en su navegador. Esto es especialmente útil si estás compartiendo contenido que el destinatario debe conocer, como la planificación de un proyecto o sus plazos.

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  1. Etiquetar tareas asignadas a los miembros del equipo

Además de compartir contenidos con tu equipo, también querrás hacer un seguimiento de quién es la persona responsable de determinadas partes de tu proyecto, qué elementos están en curso y cuáles se han completado.

Las etiquetas pueden ayudar a todos los miembros de tu equipo a tener más claro en qué está trabajando cada uno y también mantener al propietario del proyecto informado. Añade etiquetas a las notas individuales para mostrar quién es el responsable de las acciones concretas. Si hay más de un miembro del equipo que va a trabajar en las tareas de una nota, añade etiquetas para cada persona.

Las etiquetas también pueden ayudar a indicar el estado de cada nota. Por ejemplo, es posible que desees mostrar que una nota actualmente está incompleta y es urgente. Considera la posibilidad de añadir etiquetas para:

Estado – completo, incompleto, pendiente

Urgencia – urgente, no urgente, atrasado

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Pide a los miembros de tu equipo que actualicen las etiquetas a medida que hagan cambios o evolucione la tarea.

Evernote Business te ofrece varias formas de controlar todos los proyectos en curso que tiene tu equipo. Para ver qué proyecto debe priorizarse, crea  búsquedas guardadas para las combinaciones de etiquetas, como ‘asignado’ e ‘incompleto’. Después, arrastra tu búsqueda guardada hacia los  atajos de la barra lateral para acceder diariamente a ella de forma rápida.

* Arrastra las búsquedas guardadas que sean más importantes a los atajos para tener un acceso más rápido

* Añade recordatorios para alertar al equipo sobre las fechas de entrega y los plazos clave

  1. Descarga una plantilla de ejemplo para la planificación de tus proyectos

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  1. Simplifica tu trabajo con una integración de la aplicación de Evernote

Con nuestro Centro de aplicaciones de Evernote, tu equipo dispone de más formas de automatizar las tareas, colaborar, comunicarse y trabajar en equipo. Aquí te mostramos tres aplicaciones para que les eches un vistazo:

Con Smartsheet, envía notas de Evernote a Smartsheet para crear listas de tareas, colaborar en proyectos, o guardar tus ideas. Smartsheet es una herramienta de administración de trabajo, con una interfaz de hoja de cálculo. Su aspecto familiar hace que su uso sea sencillo y las funciones avanzadas como el intercambio de archivos, diagramas de Gantt y la automatización del trabajo, hacen de ésta una herramienta muy potente. Cerca de 50.000 organizaciones y millones de usuarios han elegido Smartsheet como su herramienta para colaborar y administrar proyectos.

Diponible para: Android, Android Tablet iPad, iPhone, Web

Azendoo es una aplicación colaborativa para la administración de tus tareas y proyectos, que te permite llevar tus notas de Evernote al centro de la colaboración para darle un impulso a tus trabajos y comunicarte de forma más intuitiva.

Diponible para: Android, Android Tablet iPad, iPhone, Web

LiveMinutes es el lugar en el que se guardan y desarrollan tus documentos y tus contenidos. Puedes crear notas, intercambiar y anotar documentos, chatear, o establecer llamadas con tu equipo; todo desde la comodidad de tu espacio de trabajo LiveMinutes. Es la herramienta perfecta para organizar tus proyectos y colaborar para desarrollar el contenido.

Disponible en: Evernote para Web

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Evernote Business

Ideal para las empresas. Evernote permite además una mejor colaboración.

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