Organizar tu información financiera en Evernote es muy sencillo.

Consejos e Historias

Organizar tu información financiera en Evernote es muy sencillo.

Publicado por Patricia Vidal el 17 Mayo 2016

Publicado por Patricia Vidal el 17 Mayo 2016

Comentario

Ordenar tus documentos financieros puede no ser la cosa más emocionante de su lista de tareas, pero puede hacerte la vida mucho más fácil. La buena noticia es que organizar y mantener tu información financiera en Evernote es muy sencillo. He aquí cómo yo lo hago.

Antes de empezar, asegúrate de hablar con tu asesor financiero para ver si tiene alguna recomendación específica para la organización o conservación de tus documentos.

Configura una estructura

Configura dos libretas para cada año calendario — una para los documentos relacionados con los impuestos y otra para los gastos. Pueden ser, “Impuestos del 2016” y “Gastos del 2016”. Puedes utilizar estas libretas para guardar tus registros financieros de todo el año.

Si tienes un administrador de gastos, o una herramienta de contabilidad como Mint, Quicken, Quickbooks or Xero, crea etiquetas para que coincidan con cada una de las categorías de gastos que has configurado — Automóvil, Comida, Médico, etc. Si no estás utilizando una herramienta de este tipo, trabaja con tu asesor de impuestos para que te ayude a crear categorías de gastos, que se adapten a tu situación financiera personal. Utiliza éstas etiquetas más adelante, a medida que incluyas cada uno de tus gastos.

También es probable que tengas categorías que se puedan aplicar para todos tus años, como lo son tus informes de crédito y tus comprobantes de pago. Crea libretas para cada una de estas categorías y guárdalas juntas, en lugar de separarlas por años.

Para mantener tu vida financiera organizada, crea una pila de libretas “Financiera”, a partir de estos conjuntos de libretas. Esto agrupará todo en un solo lugar, en tu lista de libretas. Para acceder fácilmente a ella, arrastra esta pila directamente a los atajos en la barra lateral. Arrastra las libretas individuales que utilizas con frecuencia, por ejemplo los gastos del 2016, directamente a los atajos.

Guarda documentos

Con tu estructura creada, es el momento de empezar a colocar todos tus documentos financieros en Evernote. Para los documentos en papel, como las facturas, las explicaciones de las coberturas, o los recibos, abre Evernote en tu dispositivo móvil para capturarlos. Titula cada nota con el nombre de un proveedor, coloca las etiquetas que estableciste con anterioridad para las categorías de gastos, y luego guárdala en tu libreta de gastos. Este es también un buen momento para visitar la página web de cada proveedor y solicitar la facturación, o los estados de cuenta electrónicos.

En cuanto a los documentos electrónicos, incluyendo las facturas, o los recibos electrónicos que hayas recibido por email, guardarlos en Evernote es fácil. Si tienes un PDF de una factura, o de un estado de cuentas, simplemente arrástralo a Evernote. Para los recibos, o los documentos en tu correo electrónico, reenvíalos directamente a Evernote y se crearán notas nuevas a partir de ellos. Una vez en Evernote, titula y etiqueta tus notas, a continuación, envíalas a tu libreta de gastos.

Para simplificar este proceso en el futuro, utiliza la herramienta “FileThis”, que encontrarás en el centro de aplicaciones para automatizar la recuperación de tus facturas y declaraciones digitales. Simplemente tienes que conectar “FileThis” a tus proveedores y a Evernote, y cuando los estados de cuenta y las facturas estén disponibles, “FileThis” las descargará y guardará automáticamente en Evernote. Personalmente esto me encanta, ya que no tengo que perder tiempo para visitar la página web de cada proveedor para descargar los estados de cuenta, éstos van automáticamente a mi libreta de gastos, sin que yo tenga que hacer ningún trabajo.

Administra tus documentos

Puesto que la mayor parte de tu información financiera se organizará por año, tendrás que hacer un poco de mantenimiento anual, para que tus documentos se mantengan organizados. Tal y como ya hemos mencionado, te recomendamos que crees dos libretas nuevas, una para los impuestos de cada año y otra para los gastos. Elimina las libretas del año anterior de los atajos y reemplázalas con atajos que lleven hacia las nuevas libretas que hayas creado.

Tus libretas del año anterior seguirán estando organizadas de manera segura en tu lista de libretas, por lo que si alguna vez tienes que encontrar un gasto, o hacer referencia a algo de lo que se encuentre allí, simplemente busca dentro de tu libreta por título, o por etiqueta para encontrar el gasto exacto que estás buscando.

Cuéntanos si este post te fue de utilidad, abajo en los comentarios.

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