Descubriendo tu Sistema Productivo Perfecto

Consejos e Historias

Descubriendo tu Sistema Productivo Perfecto

Publicado por Patricia Vidal el 28 Julio 2016

Publicado por Patricia Vidal el 28 Julio 2016

Comentario

A veces, los sistemas más simples son los mejores. Bryan Kramer, líder y estratega de social media, nos platica lo que descubrió mientras usaba Evernote para escribir su libro, Sharelogy.

 

shareology

Como Director General de PureMatter, una agencia de marketing digital con sede en San José, California. Bryan, todos los días ayuda a las marcas a entender la importancia de adoptar un tipo de interacción más humano #human2human. Pero mientras trabajaba en su libro, se dió cuenta de que sus conexiones con los datos, necesitaban esa misma sencillez y apertura. 

La escritura y la productividad

Conforme Bryan iba ensamblando Sharelogy, se vió frente a una avalancha de información — las búsquedas, los materiales de referencia y las entrevistas que conforman la base de su libro. Todo eso necesitaba ser administrado rápidamente, mientras él manejaba todos sus demás compromisos de negocio. 

“Necesitaba encontrar una forma de organizar todos mis pensamientos mientras escribía. Realicé más de 250 entrevistas para Shareology — y tenía muchas otras cosas sucediendo al mismo tiempo. No había forma de simplemente guardarlo todo en una lista de tarea”, recuerda Bryan.

Las cosas se salieron de control, cuando la investigación y la escritura comenzaron a interponerse ante sus compromisos. En esencia, el necesitaba parar  y evaluar su sistema.

“Necesitaba una manera de extraer toda esta información que llegaba a mí, para luego volver y ordenarla; y solo después de eso podría hacer una lista de tareas pendientes que se pudiera procesar. Necesitaba un lugar digital donde pudiera volcar mis ideas.”

Descubriendo el sistema perfecto

Bryan descubrió la belleza de la simplicidad con una configuración clásica de tres libretas, cuya idea surgió del flujo de trabajo de su correo electrónico.

Ese sistema se resume en esto:

  1. Bandeja de Entrada — Es el lugar diseñado para todo aquello que necesita ser procesado y enviado a su destino, bien sea el archivador (para tomar acciones), o la papelera (para ser borrado).
  2. Archivador — Todas las notas que se encuentran en este lugar, están aquí para siempre y se transforman en documentos, los cuales se pueden buscar.
  3. Papelera — Aquí se encuentra todo aquello que no necesita ser recordado

Cada dos días, Bryan revisa las etiquetas asignadas y mueve sus contenidos al archivo desde donde el puede buscarlos y clasificarlos de acuerdo a la acción que haya que tomar, con relación a los mismos

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Tus ideas donde deben estar

Antes de implementar este sistema, Bryan dejaba sus ideas en un borrador en su correo electrónico, o simplemente las olvidaba.

Pero ahora, Bryan confia en el Evernote Web Clipper y en la función Premium del envío de emails a Evernote, para canalizar información importante directamente a Evernote.

“No importa si me encuentro en una tienda, o viendo televisión, o hablando con alguien, tan pronto como una idea llega a mí, puedo ir a Evernote a hacer una nota acerca de ello —hacer un borrador, guardarla y seguir en lo que estaba haciendo. Luego, dos o tres días más adelante, cuando me encuentro escribiendo para mi blog, ya cuento con algunas cosas marcadas como ideas”, observa Bryan.

Ahora los marcadores de páginas, las ideas, y en genreal todo el contenido que él necesita, forman un gran registro central, clasificado en pequeños ítems, de los cuales se pueden tomar acciones según se necesite, utilizando las etiquetas.

Menos tiempo perdido

Las ideas guardadas para la posteridad, son importantes piezas de contenido, que Bryan necesita para tener éxito. Son aquellas ideas que son resucitadas de los correos electrónicos olvidados.

“Recupere varias centenas de ideas en el último año — ideas que se convirtieron en una especie de producción creativa y que luego se convirtieron en un blog, en un capítulo de un libro, en una acción, o en una idea de producto”, dijo Bryan

Recomendaciones 

“Asegúrate que Evernote esté integrado en todos tus dispositivos, luego ve a tus libretas y a tus etiquetas y configúralas de la forma que mejor funcionen para ti. Si no haces estos dos pasos, probablemente no vas a tener mucho éxito. Simplemente estarás tomando tu desorden y llevándolo a otro lugar.” 

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