Astuces et témoignages

L’organisation pour les bureaux des petites entreprises

L'organisation pour les bureaux des petites entreprises

Posté par Pamela Rosen le 13 Février 2017

Posté par Pamela Rosen le 13 Février 2017

C’est quelque chose que je vois à chaque fois que j’entre dans le bureau de mon comptable. Des piles de papiers sur la fontaine à eau. Des dossiers d’impôts sur toutes les étagères. Des jouets pour chien entassés dans un coin. Le numéro de Better Homes and Gardens d’août 2005 posé sur la table. Des réminiscences personnelles (Est-ce que c’est… une photo de remise de diplôme datant de 1986 ?) qui ornent les murs et les tables. Des taches sur le tapis, souvenirs du passage d’un bébé il y a quelques années. Mon comptable occupe le même bureau de trois personnes depuis des années. Y entrer, c’est revenir avec nostalgie des années en arrière, dans un espace confortable, un peu vieillot et totalement inefficace. C’est à ce bureau que j’ai pensé lors de ma discussion avec Connie Anderson, une Organisatrice professionnelle certifiée qui aide les petites entreprises comme celle-ci à s’organiser et à reprendre le contrôle de leur environnement.

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Connie Anderson, CPO

Connie intervient pour leur offrir de nouvelles bases. Son plan d’attaque est toujours le même : elle commence par ce qu’elle appelle le « poste de commande », c’est-à-dire le bureau du gérant. À partir de là, elle reconstruit un espace qui donne envie aux employés de venir travailler tous les jours.

« Ils savent qu’ils ne sont pas à 100 % de leurs capacités et qu’il y a trop d’objets dépassés qui les empêchent de voir ce qui est important », explique-t-elle. « Les gérants sont tellement occupés à maintenir l’entreprise à flot qu’ils ne se rendent pas compte de la situation. Ils en prennent généralement conscience lorsqu’ils sont en retard dans leur facturation, qu’ils ne trouvent plus les documents fiscaux dont ils ont besoin, qu’ils ne se souviennent pas des personnes à qui ils ont envoyé des factures et qui est retard dans les paiements. Le gérant panique lorsqu’il ne sait plus où se trouve chaque chose. »

Lorsque l’espace est encombré, il est impossible d’être efficace. On ne trouve plus ce dont on a besoin.

« On vide totalement le bureau », explique Connie. « On nettoie toutes les taches de café et on fait la poussière. Je demande au gérant de s’asseoir, de prendre une grande inspiration et je lui demande : « Comment voulez-vous vous sentir à votre bureau ? Quelle image voulez-vous transmettre aux clients et aux collègues qui y entrent ? ». Elle reconnaît que c’est un processus qui suscite souvent des émotions chez nombre de ses clients. Elle évoque le célèbre film 35 heures, c’est déjà trop, dans lequel un employé s’accroche à une agrafeuse rouge alors que l’environnement qui lui est familier s’écroule. « Les gens se reconnaissent dans cette scène », dit-elle en rigolant. « Ils apportent au bureau des choses qui leur rappellent que leur vie ne se résume pas au travail : des créations de leurs enfants, des diplômes et des prix qu’ils ont reçus il y a longtemps, une plante qui symbolise l’extérieur et des cadeaux reçus lors de conférences et de salons, des sacs remplis de choses auxquelles ils n’ont jamais prêté attention. »

Connie précise que toutes ces babioles ont une signification plus profonde. « Si les gens ont tant besoin de se rappeler la vie en dehors du travail, c’est parce qu’ils n’ont pas suffisamment l’occasion d’en profiter. L’objectif de l’organisation des bureaux est de leur permettre de reprendre le contrôle de leur vie au lieu de regarder des photos et de l’imaginer. »

Elle s’empresse de rassurer ses clients : elle n’est pas là pour jeter tous leurs souvenirs, mais pour les aider à trouver les objets qui ont une réelle signification pour eux. « La semaine dernière, j’ai rencontré une cliente qui avait un distributeur de scotch en forme de verre de martini et un autre en forme d’escarpin à talon aiguille. Pourquoi a-t-elle besoin de deux distributeurs ? ». Toutefois, Connie n’exclut pas la possibilité de changer d’objet tous les mois. « Mais lorsque les choses s’accumulent, elles n’inspirent plus et perdent leur capacité à vous redonner de l’énergie », déclare-t-elle. « Il peut aussi s’agir du type de stylo que vous utilisez. Est-il confortable ? Aimez-vous sa couleur ? Même les fournitures de bureau les plus simples peuvent susciter des émotions. »

Que faire des papiers quand on passe au tout numérique ?

Connie aide ses clients à passer à un environnement numérique et leur présente des options pour stocker à l’extérieur les papiers et les dossiers peu consultés ou conservés à des fins d’archivage. Mais d’abord, il faut se débarrasser des papiers devenus inutiles. « On recycle et on déchiquette des papiers qui encombrent les armoires de classement », poursuit-elle. « On vérifie que les dossiers sont clairement identifiés et on fait le point sur la gestion de la paperasse avec toute l’équipe pour que les choses restent sous contrôle . »

Comme chacun a un avis différent sur la question, demander à tout le monde de se mettre d’accord sur un environnement peut être difficile. Pour Connie, les méthodes de travail des différentes générations représentent un véritable défi. « La génération Y est habituée à travailler dans une atmosphère épurée et minimaliste », explique-t-elle. « Et c’est très bien. Certaines personnes sont très attachées au papier et d’autres ont grandi avec la technologie. Il n’existe pas une bonne façon de s’organiser. » Connie ajoute que chaque employé doit se demander si sa façon de travailler renvoie l’impression qu’il souhaite donner. « Les plus jeunes ont l’habitude d’utiliser des appareils électroniques. Ils n’ont pas besoin de poser des images sur leur bureau ou de coller des post-it sur les murs. Tout se trouve dans leurs smartphones et autres appareils électroniques. Si vos systèmes basés sur les dossiers et les papiers entravent votre productivité ou révèlent votre âge, c’est qu’il est peut-être temps de passer à autre chose. »

Connie comprend bien sûr que certaines personnes travaillent mieux avec des repères visuels et du papier. « C’est quand leur bureau est noyé sous une pile de post-it vieux de neuf mois que cela devient problématique. Il est impossible d’être efficace quand il y a trop de désordre, car on ne trouve plus ce dont on a besoin. »

Organisation et négociation

Que signifie être organisé ? C’est une question à laquelle les équipes commerciales tentent de répondre avec Connie et qui donne lieu à une discussion aux multiples dimensions. Dans ce processus, Connie fait office de coach et de modératrice pour réunir les différents groupes dans une unité cohésive. « Nous devons comprendre le style d’organisation de chacun », dit-elle. « Nous devons tenir compte des difficultés d’apprentissage que peuvent avoir certaines personnes et que leurs collègues ignorent. Chaque membre de l’équipe doit comprendre que l’organisation est indispensable à la productivité de l’équipe. C’est la première étape. » Aider les équipes à s’organiser est toujours une expérience riche en émotions. La négociation joue un rôle important dans la création d’un front d’organisation uni et souvent, il faut changer ses habitudes. » Connie aide chaque membre à trouver des solutions et des systèmes adaptés aux nouveaux processus d’organisation de l’équipe. Elle explique également aux employés qu’il est important d’apprécier les efforts déployés pour préserver cette organisation. « Chaque jour, nous produisons quelque chose », rappelle-t-elle à ses clients. « L’organisation est sans fin. C’est pourquoi il faut mettre en place en système. »

Pour elle, la clé est de travailler ensemble à la création et au maintien de systèmes de bureau efficaces qui fonctionnent avec tous les styles. La discussion permet aux clients de Connie de se mettre d’accord sur une solution qui fonctionne pour chaque bureau. « En général, on ne discute pas des styles d’organisation au travail. Alors quand les clients me rencontrent, c’est souvent la première fois qu’ils réfléchissent à la façon dont ils pourraient améliorer leur efficacité au lieu d’entendre « c’est comme ça que ça marche, ici ». Je propose plusieurs solutions pour les faire réfléchir. Toutes mes idées ne conviennent pas, mais elles peuvent les inspirer et je considère qu’il s’agit d’une bonne solution d’organisation. »

Avoir un bureau à domicile professionnel

Souvent, les petites entreprises ne sont constituées que d’une seule personne qui travaille chez elle. L’organisation d’un bureau à domicile est aussi importante que la mise en place d’un bureau traditionnel. Ce n’est pas parce que les clients et les employés ne voient pas le désordre que cela n’affecte pas la productivité. « Après un certain temps, on ne voit plus son propre désordre », reconnaît Connie. « Et quand on travaille chez soi, il est facile d’accumuler les objets personnels. C’est dans le bureau qu’on stocke du linge, des photos et tout un tas d’objets pêle-mêle. » Faire intervenir une organisatrice professionnelle comme Connie peut vous apporter un regard neuf. « Je crois qu’un organisateur sommeille en chacun de nous. Mon travail, c’est de le réveiller en vous demandant de réfléchir à ce que l’organisation signifie pour vous. »

L’organisation d’un bureau à domicile est aussi un moment d’émotion. Connie aide ses clients à visualiser les avantages de l’organisation pour leur faire comprendre son importance. « Qu’y a-t-il de l’autre côté ? », leur demande-t-elle. Autrement dit : « Qu’obtiendrez-vous si vous prenez des mesures pour rester organisé ? Aurez-vous plus de temps pour vous adonner à des loisirs ou pour inviter des amis ? Que voulez-vous ressentir quand vous ouvrez la porte ? ». Réfléchir à toutes ces choses permet de comprendre que l’organisation est non seulement nécessaire à la productivité, mais aussi au bien-être de l’entrepreneur.

« Je cite tout le temps Kacy Paide, qui a écrit The Inspired Office », confie Connie. « Respectez votre espace. Si vous ne le faites pas, personne d’autre ne le fera. »


Connie Anderson est membre de la  National Association of Professional Organizers, une association qui met les clients en relation avec des organisateurs aux États-Unis. Des organisations similaires existent dans le monde entier. Sur le site www.organisemyhouse.com/need-help/, vous trouverez une liste d’associations qui peuvent vous aider à trouver un organisateur au Royaume-Uni, au Canada, en Australie, en Nouvelle-Zélande, aux Pays-Bas et en Allemagne.

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