Astuces et témoignages

Les trucs et astuces de la communauté Evernote

Les trucs et astuces de la communauté Evernote

Posté par Pamela Rosen le 11 Mai 2017

Posté par Pamela Rosen le 11 Mai 2017

Les fans d’Evernote sont des gens passionnés. Vladimir Campos, un adepte d’Evernote vivant au Brésil, a même décidé de faire de sa passion pour l’organisation des notes un métier à temps complet. En tant que Consultant Evernote certifié, il aide les entrepreneurs à se défaire du papier. En outre, il possède une chaîne YouTube populaire dans laquelle il dévoile des astuces Evernote au public. Il a également un podcast hebdomadaire sur le thème d’Evernote appelé An Elephant’s Journal et a écrit Organizando a vida com o Evernote (Organiser votre vie avec Evernote), un best-seller au Brésil.

Faites les choses simplement

Les passionnés d’Evernote de longue date connaîtront sans doute certains des conseils qu’il prodigue à ses lecteurs et à ses auditeurs, mais pour ceux qui découvrent l’application, les recommandations de Vladimir sont des révélations. L’une de ses préférées est de mettre en place une convention de nommage simple pour se souvenir plus facilement des carnets de notes vers lesquels transférer des emails. « Je peux envoyer un email directement vers un carnet de notes, mais je dois me souvenir du nom de ce dernier », explique-t-il. « Je donne donc des noms aussi courts que possible aux carnets de notes, en un mot si possible. C’est particulièrement efficace pour les entreprises, où de nombreuses personnes envoient des informations dans les mêmes carnets. Je donne des titres comme Santé, Clients, Public, etc. Finalement, je n’ai pas à me souvenir de nombreux noms de carnets de notes. »

Découvrez comment envoyer des emails vers des carnets de notes spécifiques dans Evernote →

En route vers la dématérialisation

Vladimir a mis au point une stratégie très simple pour développer son entreprise : partager gratuitement ses connaissances. Ce modèle, qui est à la base de ses podcasts et vidéos, lui permet de se faire embaucher en tant que consultant par des entreprises et de booster les ventes de son livre.

« Les entreprises font appel à moi lorsqu’elles se rendent compte qu’elles ne trouvent plus ce dont elles ont besoin et que les choses ne fonctionnent pas », raconte Vladimir. « Souvent, le plus difficile pour les entreprises est de prendre conscience qu’elles ont besoin d’aide ». Lorsqu’il commence à travailler avec un client, il cherche le meilleur moyen d’intégrer Evernote au workflow de l’entreprise. Si elle n’en a pas, il crée un workflow avec son client. « Je laisse les clients faire la majeure partie du travail, car ils doivent apprendre à se débrouiller seuls », explique-t-il. Pendant qu’il travaille avec la direction, il veille à ce que tous les membres de l’équipe suivent son cours en ligne, Evernote pour les débutants. L’objectif est d’aider les équipes à travailler avec le moins de papiers possible.

DSCF6253-e1493332607173

« Je n’ai rien contre le papier », s’empresse-t-il de préciser. « Mais il est plus difficile d’y retrouver des informations. Stocker les documents de manière électronique est beaucoup plus simple et permet de faire des recherches où que nous soyons. C’est ce que j’enseigne à mes clients. »

« JE N’AI RIEN CONTRE LE PAPIER. MAIS IL EST PLUS DIFFICILE D’Y RETROUVER DES INFORMATIONS. » —VLADIMIR CAMPOS

Organisez-vous avec des étiquettes

Avant l’arrivée de Vladimir, les entreprises passent souvent beaucoup de temps à répéter des tâches inutilement et à se perdre dans les papiers. « Si vous avez plusieurs appels pour un même client, et que celui-ci parle à différents employés, il est parfois difficile de trouver des traces des précédents appels. Souvent, les informations sont dispersées. Si vous avez un carnet de notes partagé et que tout le monde l’utilise, chacun peut voir les informations et reprendre là où les choses se sont arrêtées la dernière fois. » Vladimir décrit un scénario dans lequel chaque client a un carnet de notes et où tous les employés qui ont affaire à ce client enrichissent ce carnet. « Mettez en place un simple système d’étiquettes. Après chaque contact, ajoutez une étiquette au carnet pour indiquer le stade du processus de vente de chaque client », poursuit-il. « De cette façon, tout le monde est au courant de ce qui se passe ». Vladimir remarque que nombre de ses clients sont étonnés de pouvoir trouver rapidement le document dont ils ont besoin alors que leur nouveau système compte plus de 10 000 éléments.

Créez une structure d’étiquetage adaptée à votre entreprise →

Les clés d’une recherche précise

Bien que ses clients découvrent souvent Evernote, Vladimir utilise parfois son blog et son podcast pour parler de fonctionnalités Evernote avancées. Son astuce favorite : utiliser la syntaxe de recherche. « Ce sont des mots que vous pouvez utiliser pour créer une recherche plus puissante en combinant différents besoins, s’enthousiasme Vladimir. Et si vous voulez exclure certains éléments comme des étiquettes, il vous suffit d’utiliser le symbole moins (-) ».

Vladimir utilise des formules de syntaxe qui ressemblent à celle-ci : notebook:Santé -tag:rdv. Cette formule permet d’ouvrir toutes les notes du carnet nommées « Santé », à l’exception de celles qui comportent l’étiquette « rdv ». Elle trie les notes pour vous et vous aide à trouver rapidement ce que vous cherchez. « Cette syntaxe ne se limite pas à deux éléments, comme dans cet exemple », précise Vladimir. « Ce qui est génial, c’est que vous pouvez combiner autant de paramètres que vous le souhaitez. »

Vladimir utilise des variantes de cette formule au quotidien. « Une fois que vous avez défini une syntaxe de recherche, vous pouvez l’enregistrer dans vos raccourcis et la réutiliser », déclare-t-il. « Par exemple, comme je voyage beaucoup, j’ai configuré une règle dans Gmail pour envoyer automatiquement les emails ayant un rapport avec les voyages vers mon carnet de notes par défaut, intitulé « Archive ». Dans Evernote, j’ai enregistré une recherche pour le mot « ticket » dans le carnet de notes Archive, en excluant l’étiquette « terminé » : notebook:Archive -tag:terminé. J’utilise le signe moins pour exclure le mot « terminé » de mes recherches et ne pas voir les voyages que j’ai déjà faits. Cette formule ouvre les notes relatives aux futurs voyages en un seul clic. » Lorsque Vladimir rentre de voyage, il ajoute l’étiquette « terminé » aux notes pour pouvoir inclure ou exclure les voyages déjà effectués de ses futures recherches.

En savoir plus sur la syntaxe de recherche avancée d’Evernote →

Pour pouvoir créer suffisamment de contenu pour son blog, son livre, son podcast et ses ateliers en live, de plus en plus populaires, Vladimir doit toujours avoir de nouvelles idées. Il explique qu’elles lui viennent au quotidien, lorsqu’il résout les problèmes de productivité de ses clients ou qu’il fait la promotion de son travail. Il dit souvent que pour prospérer, une entreprise doit être capable de changer. C’est pourquoi il cherche désormais à approfondir ses connaissances sur le comportement humain et l’apprentissage machine. Mieux il maîtrisera le sujet, plus il pourra en apprendre aux autres. Une chose est sûre, Evernote sera au cœur de toutes ses activités, des nouvelles éditions de son livre, de ses podcasts et de son calendrier qui compte de plus en plus de dates d’ateliers en live.

Premium

Evernote Premium

Des produits pour améliorer votre quotidien et vous aider à mieux travailler.

Passer à Premium
Lisez plus témoignages d'utilisateurs dans 'Astuces et témoignages'

Les commentaires sont fermés.