Astuces et témoignages

Francesco D’Alessio parle de la productivité pour le monde réel

Francesco D'Alessio parle de la productivité pour le monde réel

Posté par Pamela Rosen le 09 Juin 2017

Posté par Pamela Rosen le 09 Juin 2017

Il est fort possible que vous connaissiez déjà Francesco D’Alessio. Sur sa chaîne YouTube, il partage des astuces Evernote basiques et avancées dans de courtes vidéos de 6 à 12 minutes. Joshua Zerkel, Directeur de la communauté internationale et de la formation chez Evernote, a récemment rencontré Francesco à Londres à l’occasion d’un événement Facebook Live pour discuter de la productivité personnelle et professionnelle.

Francesco a découvert Evernote sur son iPod Touch alors qu’il n’avait que 15 ans et a trouvé l’application géniale. Inspiré, il a lu Getting Things Done et a commencé à suivre les principes de gestion du temps du livre pour l’école. « J’essayais de ne pas garder trop de choses dans ma tête. J’ai remarqué que les devoirs devenaient plus faciles. » Au départ, il utilisait Evernote uniquement pour les cours, mais aujourd’hui, il l’appelle son « hub ». Maintenant jeune diplômé, Francesco est également un expert Evernote certifié et compte des clients virtuels dans le monde entier.

Structurer une vie professionnelle désorganisée

« Je n’ai pas une vie professionnelle traditionnelle », explique Francesco. « Je travaille chez moi, dans un café ou dans n’importe quel lieu, mais pas dans un bureau traditionnel. » Francesco aide les petites entreprises, principalement les start-ups, à gagner en productivité. « Je m’en sors plutôt bien », confie-t-il à Josh. « J’ai une routine structurée. Je travaille avec des entreprises asiatiques le matin et des sociétés américaines l’après-midi. » Le lieu dépend également du type de travail à effectuer. « Les cafés peuvent être une source de distraction », poursuit-il, « mais si je m’occupe de tâches administratives, ils conviennent parfaitement. Les tâches qui prennent entre cinq et dix minutes sont idéales pour les cafés. Mais si je travaille sur du contenu ou toute autre tâche nécessitant de la concentration et que j’ai besoin de silence, je travaille chez moi. »

Lorsque l’on travaille seul et à distance avec des équipes internationales, il est nécessaire de mettre en place une stratégie pour rester productif. Francesco a conscience que nous avons différents niveaux d’énergie au cours de la journée. Il base donc son planning sur ces niveaux, qu’il divise en plusieurs états : proactif, actif et inactif. Lorsque son niveau d’énergie est au plus haut, son travail est proactif. Lorsqu’il effectue des tâches qui nécessitent de la concentration chez lui, il essaye de faire abstraction de son téléphone. « Je le pose à l’autre bout de la pièce et je désactive les notifications pour la journée », explique-t-il. Francesco désactive également les notifications des réseaux sociaux pour ne pas être dérangé. C’est ce qu’il appelle l’état inactif. Lorsqu’il travaille sur un projet en équipe, il est actif. Baliser son travail à l’aide de ces états d’énergie lui permet de rester concentré et d’adapter rapidement sa charge de travail à son humeur.

Astuce de pro : utilisez les étiquettes Evernote pour classer votre travail en fonction des niveaux d’énergie et de l’attention qu’il nécessite. Vous pourrez ainsi réaliser le travail qui correspond à vos niveaux d’énergie tout au long de la journée.

Organiser son travail et sa vie dans Evernote

Pour rester organisé avec ses clients et ses projets professionnels, il utilise quatre piles principales intitulées Projets, Domaines, Ressources et Archives. « Lorsque des choses me passent par la tête, j’utilise un carnet de notes séparé que j’ai appelé Boîte de réception. Je peux y mettre tout ce que je veux conserver pour plus tard. C’est également idéal pour les emails », ajoute-t-il. « Lorsque je souhaite enregistrer des emails, je les transfère dans le carnet Boîte de réception. C’est un peu comme un centre de coordination qui vous permet de trier vos documents plus tard. »

L’application Todoist,, qui s’intègre à Evernote, permet de trier tous les documents entrants. Bien qu’il soit possible de trier votre boîte de réception sans cet outil, Francesco préfère connecter les deux applications. « Dans Todoist, j’ai un rappel qui m’indique que je dois vider ma boîte de réception Evernote », explique-t-il à Josh. « Lorsqu’il s’affiche, je range chaque élément enregistré au bon endroit. S’il y a une tâche que je dois réaliser immédiatement, je le note dans Todoist. Si j’ai besoin d’un rappel, je le mets dans Evernote. » Francesco est fan du Web Clipper et capture entre cinq et dix éléments par jour. Avec sa méthode basée sur Todoist, il ne lui faut que quelques minutes pour classer ses captures.

Astuce de pro : conservez un carnet de notes intitulé « Boîte de réception » en haut de vos raccourcis Evernote. Une fois par semaine, consultez-le et rangez les éléments dans les bons dossiers pour une organisation simplifiée. Vous n’avez pas besoin d’un gestionnaire de tâches séparé pour le faire, mais certaines personnes préfèrent en avoir un.

Aider les équipes à rester sur la même longueur d’onde

Francesco aide les entreprises à gérer leurs équipes. Il conseille d’utiliser l’intégration d’Evernote avec Google Drive pour partager des documents. « Les petites entreprises veulent se développer. Il est donc important qu’elles soient organisées » explique-t-il. « À l’université, comme nous ne pouvions pas passer des heures à chercher les choses, nous avions créé un hub de données que nous pouvions exploiter en cas de besoin. » Il applique le même principe à l’entreprise. « Parfois, on trouve les mêmes informations à différents endroits, mais personne n’arrive à mettre la main dessus. Si votre équipe place les documents volumineux, comme des feuilles de calcul, de Google Drive dans Evernote, tous les membres de l’équipe peuvent les trouver depuis n’importe quel endroit. »

Astuce de pro : ajoutez des liens Google Drive vers vos notes. Créez des documents, des présentations et des feuilles de calcul dans Google Drive, et enregistrez les liens avec les notes ou idées pertinentes dans Evernote. Votre équipe pourra trouver beaucoup plus facilement les documents Google Drive.

Utiliser Evernote comme calendrier

Bien qu’il soit expert d’Evernote, Francesco apprend toujours de nouvelles choses. Il a récemment découvert comment utiliser un calendrier dans Evernote et a fait une vidéo YouTube pour partager cette découverte. « Je l’ai fait avec des tableaux », déclare-t-il. « J’ai créé quatre lignes et j’utilise la touche Tab pour en ajouter. Ce n’est pas compliqué. Si vous gérez de nombreux projets, ça peut vous être très utile. »

Par exemple, le calendrier de Francesco comprend la date, le contenu à créer (comme une vidéo), le titre, le statut et des notes. « Je peux faire défiler vers le haut et voir à l’avance tous les éléments à venir », conclut-il. Tous les membres de l’équipe peuvent également le voir, ce qui leur permet de connaître les délais et de rester en contact.

Astuce de pro : rendez les carnets de notes que vous utilisez partout, comme le calendrier, disponibles hors connexion. Vous pourrez ainsi créer et voir les notifications et les carnets de notes lors de vos déplacements.

L’équilibre vie professionnelle-vie privée, un sujet délicat

En passant du statut d’étudiant à celui de travailleur, Francesco a découvert ce que de nombreux actifs savent depuis des années : il est presque impossible d’atteindre l’équilibre vie professionnelle-vie privée. Francesco préfère parler d’un « mélange » vie professionnelle-vie privée, un concept plus adapté à cette période de sa vie. Il remarque que de nombreux travailleurs adoptent la même approche pour maintenir un équilibre sain dans cette ère marquée par la connexion permanente à la technologie et l’avalanche d’informations. Étant donné que seules les équipes en bonne santé peuvent être productives, Francesco étudie cette question, pour ses clients comme pour lui-même.

« J’ai rencontré des créateurs d’entreprise à Barcelone, et tous m’ont dit la même chose », explique Francesco, songeur. « En tant que jeune à peine sorti de l’université, je dois continuer à travailler pour atteindre mon objectif. J’ai eu du mal à terminer mes journées de travail. Le livre The Danish Art of Living Well  m’est d’une grande aide. Je me suis mis à la méditation et j’y vois beaucoup plus clair. »

Bien qu’il semble paradoxal d’utiliser les applications pour nous libérer des technologies et retrouver notre vraie nature, force est de constater que nous vivons dans un monde incapable de fonctionner sans elles. Les applications qui vous aident à gagner en productivité, à y voir plus clair, et à organiser votre travail et votre vie peuvent vous aider à libérer du temps pour vous rapprocher de l’insaisissable symbiose vie professionnelle-vie privée. Aider les autres personnes, ainsi que lui-même, à y parvenir est devenu le travail et la passion de Francesco D’Alessio.

En tant qu’utilisateur Evernote, vous faites partie d’une communauté internationale. Faites part de vos connaissances sur Evernote et communiquez votre passion avec des personnes qui partagent les mêmes idées en rejoignant les programmes de la Communauté Evernote. Participez dès aujourd’hui !

Premium

Evernote Premium

Des produits pour améliorer votre quotidien et vous aider à mieux travailler.

Passer à Premium
Lisez plus témoignages d'utilisateurs dans 'Astuces et témoignages'

Les commentaires sont fermés.