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Evernote : le moteur de productivité des freelances

Evernote : le moteur de productivité des freelances

Posté par Taylor Pipes le 05 Décembre 2017

Posté par Taylor Pipes le 05 Décembre 2017

Flexibilité, liberté, engagement, respect, revenus et équilibre vie professionnelle – vie privée sont quelques-uns des facteurs qui ont favorisé le développement du travail freelance.

Aujourd’hui, plus de 11 millions de personnes en Europe s’identifient comme des travailleurs freelance. Un nombre qui devrait augmenter dans les années à venir. Toutes sortes de professions sont représentées : designers, spécialistes marketing, analystes, rédacteurs… On estime que d’ici 2027, il y aura plus de freelances que tout autre statut.

Pour de nombreux freelances, Evernote est un outil de choix pour la gestion de la charge de travail.

Découvrez comment Evernote peut vous accompagner à chaque étape de votre aventure de freelance.

Gagnez en productivité en vous organisant

Pour mettre toutes les chances de votre côté, commencez à vous organiser avant même de travailler avec un client ou de vous lancer dans un projet. Il n’existe pas de bonne ou de mauvaise façon de mettre en place votre système dans Evernote, mais choisir une méthode et s’y tenir permet de simplifier les flux de travail.

Créez un carnet de notes pour chaque client dans lequel vous conserverez l’ensemble des notes, emails, documents, photos et fichiers audio. Pour aller plus loin, faites des piles de carnets de notes, qui sont des collections de carnets de notes. Par exemple, vous pouvez conserver tous les brouillons dans un carnet de notes, les travaux finis et approuvés dans un autre carnet et les factures et chèques dans un autre. Avec les piles, vous saurez toujours où trouver ce que vous cherchez. Vous pouvez même faire des recherches dans un carnet de notes spécifique et trouver plus rapidement ce dont vous avez besoin.

Vous pouvez également utiliser des étiquettes. Lorsque vous trouvez un nouveau client, attribuez des étiquettes à chaque contenu associé à ce client. Votre méthode dépendra de la façon dont vous utilisez Evernote, mais voici quelques idées :

  • Utilisez des étiquettes pour identifier les contacts et collaborateurs clés du projet. Affectez chaque personne au nom du projet pour les retrouver rapidement lorsque vous aurez besoin des notes correspondantes.
  • Conservez toutes vos idées dans Evernote. Ne laissez pas filer vos idées lorsqu’elles se présentent ! Lorsque vous êtes inspiré, enregistrez des idées, des photos, des fichiers audio ou des images numérisées dans Evernote et attribuez-leur l’étiquette « idées » pour les retrouver plus tard. Qui sait, votre prochaine idée sera peut-être le début d’un grand projet.

Les freelances aussi peuvent avoir des assistants virtuels

De nombreuses personnes voient Evernote comme un simple espace de prise de notes, mais pour les freelances, l’application a bien plus à offrir. Lorsqu’on est à son compte, on décide de tout, alors pourquoi se priver d’aide ? Evernote peut faire office de service de rappel, d’assistant de recherche, d’usine à idées et de centre de communication et de partage. Vous pouvez même y conserver vos documents fiscaux. Voici quelques conseils pour simplifier votre quotidien de freelance avec Evernote.

  • Ne laissez rien passer entre les mailles du filet. Ajoutez des rappels avec des dates d’échéance pour réaliser un suivi des étapes et livrables de vos projets. Vous trouverez les rappels dans une liste de tâches épinglée en haut de votre liste de notes. Libre à vous de les trier, de les annoter ou de les marquer comme terminés au fur et à mesure que vous avancez dans votre projet. De cette façon, vous savez toujours où vous en êtes. Vous pouvez configurer des alertes par email que vous recevrez lorsque chaque élément de votre liste de rappels arrivera à échéance.
  • Créez un répertoire de recherches. Avec l’aide du Web Clipper, transférez instantanément vos recherches Internet dans Evernote. Vous pouvez envoyer vos captures directement dans une note pour compléter vos projets ou capturer votre travail publié pour étoffer votre portfolio.
  • Gérez la communication. Ne laissez pas les emails se perdre dans la masse. Transférez-les directement vers Evernote. En envoyant vos emails dans Evernote, vous pouvez collecter tous les détails dans le carnet de notes consacré au client.

Astuce de pro : allez à l’essentiel en utilisant des modèles dans Evernote. Vous pouvez télécharger des modèles prêts à l’emploi : idées de brainstorming, réunion de lancement… Une vaste gamme de formulaires réutilisables est à votre disposition.

Boulot, boulot, boulot

Dans la vie d’un freelance, il y a généralement une personne qui se charge de tout : lui-même. Avec l’aide des intégrations Evernote, vous pouvez connecter des applications puissantes à votre flux de travail pour gagner du temps. En voici quelques-unes :

Zapier : comme IFTTT, Zapier automatise les tâches en dehors d’Evernote. Par exemple, Zapier vous permet de créer un événement de calendrier Google à partir d’un rappel Evernote, de recevoir les notifications de Slack et d’enregistrer vos contacts Google dans Evernote.

Slack : si vous aimez cette plateforme de communication tout-en-un (chez Evernote, on adore !), sachez que vous pouvez maintenant créer des notes privées et partager des liens de note directement depuis Slack. En plus, vos notes restent privées tant que vous n’avez pas décidé de les partager.

Les bases de la comptabilité

Une fois le contrat terminé, il faut penser à vous faire payer. Evernote peut vous aider tout au long de ce processus.

Utilisez l’appareil photo d’Evernote sur votre smartphone pour numériser des chèques, factures, reçus et autres documents de paiement et enregistrez-les dans Evernote. Vous en aurez besoin pour payer vos charges.

Attribuez des étiquettes à toutes les notes associées au paiement de vos contrats. À la fin de l’année, vous pourrez retrouver tous les documents associés aux paiements en une seule recherche. Il sera alors beaucoup plus simple de préparer vos déclarations de revenus.

Astuce de pro : pour aller plus loin, créez un lien de note qui renvoie à la note de votre contrat ou client pour pouvoir remonter à la source des paiements. Le revers de la médaille du travail en freelance, c’est la gestion des dépenses. Attribuez des étiquettes, comme « dépenses » ou « dépenses + année », aux notes. Ainsi, vous retrouverez tous vos paiements au même endroit à la fin de l’année fiscale. Exportez-les dans un PDF ou déplacez-les dans une feuille de calcul si besoin à des fins fiscales.

Décrochez votre prochain contrat

Trouver votre prochaine mission est l’un des aspects les plus chronophages du travail en freelance. Chercher du travail fait partie de vos tâches quotidiennes. Il est donc vital d’avoir un processus en place pour surveiller les opportunités et entrer en contact avec des clients potentiels.

Restez connecté. Conférences, conventions, meetups, happy hour… et si votre prochaine mission n’était qu’à une poignée de main ? Utilisez Evernote sur votre smartphone pour numériser des cartes de visites et échanger des informations, recueillir des contacts et, dans certains cas, vous connecter directement à des contacts sur LinkedIn, le tout avant la fin de l’événement auquel vous assistez.

Tirez parti des réseaux sociaux. De nombreux freelances utilisent les réseaux sociaux pour entrer en contact avec des influenceurs et trouver leurs nouveaux jobs. Le problème, c’est qu’il y a tellement d’informations que vous ne savez plus où donner de la tête. Simplifiez-vous la tâche avec Evernote :

  • Dans une note, créez un tableau pour réaliser un suivi de vos recherches de missions et de tous les réseaux sociaux sur lesquels vous êtes actif. Ajoutez des liens hypertextes ou des documents directement depuis Google Drive.
  • Conservez un portfolio de votre travail dans Evernote et partagez des notes individuelles ou un lien vers un carnet de notes entier avec vos clients potentiels en quelques secondes, où que vous soyez.
  • Faites glisser des fichiers, images ou liens directement dans une note, puis créez et collez un lien public (URL) pour partager la note. Les clients peuvent voir la note depuis n’importe quel appareil ou navigateur, qu’ils aient un compte Evernote ou non.

Conclusion

Le travail en freelance ne s’adresse pas qu’aux créatifs. Les indépendants viennent de tous les milieux : ce sont des employés de bureau, des professionnels de santé, des techniciens, des travailleurs sociaux… Vous êtes de plus en plus nombreux à opter pour ce mode de travail et Evernote vous aide à rester concentrés, organisés et productifs. Avec Evernote, vous gagnerez en professionnalisme dans un environnement où la concurrence est rude.

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