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Comment conserver les connaissances lors du départ de membres de l’équipe

Comment conserver les connaissances lors du départ de membres de l'équipe

Posté par Jessi Craige le 12 Avril 2018

Posté par Jessi Craige le 12 Avril 2018

Vous savez comment ça se passe : une personne de votre équipe annonce lors d’une réunion qu’elle quitte l’entreprise pour un nouveau travail.

Bien sûr, vous êtes content pour elle, mais vous pensez aussi au travail supplémentaire, aux entretiens pour la remplacer et au stress qui vous attend. Et vous savez que, dans quelques mois, quelqu’un d’autre organisera son pot de départ pour aller vers de nouveaux horizons.

Mais ce n’est pas tout. Si perdre vos collègues de travail est difficile, ce turnover constant a un impact encore plus grand sur le fonctionnement des équipes, ce qui est plus inquiétant.

Des équipes chamboulées

Quand plusieurs personnes s’en vont, on a parfois l’impression de travailler avec une toute nouvelle équipe. Plus personne ne se souvient de ce qui a été fait pour telle ou telle campagne il y a quatre ans, car tous ceux qui ont travaillé sur ce projet sont partis depuis longtemps.

Dans l’environnement de travail actuel, ce type de turnover est de plus en plus fréquent. Il n’est pas rare que les employés quittent l’entreprise au bout de quelques années, et impossible de passer à côté des articles sur la tendance au job hopping (changement d’emploi) de la génération Y, qui suggèrent que cette tendance va s’intensifier. Ajoutez à cela les entrepreneurs et les freelances qui vont et viennent, et les choses deviennent compliquées.

Du travail et du temps perdus

Il y a un vieux dicton qui dit : « vous ne l’emporterez pas avec vous ». Mais nous savons tous que les employés qui quittent l’entreprise emportent avec eux de l’expérience, d’anciens travaux, de la culture… Parce que dans l’économie actuelle, les personnes sont l’entreprise. Ce sont elles qui apportent les innovations et les idées, qui créent le produit et qui mettent au point les campagnes marketing. Alors quand elles partent, c’est un peu comme si elles emportaient une partie de l’entreprise avec elles.

Entre les documents éparpillés sur les disques partagés et les fichiers enfouis dans les ordinateurs personnels qui sont effacés lorsque les employés quittent l’entreprise, les anciens travaux auxquels nous devons accéder sont perdus dans les méandres du numérique. Et encore, là, on part du principe que les connaissances ont été mises par écrit. On peut essayer de mettre des chiffres sur les conséquences de cette désorganisation (certains estiment que nous passons 2h30 par jour à rechercher des informations au travail), mais il est difficile de calculer avec précision le temps perdu et le double travail causés par la difficulté à préserver les connaissances entre les équipes au fil du temps.

Créer un système qui préserve les connaissances

Le turnover et la perte de connaissances ne feront qu’augmenter. Alors, que peuvent faire les équipes pour assurer la continuité malgré la rotation du personnel ?

Carmen Sample, une entrepreneuse dans la restauration et la distribution (deux secteurs bien connus pour leur turnover élevé) a une théorie intéressante : « Investissez dans vos employés comme s’ils allaient rester pour toujours. Créez des systèmes comme s’ils allaient partir demain. »

Mettre en place les bons outils et systèmes peut vous aider à assurer la continuité lorsque des employés et des membres de l’équipe s’en vont pour saisir de nouvelles opportunités. Avec ses nouveaux Espaces, Evernote Business est à la hauteur de cette mission.

Avec les Espaces comme hub d’informations, vous pouvez faire en sorte que les connaissances ne partent pas avec les employés, quels que soient les équipes et les projets. Le travail de chaque équipe reste (et peut faire l’objet de recherches) et vous ne perdez jamais votre meilleur travail.

 

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Voici cinq façons dont votre équipe peut utiliser les Espaces pour que les anciens travaux soient toujours à portée de main :

1. Conservez votre travail dans un Espace.

Qu’en est-il de cette chose que vous êtes le seul à savoir sur le projet en cours ? Elle est dans votre tête jusqu’à ce que vous la notiez quelque part. Montrez l’exemple et facilitez-vous la tâche pour plus tard (vos collègues en bénéficieront également) en veillant à ce que toutes les choses sur lesquelles vous travaillez soient enregistrées et accessibles dans un espace. Déplacez les carnets de notes archivés et créez des espaces pour les nouveaux projets ou équipes. Vous pouvez également procéder à l’intégration avec Google Drive, Slack et Salesforce pour être sûr de tout conserver pour la postérité.

2. Fixez quelques règles de base.

Décidez en équipe de la façon dont vous utiliserez les Espaces et rédigez une charte qui pourra également servir aux nouveaux membres. Vous pouvez, par exemple, rendre le plus d’espaces possible visibles par toute l’entreprise. Il sera alors plus facile pour vos collègues de savoir sur quoi vous travaillez. Pensez également à mettre en place des conventions de nommage et des normes. Ex. : le nom des espaces marketing doit commencer par « MAR- » ou l’étiquette « Archive » doit être ajoutée aux projets terminés.

3. Pour rechercher d’anciens travaux, direction le Répertoire des espaces.

Il vous permet d’accéder au meilleur travail de votre équipe, qu’il soit vieux d’une semaine ou d’une année. Puisez dans ces connaissances collectives en faisant des recherches par terme (ex. : « campagne marketing ») et rejoignez des espaces ou demandez à y accéder.

4. Parcourez l’espace.

Si les travaux sont nombreux, trouver ce que vous cherchez peut prendre un certain temps. Maintenant, vous pouvez facilement voir tous les carnets de notes dans un espace et le développer pour parcourir les notes sans avoir à cliquer sur chaque carnet et à lancer des recherches individuelles.

5. Créez des processus d’intégration et de sortie.

Lorsque de nouveaux membres rejoignent l’équipe, pensez à leur faire suivre une formation sur le partage du travail et la recherche d’informations dans les Espaces. Et lorsque des employés quittent l’entreprise, demandez-leur d’organiser et de préserver leur travail avant leur départ en le déplaçant dans des espaces et en paramétrant les bonnes autorisations.

En permettant à votre équipe de puiser dans les connaissances des employés passés, présents et futurs (peu importe quand le travail a été réalisé et par qui), vous lui donnez les moyens d’être plus performante.

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