Au travail

Le bureau idéal ne se trouve pas entre quatre murs, c’est un Espace

Le bureau idéal ne se trouve pas entre quatre murs, c'est un Espace

Posté par Anthony Bartlett le 01 Mai 2018

Posté par Anthony Bartlett le 01 Mai 2018

En septembre 1983, Steve Roberts, un ingénieur en informatique ambitieux de 30 ans, s’est lancé dans un périple unique : un trek d’environ 27 000 km à travers l’Amérique. Alors que les pionniers du passé étaient équipés de chevaux, de wagons et de tentes, Steve a enfourché le Winnebiko, un vélo couché avec un ordinateur portable fonctionnant à l’énergie solaire (le vénérable RadioShack modèle 100), un compte CompuServe et un bureau de base. Pendant son parcours, il a utilisé cette station de travail mobile pour écrire un livre, Computing Across America, ainsi que des chroniques de ses aventures dans divers magazines.

L’aventure de Steve présageait un jour où, armés de technologie, nous pourrions travailler n’importe où, et pas uniquement à domicile. Il est ainsi devenu le premier d’une nouvelle génération de travailleurs : les « digital nomad ».

Aujourd’hui, il est beaucoup plus simple de travailler où que nous soyons qu’en 1983. Nous avons, pour la plupart, un appareil mille fois plus puissant que l’ordinateur de Steve dans notre poche. Nous avons accès à presque toutes les informations du monde et les connexions sont si rapides que de nombreux travailleurs du savoir peuvent choisir leur lieu de travail. Tout ce qu’il leur faut, c’est une prise de courant et une connexion Wi-Fi fiable.

Vous ne vous considérez peut-être pas comme un vrai digital nomad, mais il est fort possible que vous travailliez à distance de temps à autre si, par exemple, vous travaillez dans la vente et que vous vous déplacez pour vous rendre chez des prospects et clients, ou si vous bénéficiez d’un jour de télétravail régulier. Quoi qu’il en soit, il est évident que le travail à distance progresse. D’ailleurs, d’après une étude menée par Global Workplace Analytics et FlexJobs en 2017, 3,9 millions d’employés américains, soit près de 3 % de la force de travail totale, a travaillé à distance au moins la moitié du temps. C’est 1,8 million de plus qu’en 2005.

Toutefois, malgré sa popularité, le travail à distance pose un défi aux employés comme aux employeurs. Sans la possibilité de se réunir en équipe dans un lieu physique, les digital nomad risquent d’avoir l’impression d’être peu soutenus, de ne pas avoir de but et d’être exclus. S’ils ne voient pas en quoi leurs efforts contribuent à l’équipe globale, leur moral peut en prendre un coup.

Voici quelques astuces pour soutenir vos télétravailleurs et leur fournir les outils qui leur permettront de donner le meilleur d’eux-mêmes :

Créez un bureau virtuel

Comme le dit Tom Preston-Werner, cofondateur de GitHub : « Si vous envisagez d’avoir une équipe dispersée, vous devez identifier votre vrai bureau. » En sachant que le bureau d’une équipe n’est pas nécessairement un espace physique. Grâce à des outils comme Slack, vous pouvez créer un bureau virtuel pour votre équipe et travailler de manière efficace.

Vos digital nomad auront besoin d’un espace pour se réunir et discuter de leurs idées, mais aussi d’un tableau blanc virtuel pour collaborer sur des projets, comparer des notes et partager des idées. Avec les Espaces dans Evernote Business, vous pouvez inviter des membres de l’équipe à consulter, modifier et créer des notes accessibles à toute l’équipe. Cela permet à chacun, où qu’il se trouve, de contribuer à l’effort global de l’équipe.

Autre astuce : faites les réunions avec toute l’équipe en ligne (c’est ce que nous faisons chez Evernote) ou rendez les enregistrements de ces réunions disponibles pour permettre aux télétravailleurs d’être informés des problèmes majeurs que rencontre l’entreprise.

Par ailleurs, si de nombreuses personnes apprécient de travailler à distance, il peut leur arriver de regretter la dimension sociale du travail en équipe. Pourquoi ne pas organiser plusieurs conférences vidéos de speed dating virtuel pour permettre aux membres de l’équipe d’apprendre à mieux se connaître ? Vous pouvez aussi planifier des happy hour virtuels réguliers et inviter toute l’équipe à participer à une conférence vidéo dans le seul but de discuter — les cocktails sont facultatifs !

 

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Faites attention aux fuseaux horaires

Walt Disney avait raison : le monde est vraiment petit. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises, et plus particulièrement les éditeurs de logiciels, concentrent leur attention sur le monde entier. Même les petites start-up sont devenues des entreprises internationales.

Mais quand on travaille avec des équipes dispersées aux quatre coins du globe, il faut tenir compte des fuseaux horaires. Alterner les horaires des réunions (une fois tôt le matin, une fois tard dans la soirée) peut être une bonne idée pour ne pas toujours imposer aux mêmes personnes des horaires peu pratiques. Demandez-vous également si ces réunions sont vraiment nécessaires et si vous ne pouvez pas envoyer des e-mails à la place, ou collaborer autrement. Vous pouvez, par exemple, utiliser un espace dans Evernote Business pour créer une note partagée pour certains thèmes de discussion, puis inviter vos digital nomad à y contribuer pendant leurs horaires de bureau.

Communiquez souvent et en toute transparence

Pour les télétravailleurs, l’une des plus grandes difficultés est de se tenir au courant de ce qui se passe au sein de l’équipe et de l’entreprise. C’est le cas s’ils travaillent à domicile, s’ils assistent à une conférence ou à un événement, ou encore s’ils sont en réunion avec des clients. Les digital nomad passent facilement à côté des mises à jour importantes. Ils se sentent alors exclus et perdent de vue la perspective générale.

Pour y remédier, gardez les lignes de communication ouvertes. Faites comprendre aux membres de l’équipe que vous êtes disponible s’ils ont des questions. Planifiez des discussions régulières (de préférence par vidéo) avec les télétravailleurs pour leur permettre de vous faire part de leurs éventuelles inquiétudes. Vous pouvez également profiter de ces moments d’échange pour évoquer des mises à jour, des objectifs et des attentes. Ils sauront ainsi sur quelles tâches se concentrer et pourquoi.

Les fonctionnalités « Nouveautés » et « Notes épinglées » qui se trouvent en haut des espaces dans Evernote Business sont idéales pour plus de transparence. En mettant en avant les modifications apportées à un espace, vous aidez vos digital nomad à voir rapidement les mises à jour de projet importantes, et avec les notes épinglées, les informations pertinentes sont toujours bien en vue. Il est alors plus facile pour votre équipe de réaliser son meilleur travail, où qu’elle se trouve.

Le travail à distance peut être très enrichissant pour les employés comme pour les entreprises, mais les employeurs doivent être conscients des défis qu’il représente et soutenir leurs équipes de manière proactive. Avec une bonne planification, le travail à distance peut offrir à vos digital nomad l’espace dont ils ont besoin pour être productifs et contribuer à l’entreprise, qu’ils se trouvent dans l’immeuble d’à côté ou à l’autre bout du monde.

 

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