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Come Evernote cambia il mio modo di lavorare negli archivi

Come Evernote cambia il mio modo di lavorare negli archivi

Postato da Calum White il 27 Settembre 2016

Postato da Calum White il 27 Settembre 2016

Calum W. White è uno storico che sta lavorando per un DPhil in Storia al Balliol College, Università di Oxford. Puoi trovare il blog originale e altro sui post di Calum qui.

Scrivo questo post non perché penso di avere una risposta ma perchè ho detto alle persone frasi come “Ho iniziato a usare Evernote ed è eccezionale” senza mai spiegare perché. Ora ci provo e illustro brevemente come uso il programma e come questo ha inciso sul mio modo di fare ricerca come storico.

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Calum W. White

Evernote offre il modo di organizzare file e informazioni e fondamentalmente fornisce un’interfaccia grafica utente facilmente navigabile per i tuoi documenti. Uno degli aspetti che mi ha attirato di più è che mi permette di muovermi senza sforzo tra i documenti nelle cartelle senza perdere di vista la directory originaria. Questo è particolarmente utile se cerchi qualcosa che sai che esiste ma non sai esattamente dove l’hai messo e come hai chiamato il file. Tutto è classificato in “note” che sono pensate come un termine generale per “file”. Una nota può essere di solo testo, di immagini, può essere un PDF o un file audio. Tutto questo può essere archiaviato e accessibile come nota. Le note sono raccolte in taccuini, che sono in sostanza cartelle. Puoi vedere qui sotto la mia interfaccia.

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Come vedi le cartelle principali sono a sinistra, l’elenco note è nella colonna successiva e la nota stessa a destra. In questo caso è il mio elenco base di file e descrizioni, accanto ai quali ho posto caselle che spunto una volta ricevuto e visionato il documento. Tutti questi corrispondono a un file a sinistra, dove posso visualizzare l’originale.

Perchè va bene per lavori d’archivio?

Probabilmente siete abbastanza soddisfatti di come le cose si presentano nel vostro sistema particolare di archiviazione appunti. E va bene. Ciò che Evernote fa molto, molto bene, però, è rendere estremamente semplice la raccolta del materiale. A questo scopo devi avere uno smartphone capace di fare foto di qualità sufficientemente buona perché tu possa usare la fonte. Considerando che il mio era in grado di farlo nel 2008 senza problemi, la qualità delle foto del cellulare non dovrebbe costituire un problema per la maggior parte delle persone Scarica la app. Su Android puoi mettere il widget sul desktop del cellulare. Ora è possibile scattare foto direttamente e salvarle nella collocazione idonea.

Supponiamo che “The Silence of Memory” di Adrian Gregory sia uno dei miei documenti della Mitchell Library e che lo voglia fotografare rapidamente per intero.

In primo luogo, vai sul cellulare dove c’è il widget, clicca il tasto della fotocamera e apparirà la seguente interfaccia. In alternativa puoi aprire l’app, cliccare su ‘+’ e scegliere “Fotocamera”. Con entrambe le opzioni si visualizza l’interfaccia di acquisizione dei documenti illustrata di seguito.

Fatto questo, personalmente consiglio di cliccare in alto a destra e mettere la modalità “Manuale” per procedere all’archiviazione. Scatta tutte le foto che desideri e vedi che la timeline alla base si riempie. Quante ne puoi scattare dipende dalla capacità di memoria del tuo cellulare. Se il documento è molto grande, lo divido in più parti di 70 o 80 pgine. Se ti sembra che l’immagine sia sfuocata o che manchi qualcosa, scatta semplicemente un’altra foto, in seguito è molto semplice eliminarle dal documento.

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Quando hai finito, clicca il segno di spunta verde, così si creerà la nota pronta per te. Scrivi il nome e scegli il taccuino dove salvarla. Il documento verrà salvato e, se hai Internet sul cellulare, la puoi caricare in Evernote. Automaticamente viene crata una copia di sicurezza.

Con una scansione rapida e il tasto aggiorna, è sul mio computer, in caso mi serva. Con un doppio clic sui file e questi si espandono a pieno schermo, si possono anche mettere in modalità presentazione, se ci si distrae facilmente.

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Questo non significa però solo che è molto più veloce catturare documenti e archiviarli accuratamente. Inoltre, tutto il testo è ricercabile automaticamente (usando la casella in alto a destra) e per le fonti a stampa funziona piuttosto bene. Puoi anche aggiungere un tag al documento, p. e. “rapporto veramente utile sulle discariche abusive”, ma non è essenziale.

Per gli archivi lo uso così. Ho cambiato il modo di acquisire i dati, evitando di sprecare ore a sistemare le immagini in PDF, faccio tutto in Evernote e quando arrivo a casa, tutto è già fatto, sincronizzato, pronto da visionare. È anche cambiato il modo in cui accedo ai dati.

Le funzioni di ricerca sono estremamente utili per cercare in fretta le citazioni o trovare il riferimento dimenticato in una nota a piè di pagina.

L’ho anche usato come il mezzo principale di visualizzazione dei PDF, caricando ogni articolo di giornale che ho in un’altra cartella e visualizzandolo lì. Con Premium questi sono anche ricercabili. È poi possibile annotare i file sul portatile o sul tablet e le annotazioni vengono sincronizzate. Evernote inoltre ricapitola nella parte superiore del documento in una “riepilogo annotazioni” tutte le annotazioni che hai fatto sui file.

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Posso usarlo per altre cose?

Con Evernote ritaglio e gli invio continuamente cose dal web. Puoi scaricare il Web Clipper di Evernote per i tuoi browser. Per qualunque cosa c’è sul tuo cellulare, clicca smplicemente “Condividi” e “Invia a Evernote”, la pagina intera viene archiviata automaticamente e poi puoi sistemarla in seguito. Sono fuori e vedo un call for paper su Twitter, lo invio a Evernote e lo trovo più tardi.

Analogamente, se parlo di lavoro con qualcuno che mi da uno o due riferimenti, apro rapidamente il documento sul mio widget, li scrivo e li guardo in seguito. Questo mi ha aiutato a tenere in un posto solo (e in modo che siano facilmente ricercabili) tutte le informazioni che altrimenti avrei scritto su un pezzetto di carta o sul retro di una busta.

Chi prende appunti a lezione, può prendere una facile decisione. Ho provato a digitare i miei appunti giù direttamente in Evernote, ma mi sono reso conto del rumore che facevo premendo i tasti e anche che tendevo a pensare in modo diverso rispetto a quando usavo carta e penna. Quando prendo appunti a un seminario o scrivo una scaletta, li fotografo rapidamente e li invio a Evernote e questo mi dà tutti i vantaggi di poterli ritrovare in fretta, di trovare le cose nelle ricerche e eseguire tutto in un istante. Ecco qui sotto la scaletta di questo post, per esempio.

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I vantaggi principali sono che rende più facili l’acquisizione e la gestione dei dati in un archivio e che, abituandosi al sistema, si possono semplificare alcune altre cose. Se hai già lavorato per ore negli archivi e hai già cartelle piene di file PDF, va bene, l’ho fatto anch’io. È sufficiente caricarli su Evernote e renderli ricercabili.

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