Suggerimenti e Racconti

L’organizzazione per uffici di piccole imprese

L'organizzazione per uffici di piccole imprese

Postato da Pamela Rosen il 13 Febbraio 2017

Postato da Pamela Rosen il 13 Febbraio 2017

Lo vedo ogni volta che vado nell’ufficio del mio commercialista. Pile di documenti sul refrigeratore dell’acqua. Documenti fiscali d’archivio che riempiono ogni scaffale. Giochi per il cane accatastati in un angolo. Better Homes and Gardens, dell’agosto 2005 sul tavolo. Cimeli personali (E quella è … una foto di classe dell’anno della maturità del 1986?) sulle pareti e sui tavoli. Macchie sul tappeto, dove anni fa so che un bambino è passato lasciando spiacevoli tracce. Da decenni il mio commercialista ha un piccolo ufficio di tre persone, sempre nello stesso posto. Quando si entra, si fa un passo indietro confortevole e un po’ fuori moda, a un’epoca più semplice e del tutto inefficiente. Questo è l’ufficio che mi è venuto in mente quando ho parlato con Connie Anderson, Organizzatrice Professionale Certificata (CPO), specializzata nell’aiutare gli uffici di piccole imprese, come questa, a organizzare il proprio ambiente d’ufficio e riprenderne possesso.

connie-headshot-1-e1485456435416
Connie Anderson, CPO

Connie arriva e parte con una tabula rasa. Il suo piano di attacco è sempre lo stesso: iniziare con quello che lei chiama “il posto di comando”, ossia la scrivania del “capo”. Partendo da lì, crea un ambiente d’ufficio che fa sì che tutti i dipendenti non vedano l’ora di andare a lavorare ogni giorno.

“Sanno di non rendere al meglio e che c’è troppa roba superata che ostacola ciò che è importante in questo momento” ha detto Connie. “Gli imprenditori sono così impegnati e concentrati sul far funzionare il business, che non si rendono conto di quanto sia peggiorata la situazione nell’ufficio. Il punto di non ritorno è di solito quando si accorgono di essere in ritardo con le fatture ai clienti, quando non riescono a trovare i documenti fiscali di cui hanno bisogno o a ricordare a chi hanno già mandato le fatture e chi è in ritardo coi pagamenti. L’imprenditore va in panico quando non sa dove sono le singole cose”.

Quando c’é troppa roba è impossibile essere efficienti. Non vedi più ciò che ti serve.

“Sgomberiamo completamente la scrivania”, dice Connie. “La spolveriamo e togliamo macchie di caffè e altro. Ho il proprietario seduto che fa un respiro profondo e dico: ‘Come vuole sentirsi alla sua scrivania? Che immagine vuole che abbiano clienti e collaboratori, quando entrano nel suo ufficio? ‘ “. Connie ammette che per i suoi clienti è spesso un percorso emotivo. Cita una scena classica dell’amato film Office Space, in cui un lavoratore si aggrappa a una cucitrice Swingline rossa, quando il suo ambiente familiare è lacerato intorno a lui. “Le persone si identificano con questo” ride. “Portano al lavoro oggetti della vita esterna che ricordano che c’è altro oltre il lavoro. Portano qualcosa che il loro bambino ha fatto a scuola, certificati e riconoscimenti ricevuti in passato, una pianta che simboleggia la vita all’aria aperta e gadget di convegni ed eventi, sacchi pieni di cose che non hanno mai più guardato”.

Connie osserva che vi è un significato più profondo in tutti questi oggetti effimeri. “Se la gente ha bisogno che le venga ricordato che c`è una vita al di fuori del lavoro” dice, “significa che non riesce sufficientemente a uscire dal lavoro nella vita. Il punto nell’organizzazione dell’ufficio è quello di riportare queste persone in un posto dove possono riprendere la loro vita e non solo guardare le immagini di come vorrebbero che fosse”.

Connie si affretta a ricordare ai sui clienti che lei non è lì per buttare via tutti i loro amati ricordi e gadget d’ufficio, ma per aiutare proprietari e dipendenti a trovare gli elementi ai quali loro danno valore. “Ho avuto una cliente la scorsa settimana che aveva due dispenser di nastro adesivo, uno a forma di bicchiere di Martini e uno a forma di scarpa a tacco alto. Perché ne ha bisogno? “. Connie, tuttavia, non esclude la possibilità di far ruotare mensilmente gli oggetti preferiti. “Ma quando le cose si ammassano strato su strato, perdono il loro potere di dare ispirazione o di fornire quella rottura che ci serve per recuperare energia” dice. “Questo potrebbe anche essere il tipo di penna che usiamo. La teniamo in mano bene, ci piace il colore? Anche il più semplice oggetto d’ufficio può elevare il livello emotivo”.

Pronto per procedere senza carta? Che fare di tutte le carte?

In ufficio, Connie aiuta i suoi clienti a muoversi in un ambiente con meno carta, presentando loro possibilità di conservazione esterna di documentazione cui non si accede spesso o che viene archiviata. Per prima cosa però è necessario eliminare le carte non più necessarie. “Ricicliamo o distruggiamo le carte che ingombrano gli archivi” dice. “Ci assicuriamo che le cartelle siano chiaramente etichettate e rivediamo con tutto il personale il sistema di gestione della documentazione, per evitare che la situazione sfugga di nuovo di mano” spiega.

Dal momento che ognuno ha un’opinione diversa a proposito, portare le persone ad accordarsi sul tipo d’ambiente può essere difficile. Connie trova che gli stili di lavoro generazionali possano costituire una sfida. “È tipico dei Millennials lavorare in un ambiente elegante e minimalista” dice. «E va bene. Alcune persone sono fortemente legate alla carta e altri crescono con la tecnologia. Non c’è un modo giusto di organizzare”. Un aspetto importante a riguardo, Connie aggiunge, è che ognuno deve valutare se il proprio stile di lavoro riflette l’impressione che ne vuol dare. “I più giovani sono abituati ai dispositivi. Non hanno bisogno di mettere foto sulle scrivanie o post-it sui muri. Hanno tutto nel cellulare o in qualche dispositivo elettronico. Se i sistemi basati su carta e cartelline soffocano la produttività o rivelano la tua età, potrebbe essere il momento di cambiare”.

Connie dice di capire che alcune persone lavorino meglio con riferimenti visivi e carta, e va bene così. “È quando sulle scrivanie si accatastano i post-it di nove mesi prima che nasce il problema. Quando c’è troppa roba, è impossibile essere efficienti. Non si vede più quello che serve. ”

Contrattare per avere team organizzati

Che cosa significa essere organizzati? Questa è una domanda che i team delle aziende devono affrontare con Connie e il dibattito ha molti aspetti. Nell’organizzare il team, Connie fa da coach e mediatore, unendo il gruppo in un’unità coesa. “Dobbiamo capire lo stile organizzativo di ogni persona” spiega. “Dobbiamo prendere in considerazione eventuali difficoltà di apprendimento di ciascuno che potrebbero non essere note ai colleghi. Ogni membro del team deve riconoscere che l’organizzazione è essenziale per la produttività del team stesso. Questo è il primo passo”. L’organizzazione del team è sempre un’esperienza emotiva. La contrattazione ha un ruolo importante nella creare un fronte di organizzazione unitaria e molte volte la gente deve imparare a cambiare alcune abitudini”. Connie lavora con ogni membro del team per individuare le sue soluzioni e i suoi sistemi che funzionano all’interno del team riorganizzato. Insegna inoltre ai dipendenti a valorizzare lo sforzo necessario per mantenere l’organizzazione. “Produciamo qualcosa ogni giorno” ricorda ai clienti. “Mantenere l’organizzazione è un lavora senza fine. Ecco perché si deve seguire un metodo”.

La chiave, dice, è trovare un punto comune per creare e mantenere metodi di organizzazione in ufficio efficienti che funzionano per ogni stile di lavoro. Attraverso la discussione, i clienti di Connie arrivano a un accordo che funziona bene per quel particolare ufficio. “Parlare di come organizzare lo stile di solito non è un argomento insegnato in un contesto aziendale, quindi quando i membri di un team mi incontrano, è spesso la prima volta che si trovano a pensare come possono rendere efficiente la loro giornata, anzichè sentirsi dire ‘Qui si fa così’. Offro diverse soluzioni per mettere in moto i loro cervelli. Non tutte le mie idee saranno le migliori, ma se sono in grado di stimolare le soluzioni individuali, ritengo sia stata conseguita una soluzione organizzativa positiva”.

Un ufficio professionale in casa

Spesso una piccola impresa è composta da una persona che ha l’ufficio a casa. L’organizzazione di un ufficio in casa è importante tanto quanto quella di un ufficio tradizionale. Il fatto che clienti e impiegati non vedono il disordine, non significa che questo non influisca sulla produttivitá. “Dopo qualche tempo non vedi più il tuo disordine” riconosce Connie. “E in una casa l’invasione di oggetti personali è ancora più facile. Gli uffici in casa diventano la meta di biancheria stesa, provviste, quadri e acquisti non messi al loro posto”. Facendo intervenire un’organizzatrice professionista come Connie puoi guardare tutto questo con occhi nuovi. “Credo che ognuno abbia un organizzatore interiore” dice Connie. “Il mio lavoro è farlo emergere. Ci arrivo parlando con ciascuno di che cosa significa per lui organizzare”.

Come per un ufficio esterno, l’organizzazione di un ufficio in casa è legata all’aspetto emozionale. Connie aiuta le persone che lavorano in un ufficio di questo tipo a visualizzare i vantaggi dell’organizzazione per far comprendere loro quanto sia importante. “Cosa c’è dall’altra parte” domanda ai suoi clienti, intendendo: “Cosa ottieni in cambio di ciò che fai per rimanere organizzato? Puoi riprendere hobby che hai tralasciato? Ricominciare a invitare gli amici? Come ti senti quando apri la porta?”. Valutare queste cose aiuta le persone a concludere che l’organizzazione non è necessaria solo per una maggiore produttività, ma anche per sentirsi bene”.

“Cito sempre Kacy Paide, che ha scritto The Inspired Office” dice Connie. “Rispetta il tuo spazio. Se non lo fai tu, non lo farà nessuno”.


Connie Anderson è membro della National Association of Professional Organizers, che mette in contatto clienti e organizzatori in tutti gli Stati Uniti. Organizzazioni simili esistono in tutto il mondo. Su www.organisemyhouse.com/need-help/ trovi un elenco di associazioni che possono aiutarti a trovare l’organizzatore adatto a te nel Regno Unito, Canada, Australia, Paesi Bassi e Germania.

Premium

Evernote Premium

Aggiornamento per le funzionalità per aiutarti a vivere e lavorare meglio.

Passa a Premium
Visualizza altri racconti in 'Suggerimenti e Racconti'

I commenti sono chiusi.