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Piega al meglio le curve di produttività

Piega al meglio le curve di produttività

Postato da Tiago Forte il 14 Febbraio 2017

Postato da Tiago Forte il 14 Febbraio 2017

Sull’autore

Tiago Forte ritiene che gli obiettivi delle aziende e dei loro dipendenti siano fondamentalmente allineati alla produttività centrata sull’uomo. Questa convinzione guida il suo lavoro come fondatore di Forte Labs, come creatore della metodologia Productive by Design™ e curatore della pubblicazione on-line Praxis. Tiago attinge alla sua esperienza in design e tecnologia per aiutare le aziende ad applicare il pensiero della progettazione alle sfide della produttività di ogni giorno.


Le app per prendere note come prossima frontiera della produttività creativa

Prendiamo in esame una tipica fase di lavoro di un paio d’ore. Ti prendi il tempo, disattivi la suoneria del cellulare, riordini la scrivania, determinato a concludere un qualche lavoro di valore reale.

Sappiamo che il tempo passa sempre alla stesso, inesorabile ritmo. E dal momento che il tempo costa denaro, potremmo rappresentare tempo e denaro graficamente in questo modo:

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Consideriamo ora lo stato di flusso in cui speri di entrare per realizzare questo lavoro di valore reale. Sappiamo che la prima fase del flusso è lo “sforzo”, quando il cervello si mette in relazione con l’ambiente e “carica” le informazioni rilevanti per il lavoro in questione.

Quindi la tua esperienza di flusso nel corso di un paio d’ore è circa la seguente:

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Osserva come la curva di flusso scende sotto la curva tempo/denaro all’inizio. È per questo che investendo una grossa quantità di tempo si è sente a rischio. Se hai intenzione di investire molto tempo, devi avere un risultato che lo giustifichi.

Consideriamo ora il tuo livello d’energia. Dipende ovviamente da molti fattori, ma possiamo dire che all’inizio è verso il massimo e alla fine verso il minimo.

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Osserva dove s’intersecano le linee energia e flusso. Essenzialmente l’obiettivo all’inizio della sessione è di utilizzare l’energia elevata per superare il livello “sforzo”. Devi sperare di superare il picco del flusso prima che l’energia cali troppo o il tempo finisca:

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Aggiungiamo ora il “valore creato”. Questo è il fattore più incerto, ma direi che virtualmente in una tipica sessione di lavoro individuale tutto il valore è creato alla fine:

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Un minuto prema di esportare quel progetto e inviarlo al cliente, non è stato creato valore. Un minuto prima di allegare il tuo report a una email e inviarla al tuo capo con una nota esplicativa, non è stato creato valore. Un minuto prima che il prodotto che hai realizzato con amore venga aperto dal cliente, non è stato creato valore.

L’obiettivo di una sessione di lavoro di qualunque impiegato, dal punto di vista tuo, di imprenditore, è che la curva valore incontri la curva tempo/denaro. Se questo non succede, hai speso più tempo e la tua impresa ha speso più denaro rispetto al valore creato. Se il valore creato supera il tempo/denaro, siamo davanti a quella che si dice “una giornata molto produttiva”.

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Con questo semplice (del tutto non scientifico) grafico in mano, possiamo capire il panoramo della produttività moderna. Ognuna delle principali “scuole” del pensiero produttivo può essere definita in base alla curva su cui punta e come.

La “Energy School” offre diversi modi per ottenere una curva di energia alta. Diete migliori, più e migliori esercizi, stretching e yoga, un sonno migliore. La sua argomentazione è: mantenendo alto il livello di energia, la produttività sarà elevata.

La “Focus School” basa tutto su come arrivare al flusso e rimanerci. La meditazione, esercizi per mirare all’obiettivo, schemi che definiscano le priorità, evitare distrazioni, giornate senza riunioni e cellulare, meccanismi di responsabilità, cuffie che isolino dai rumori e molto altro. Questa scuola sostiene che la strategia migliore è quella di scegliere un compito e poi di lavorarci sopra finché non è finito, estendendo al massimo la curva del flusso.

La “Efficiency School” è ossessionata dalla logistica del lavoro. Incoraggia l’utilizzo di tecnologie o altre persone per automatizzare le attività, l’apprendimento delle scorciatoie da tastiera, il miglioramento della velocità di lettura e scrittura, il taglio spietato di tutte le attività non necessarie, il trasferimento a Bali per ridurre le spese e altri metodi per stipare una maggiore produttività nel tempo e denaro stabilito, rappresentato dalla curva tempo/denaro.

Osserviamo ora cosa accade quando non abbiamo una grande quantità di tempo da usare in blocco o questo tempo viene interrotto. In altre parole, la situazione tipica della maggior parte dei lavoratori nella maggior parte delle giornate:

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Suddividere la nostra giornata in segmenti più piccoli non ha alcun effetto sulla spesa tempo/denaro. Si è pagati con un importo fisso per essere lì un certo numero di ore, indipendentemente da come queste sono suddivise.

E non ci sono nemmeno molte conseguenze sulla curva di energia sia. Alla fine della giornata si è stanchi, indipendentemente dalle molte o poche sessioni di lavoro.

Il vero impatto dello spezzare la giornata in segmenti più piccoli è sul flusso o sulla sua mancanza:

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Dal momento che in un segmento tra due interruzioni non abbiamo abbastanza tempo di entrare nel flusso, passiamo la maggior parte del nostro tempo nello sforzo. Ci sentiamo come se nell’interruzione attuale venissimo interrotti da un’altra interruzione. In questo modo si può lavorare sodo tutto il giorno, andando a casa con la netta impressione di non aver combinato niente.

Ecco un’idea radicalmente diversa: e se questo nuovo ambiente di lavoro in cui ci troviamo fosse in realtà una buona cosa? Che cosa succede se guardiamo le costanti sollecitazioni non come interruzioni e distrazioni, ma come opportunità di ricchi feedback e contatti? Che cosa succede se abbiamo utilizzato la rete come piattaforma di apprendimento e collaborazione e non come dispositivo per rinviare?

In altre parole, invece di combattere contro la direzione in cui il mondo si move (bere più caffè, tagliando il nostro accesso alla tecnologia e sforzarci di mantenere la concentrazione) non sarebbe più facile fluire con quella? O forse anche usarla a nostro vantaggio?

Vorrei iniziare una nuova scuola di produttività: la Value School. Il suo obiettivo è di spostare la curva che di solito si dà per scontata: la curva del “valore creato”

Quello che dobbiamo fare è modificare la forma e le dimensioni della curva del valore per adattare il ritmo a quello con cui si muove il lavoro moderno. Invece di dare valore a un grande blocco che richiede enormi quantità di tempo e denaro, lo diamo a blocchi più piccoli ad intervalli più frequenti:

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Questa idea, ovviamente, non è nuova. Nel mondo della produzione è l’equivalente dei piccoli lotti, una parte fondamentale della visione “Just-In-Time” che, in 7 decenni di crescita, ha portato la Toyota a diventare il più grande produttore di auto al mondo. Nel settore del software è nota come integrazione continua, una pratica che ha rivoluzionato la velocità e la qualità con cui è sviluppato il software che usiamo ogni giorno. Nell’ambito delle startup, Eric Ries ha mostrato nel suo libro The Lean Startup che dare valore rapidamente in piccoli pezzi è essenziale per l’apprendimento e l’innovazione.

Ci manca però una griglia di riferimento per come i singoli dipendenti possano utilizzare piccoli lotti a loro vantaggio. Se ogni lavoratore in questa nuova economia è realmente un’impresa individuale, non avrebbe senso per noi utilizzare lo stesso approccio che ha rivoluzionato la produzione, lo sviluppo dei software e le startup?

Ciò che ci impedisce di realizzare questa visione, credo, è un presupposto sbagliato. Questa presupposto si manifesta quando ci poniamo la domanda: Quali sono le “scorte di magazzino” del lavoro della conoscenza? Nell’era dell’informazione, qual è l’equivalente delle materie prime lavorate in una fabbrica?

La risposta tipica è che “i compiti” sono “le scorte di magazzino” del lavoro della conoscenza. Molte strategie di produttività (come il metodo Kanban Board) impostano “limiti di materiale nel lavoro in corso”, limitando il numero di attività aperte che possono essere in corso di elaborazione in un dato momento. “Concentrarsi su una cosa alla volta!” Ci è stato detto.

Ma i compiti non sono “scorte di magazzino”, non sono altro che unità astratte di organizzazione. Nessuna azienda “vende” i compiti ai propri clienti, e nessun datore di lavoro paga per la compilazione di una lista di cose da fare. Il materiale del lavoro della conoscenza sono le idee. Ciò che vende un “lavoratore della conoscenza” sono le idee che ha “elaborato” attraverso l’applicazione mirata della sua attenzione.

Penso che questo metta a disagio le persone, perché le idee sono difficili da quantificare. Spesso sentiamo dire che “le idee sono a buon mercato, è solo questione di realizzazione ” e quindi ci si sente più a proprio agio nell’esecuzione dei compiti che nella creazione di nuove idee. I compiti sono più semplici, con solo due condizioni possibili: fatto o non fatto. Mentre le idee si distribuiscono su uno spettro molto più indistinto di grigi. Anche le nostre definizioni dei lavori designano alcuni professionisti come “creativi”, mentre gli altri presumibilmente non dovrebbero avere idee.

Se le idee sono le scorte di magazzino del lavoro della conoscenza, quindi ridurre le dimensioni dei nostri lotti richiede non di cambiare il modo di gestire le attività e progetti, ma il modo di gestire il contenuto d’informazione di quei progetti.

Dobbiamo cambiare la nostra concezione di ciò che stiamo producendo, passando dai risultati finali a ciò che chiamerò “pacchetti intermedi.” Invece di vedere il prodotto finale (il risultato finale è, diciamo, vendere al cliente) come unico depositario del valore, impacchettiamo tutti i passaggi intermedi (ricerche, note, brainstorming, esempi, abbozzi, prototipi, progetti e anche le idee folli che scegliamo di non seguire) come componenti riutilizzabili per un uso futuro.

Alla fine del progetto, invece di fare una tirata finale pazzesca di una notte intera per caricare ogni singola parte del progetto nel nostro cervello in vista della consegna finale, il nostro compito è molto più semplice: l’assemblaggio finale dei pacchetti precedentemente confezionati.

Questo approccio ha numerosi vantaggi:

  1. Crea valore in qualunque lasso di tempo

Se vediamo il nostro lavoro come la creazione di questi pacchetti intermedi, possiamo trovare il modo di creare valore in qualsiasi lasso di tempo, per quanto breve. La produttività si trasforma nel gioco di abbinare ogni blocco di tempo che abbiamo a disposizione con un corrispondente pacchetto di valore.

In realtà finire le cose è fondamentale per la nostra motivazione e il morale. Perché non ridefinire il nostro lavoro in unità più piccole che ci danno questa sensazione di “finire qualcosa” a un ritmo più costante?

  1. Meno intimidatorio

Grandi progetti ambiziosi sono rischiosi, perché tutto il tempo che vi si investe sarà percepito come uno spreco se il progetto non riesce. Spesso non tentiamo nemmeno con i grandi progetti, perché il percorso che richiedono sembra incredibilmente lungo e tortuoso.

Ma se il tuo unico obiettivo è quello di creare un pacchetto intermedio e mostrarlo a qualcuno (buone note su un libro, un board Pinterest con l’ispirazione di un progetto, un solo modulo di codice) allora puoi ingannarti un pochino per cominciare. E se anche il Grande progetto non ha successo, avrai pur sempre a disposizione il valore dei pacchetti intermedi.

  1. Lavora a prova di interruzione

Organizzare il lavoro in pacchetti intermedi ha un effetto straordinario: si lavora a prova di interruzione. Siccome raramente tenti di affrontare l’intero progetto in una sola volta, non hai molto da perdere se qualcuno ti batte sulla spalla e ti interrompe.

Puoi anche iniziare a considerare le interruzioni come qualcosa di buono: ti ricordano di non fare troppo per volta, di dare spazio agli altri, di rinfrescarti la mente e fare una pausa ogni tanto.

  1. Migliori feedback

Un’altra conseguenza della suddivisione del lavoro in piccoli blocchi è che ti puoi fermare più spesso per avere feedback. Questo è un elemento importante visto che il ritmo del cambiamento accelera sul mercato. Il pacchetto intermedio è leggibile, permette agli altri di farsene un’idea e di cogliere il suo significato, a differenza delle 25 pagine di note disordinate in Google Doc.

E una conseguenza molto meno apprezzata: le persone sono più disposte a dare feedback onesti su quello che è puramente un lavoro in corso, mentre sono più esitanti a criticare qualcosa che sembra molto rifinito.

  1. Il volano della produttività

Dopo aver lavorato in questo modo per un po’ di tempo, c’è un vantaggio finale: raggiungi l’abilità di completare interi progetti semplicemente assemblando pacchetti intermedi creati precedentemente. Sembra che in un settore o in un’area ci sia una massa critica, una volta raggiunta tale massa, ogni pacchetto aggiunto crea valore esponenziale nei collegamenti che instaura con gli altri.

Questo è il mitico volano della produttività, un sistema che produce valore quasi da sè, mentre tu lavori dietro le quinte come curatore, gestore e guardiano.

Quindi, che cosa serve per rendere questo nuovo approccio una realtà? È necessario ottenere molto e molto meglio nel confezionare il nostro lavoro a medio termine. Ecco cosa lo rende difficile: non possiamo permetterci di fare questa confezione durante il progetto, perché ogni momento libero è necessario per correre verso il termine. E non possiamo farla dopo la fine del progetto, perché ne siamo già fuori per lavorare al progetto successivo. No, questa confezione deve essere incorporata in come lavoriamo attualmente, momento per momento, in modo che non richieda nessun minuto in più.

Questa esigenza di un nuovo modo di definire, confezionare e distribuire il lavoro della conoscenza è il motivo per cui credo che la categoria di app umili del prendere appunti rappresenti la prossima frontiera della produttività. Il loro scopo è molto diverso da quello di servizi di archiviazione dei file come Box, Dropbox e iCloud o da quello di servizi basati sul cloud, come Google Drive e Microsoft Office 360. Quelle non ottimizzano i documenti finiti pronti per essere stampati o i raggruppamenti pratici di file di progetto o lo spazio di archiviazione, la velocità, la collaborazione o qualsiasi altra cosa che si potrebbe ottimizzare. Invece, ottimizzano la casualità produttiva, per serendipità, per accostamenti apparentemente bizzarri, per informazioni apparentemente non collegate in modo da sviluppare la nostra capacità di collegarle. In ogni persona fluisce un’unica corrente d’informazioni provenienti da numerose fonti e il successo dipende sempre più dal curare, calibrare, reindirizzare e catturare il valore da questa corrente per usarlo nel nostro lavoro. Invece di nascondere le nostre intuizioni e conoscenze in cartelle e file ordinatamente etichettati, vogliamo esporli come pacchetti intermedi di lavoro intermedio in continua evoluzione.

Le app per prendere appunti, in poche parole, sono la nostra migliore opzione per “piegare” la curva della produttività all’alta e bassa marea delle nostre giornate e per gestire le idee, “le scorte di magazzino” nei lavori in corso che rappresentano il patrimonio principale per noi, lavoratori della conoscenza.

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