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Trucchi fantastici della Community di Evernote

Trucchi fantastici della Community di Evernote

Postato da Pamela Rosen il 11 Maggio 2017

Postato da Pamela Rosen il 11 Maggio 2017

I fans di Evernote sono un gruppo appassionato. Ma poi c’è Vladimir Campos, entusiasta di Evernote in Brasile che ha trasformato la sua passione per l’organizzazione delle note in un lavoro a tempo pieno. Come  consulente certificato Evernote, Vlad aiuta gli imprenditori a fare il salto e a organizzare uffici senza carta. Oltre a ciò, ha un canale YouTube  molto seguito dove insegna suggerimenti e trucchi Evernote al pubblico. Inoltre ospita un podcast settimanale sul tema Evernote, chiamato An Elephant’s Journal ed è l’autore di Organizando a vida com o Evernote (Organizza la tua vita con Evernote), un best-seller in Brasile.

Falla facile

Alcuni dei suggerimenti che offre ai suoi ascoltatori e lettori possono essere già familiari a chi è appassionato di Evernote da tempo, ma per chi sta iniziando i suggerimenti di Vlad sono ua rivelazione. Uno dei suoi preferiti è una semplice convenzione di denominazione che lo aiuta a ricordare a quali taccuini inviare le email. “Posso inviare una email direttamente a un taccuino, ma devo ricordare il nome del taccuino per farlo”, dice. “Quindi do ai taccuini nomi semplicissimi. Una parola. Questo è particolarmente utile per le aziende, dove molte persone inviano per email informazioni allo stesso taccuino. Ho taccuini chiamati “Salute”, “Clienti”, “Pubblico” e così via. Non ho tanti nomi di taccuini da ricordare”.

Scopri come inviare email in taccuini specifici in Evernote →

Verso il “senza carta”

Vladimir ha una strategia semplice per costruire la propria attività: offrire gratuitamente ciò che sa. Questo è il modello dietro al suo podcast e ai video, che porta sia a lavori di consulenza da parte di aziende sia all’aumento delle vendite di libri.

“Le aziende vengono da me quando si rendono conto che non riescono a trovare le cose e sanno che le cose non funzionano”, dice Vlad. “Accorgersi che hanno bisogno di aiuto è spesso la parte più difficile del percorso”. Quando inizia a lavorare con un cliente, Vlad incomincia cercando di capire come integrare al meglio Evernote nel flusso di lavoro dell’azienda. O, se l’azienda non ce l’ha, collabora con il cliente e costruire un flusso di lavoro adeguato a lui. “Lascio fare ai clienti la maggior parte del lavoro perché devono imparare a farlo da soli”, spiega Vlad. Mentre lavora con la direzione, si assicura che tutti i membri del team seguano online il suo corso, Evernote for Beginners. L’obiettivo è quello di fare in modo che i team usino la minor quantità di carta possibile.

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“Non sono contro la carta” chiarisce subito Vlad. “È solo che è più difficile trovare le informazioni in quel modo. È molto più facile avere le cose archiviate elettronicamente e poi fare una ricerca da qualunque punto in cui ci si trova. Questo è ciò che insegno ai miei clienti”.

“NON SONO CONTRO LA CARTA. È SOLO CHE È PIÙ DIFFICILE TROVARE LE INFORMAZIONI IN QUEL MODO”. —VLADIMIR CAMPOS

Tag: e sei organizzato

Prima che arrivi Vlad, le imprese che aiuta spesso si ritrovano a ripetere attività inutilmente, perse nel mondo cartaceo. “Se hai più telefonate dello stesso cliente che parla con diversi dipendenti, a volte è difficile trovare gli appunti delle telefonate precedenti. Quindi spesso le informazioni sono sparse. Se hai un taccuino condiviso che contiene il lavoro di tutti, ognuno può vedere le informazioni e riprenderle dal punto in cui le ha lasciate l’ultimo collega”. Vlad descrive uno scenario in cui a ogni cliente è riservato un taccuino e chiunque abbia a che fare con lui aggiunge informazioni in quel taccuino. “Basta impostare un semplice sistema di tag e dopo ogni contatto taggare il taccuino con il livello del processo di vendita al quale si è arrivati” dice. “A questo punto tutti sono sempre aggiornati”. Vlad osserva che molti dei suoi clienti sono sorpresi di trovare rapidissimamente il documento che serve, anche se il loro nuovo sistema ospita oltre 10.000 voci.

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Le chiavi per una ricerca ben finalizzata

Nonostante le aziende sue clienti siano spesso nuove a Evernote, Vlad usa a volte il suo blog e il podcast per presentare le funzionalità Evernote più avanzate. I suoi trucchi preferiti comprendono la sintassi di ricerca. “Sono parole che si possono usare per creare una ricerca più potente combinando diverse necessità in una” afferma Vlad con entusiasmo. “E se vuoi escludere alcuni elementi come i tag, usa semplicemente il segno meno (-)”.

Un esempio della formula di sintassi di Vlad potrebbe essere: notebook:Salute -tag:appuntamento. Si aprono così tutte le note del taccuino chiamato “Salute”, tranne quelle taggate “appuntamento”. Il sistema sfoglia le note per te e ti aiuta a trovare più rapidamente ciò che ti serve. “Questa sintassi non è limitata a due elementi, come mostra questo esempio”, informa Vlad. “La sua bellezza è che puoi combinare tutti i parametri che vuoi”.

Vlad usa varianti di questo trucco per sè stesso. “Una volta impostata questa sintassi di ricerca, puoi salvarla nei collegamenti per usarla di nuovo”, dice. “Per esempio: io viaggio molto. Imposto una regola in Gmail di inviare automaticamente tutte le email attinenti al viaggio nel mio Taccuino principale chiamato “Archivio”. In Evernote ho salvato una ricerca per la parola “biglietto” nel taccuino “Archivio” meno il tag “fatto”, in questo modo: taccuino:Archivio biglietto -tag:fatto. Uso il segno meno per escludere la parola “fatto”, così non vedo i viaggi che ho già fatto. Questa ricerca mi dà tutti i biglietti dei miei viaggi in programma, tutti con un clic”. Quando Vlad rientra da un viaggio, tagga le note del viaggio stesso con “fatto”, così può filtrare le ricerche future, includendo o escludendo i viaggi fatti.

Scopri di più sulla sintassi di ricerca avanzata di Evernote →

Produrre enormi quantità di contenuti per un blog, un libro, un podcast e i suoi workshop live sempre più diffusi richiede un afflusso costante di nuove idee. Vladimir dice che le idee gli vengono vivendo semplicemente la vita di ogni giorno, risolvendo problemi di produttività per i suoi clienti e promuovendo il suo lavoro. Dice spesso che un lavoro di successo significa “cambiare o morire”, quindi ora cerca di acquisire maggiori conoscenze sul comportamento umano e sull’apprendimento delle macchine. Quanto più sa, quanto più può insegnare, ma dalle nuove edizioni del suo libro, da più podcast e da un crescente numero di date di workshop dal vivo sa che Evernote sarà fondamentale per tutto.

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