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Lavora in modo più efficace e produttivo con questa matrice

Lavora in modo più efficace e produttivo con questa matrice

Postato da Taylor Pipes il 19 Maggio 2017

Postato da Taylor Pipes il 19 Maggio 2017

Secondo la leggenda, la matrice qui sotto è stata attribuita a Dwight D. Eisenhower, che una volta disse: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante.” Nonostante la sua veridicità discutibile, non c’è molto da discutere sull’efficace gestione del tempo da parte di Eisenhower. Ecco perché oggi esiste il sistema basato sulla matrice di Eisenhower. La sua capacità di gestire il proprio tempo e le sue attività era essenzialmente una matrice per decisioni: un quadro per decidere cosa era importante e cosa non lo era.

Più recentemente il sistema è stato divulgato da Stephen Covey, autore di The Seven Habits of Highly Effective People (I sette pilastri del successo).

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Fonte: Stephen Covey, The Seven Habits of Highly Effective People (I sette pilastri del successo)

Buone soluzioni per la gestione del tempo sono un antidoto utile a giorni pieni di scadenze sempre più imprecise, di rumore incessante e confusione eccessiva. Oggi, una delle più grandi sfide aziendali (e anche personali) è come decidere cosa è urgente o meno. Chiarito questo, si scioglie il continuo rimandare e si iniziano a fare le cose.

La matrice

Pensa a un compito che devi fare oggi. Come fai a decidere quando farlo alla luce di tutte le altre cose da sbrigare sulla tua lista? La matrice Eisenhower ti aiuta a capirlo. In base al quadrante in cui decidi rientra il tuo compito, deriva dove, quando e impiegando quanto tempo dovresti effettuare questo compito. Guarda:

Quadrante 1: “Da fare immediatamente”

Tipo: urgente e importante

Questi sono i compiti e i punti sulla lista che richiedono attenzione immediata. Sono scadenze molto importanti con il livello d’urgenza più elevato.

Quadrante 2: “Decidere quando farlo”

Tipo: importante ma non urgente

Questa è considerata una sezione strategica della matrice, perfetta per lo sviluppo a lungo termine. I punti inseriti qui sono importanti, ma non richiedono attenzione immediata.

Quadrante 3: “Da delegare ad altri”

Tipo: urgente, ma non importante

Sono pertinenti a questo quadrante telefonate, email, richieste d’incontri all’ultimo momento. Questo tipo di compiti non esigono la tua attenzione perché non producono risultati misurabili. Per questo tipo di compiti l’obiettivo è tentare di eliminarli e ridurre le cose che non ti aiutano a procedere nel lavoro.

Per alcuni, delegare può essere un’opzione interessante: affidare il lavoro ad altri in modo che le chiamate, le email e le richieste possano ancora essere gestite e liberarsi così per concentrarsi sulle cose che contano in altri quadranti.

Quadrante 4: “Da fare più tardi”

Tipo: non importante, non urgente

Le attività di questo quadrante sono le cose che richiedono tempo e che non portano frutti. In poche parole, sono cose da rimandare, sono le perdite di tempo che ci impediscono di svolgere attività più urgenti e importanti, inserite nei primi due quadranti. È bene vederle in questo quadrante in modo da lavorare sodo per eliminarle completamente dalla giornata lavorativa.

Scegli il tuo colore

Per aggiungere una nuova dimensione alla tua matrice, assegna un colore a ciascuna sezione della matrice. I codici di colore perfetti da applicare possono essere riprese da quelli in uso dai vigili del fuoco americani. Assegna un colore di priorità a ogni livello.

Ad esempio:

Rosso = urgente: compito da eseguire immediatamente

Giallo = importante, ma non super-urgente: decidere quando è necessario farlo.

Verde = urgente, non importante: compito da delegare!

Grigio = non urgente, non importante: compito di cui sbarazzarsi!

Se usi la matrice per i tuoi obiettivi professionali, puoi cominciare a vedere che molti dei tuoi compiti sono nei quadranti uno e tre. Il risultato maggiore deriva dalle azioni nel secondo quadrante. Si tratta dell’impostazione e la valutazione degli obiettivi aziendali che influenzano il successo a lungo termine di un’azienda, ma sono raramente classificati come urgenti.

Presta molta attenzione alla tua risorsa più importante: il tempo.

  1. Fai una lista delle cose che hai da fare.
  2. Etichetta ogni cosa con un numero da 1 a 4 in riferimento alla matrice.

Ora che hai scritto la tua lista, hai un’accurata rappresentazione delle cose su cui devi lavorare e di cosa è più urgente.

Urgente o importante?

È molto difficile capire che cosa ti porta fuori strada e che cosa sarà positivamente determinante. Ma se non affrontiamo questa questione fondamentale per la gestione del tempo, potrebbe capitare in molti casi di desiderare di far le cose, anzichè realizzarle effettivamente.

Invece di concentrarti esclusivamente sul quadrante “urgente e importante” della matrice Eisenhower, poniti queste domande per impostare il futuro delle strategie decisionali a lungo termine.

  • Quando ti farai le attività che sono importanti, ma non urgenti?
  • Quando troverai il tempo per affrontare i compiti importanti prima che diventino improvvisamente urgenti?

Se si verifica un’emergenza, le priorità cambiano. Ad esempio, se possiedi una piccola impresa e un cliente chiama e chiede di parlare con un responsabile sulle sue aspettative non corrisposte, questo ha improvvisamente la precedenza su altre azione nella tua matrice.

Cose da fare

Eisenhower era capace di delegare compiti al suo staff. Se non disponi di personale, il 25 per cento di questa matrice è inutile. Per risolvere il problema quando sei l’unica persona dello staff, compila una lista di cose da fare. Assegna ad ogni attività dell’elenco il numero del quadrante corrispondente della matrice.

Se hai bisogno di un altro modo di pensare a cosa bisogna fare e quando, guarda il miliardario Warren Buffett. Suggerisce di fare un elenco di tutte le cose che devi fare ogni giorno. Inizia con la parte alta della tua lista e cassa il compito quando l’hai completato.

Fai di più. Dai forma al tuo tempo

Ecco alcuni altri suggerimenti per usare la matrice a tuo profitto, per fare di più.

  1. Le liste di cose da fare aiutano ad alleviare la mente. Come utilizzarle, dipende da te, ma chiarisciti (come Mr. Buffet) quali cose vanno fatte per prime. La priorità è la chiave.
  2. In ogni quadrante vanno aggiunti molti compiti e azioni, ma diventa eccessivamente complicato se ci sono più di sette o otto compiti da affrontare. L’obiettivo è la realizzazione.
  3. Cerca di creare liste e matrici separate per la vita professionale e per quella privata.
  4. Solo tu puoi definire il livello di priorità delle azioni nell’elenco. Guarda la lista di lavoro ogni mattina e comincerai a sperimentare come ti senti a completare i tuoi compiti alla fine della giornata o della settimana.

Use la matrice di Eisenhower in Evernote. Prendi questo modello e salvalo nel tuo account Evernote. Suggerimento: se lo usi di frequente, crea un collegamento!

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