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Francesco D’Alessio sulla produttività per il mondo reale

Francesco D’Alessio sulla produttività per il mondo reale

Postato da Pamela Rosen il 09 Giugno 2017

Postato da Pamela Rosen il 09 Giugno 2017

Ci sono buone probabilità che tu abbia già incontrato Francesco D’Alessio. Sul suo canale YouTube, Francesco presenta agli spettatori suggerimenti e trucchi di base e avanzati per l’uso di Evernote in brevi pezzi di 6-12 minuti. Recentemente, il direttore di Global Community and Training di Evernote, Joshua Zerkel, ha incontrato Francesco a Londra in un evento Facebook Live per discutere della produttività personale e aziendale.

Francesco ha trovato Evernote sul suo iPod Touch a soli 15 anni e ha pensato: “fantastico”. Ispirato, ha letto Getting Things Done e ha cominciato immediatamente a usare per la suola i criteri sulla gestione del tempo proposti dal libro. “Ho cercato di riempirmi la testa e ho notato che la scuola diventava più facile”. Inizialmente, usava Evernote solo per la scuola, ma ora lo definisce il suo “hub “. Ora laureato, Francesco è anche un esperto certificato Evernote con clienti virtuali in tutto il mondo.

Inserire la struttura in una vita di lavoro non strutturata

“Ho una vita lavorativa non tradizionale”, ha spiegato Francesco. “Questo significa che lavoro da casa, da un caffè o da qualche parte, non solo in un ufficio tradizionale”. Aiuta le piccole imprese, in gran parte di start-up, ad aumentare la produttività. “Sono in grado di gestire la cosa abbastanza bene”, ha detto a Josh. “Ho una routine strutturata. Lavoro con le aziende asiatiche al mattino e con le quelle statunitensi nel pomeriggio “. La sua scelta del luogo è anche dettata dal tipo di lavoro che sta facendo. “I caffè possono essere una distrazione”, ha detto a Josh, “ma se sbrigo cose semplici come quelle amministrative, posso farle in un bar. Ciò che richiede cinque o dieci minuti è perfetto per i bar. Ma se lavoro sui contenuti o altri aspetti impegnativi, ho bisogno di silenzio e allora lo faccio a casa”.

Lavorare da solo e a distanza con team globali richiede una strategia per mantenersi produttivi. Francesco si rende conto che i nostri livelli di energia variano durante il giorno, quindi basa il suo programma sui diversi livelli. Ha diviso questi livelli in stati proattivi, attivi e inattivi. Quando il suo livello energetico è elevato, il suo lavoro è proattivo. Quando lavora a casa in “deep work”, ha detto che cerca di eliminare il telefono. “Lo metto dall’altra parte della stanza, con le notifiche disattivate per tutto il giorno”, ha detto. Francesco è scollegato anche dai social media per non essere disturbato. Questo è quello che chiama uno stato inattivo. Quando lavora a un progetto con gli altri, è attivo. Contrassegnare tutto il suo lavoro con questi stati energetici lo aiuta a rimanere concentrato così può combinare rapidamente il suo carico di lavoro al suo stato d’animo.

Piccolo trucco: usa i tag di Evernote per classificare i tuoi lavori in base ai livelli d’energia e attenzione che richiedono. Poi svolgi il lavoro che corrisponde al tuo livello energetico dei diversi momenti della giornata

Organizza lavoro e vita in Evernote

Per essere organizzato con clienti e progetti commerciali, Francesco tiene quattro pile principali che ha chiamato: Progetti, Aree, Risorse e Archivi. “Quando mi viene in mente qualcosa per un lavoro futuro, uso un taccuino separato che chiamo Inbox. Tutto ciò che voglio memorizzare per un momento successivo, lo salvo semplicemente nell’Inbox. Questo è ottimo anche per le email “, ha aggiunto. “Quando ci sono delle email che voglio salvare, le inoltro nell’Inbox. Può essere il tuo centro di raccolta da sistemare più tardi”.

La classificazione di tutto quel materiale in entrata è lavoro per un’app che si integra con Evernote, Todoist, dice Francesco. Anche se è possibile farne a meno per ordinare l’Inbox, Francesco preferisce collegare le due app. “In Todoist, ho un promemoria per pulire il mio Inbox di Evernote”, ha detto Francesco a Josh. “Quando appare, svuoto l’Inbox mettendo ogni elemento (che ho salvato) nella destinazione. Se c’è qualcosa che devo fare subito, lo metto in Todoist. Se c’è qualcosa per cui mi serve un promemoria, lo metterò in Evernote e il promemoria verrà visualizzato come pop up”. Francesco è un appassionato di Web Clipper e ritaglia regolarmente da cinque a dieci pezzi al giorno. Utilizzando il suo metodo ToDoist, la presentazione di tutte queste clip richiede solo pochi minuti.

Piccolo Trucco: tieni un taccuino chiamato “Inbox” nella parte superiore dei collegamenti Evernote. Una volta alla settimana, entraci e sistema i singoli elementi nelle rispettive cartelle per una facile organizzazione. Non è necessario un gestore di attività separato per farlo, ma alcuni lo trovano utile.

Tenere tutto il team allo stesso punto

Una delle cose che fa Francesco per le aziende sue clienti è aiutare a organizzare i team. Consiglia di utilizzare l’integrazione di Evernote con Google Drive per condividere documenti. “Le piccole imprese vogliono crescere, quindi l’organizzazione è importante”, ha detto Francesco. “Al college non avevamo ore e ore per cercare di trovare le cose, quindi abbiamo fatto questa raccolta centralizzata di dati che potevamo semplicemente consultare quando ne avevamo bisogno”. Lui applica i medesimi principi alle aziende. “A volte le stesse informazioni sono in più posti e nessuno riesce più a trovare nulla”, ha spiegato. “Se il team mette più documenti come i fogli di calcolo di Google Drive in Evernote, qualunque componente del team li trova ovunque sia”.

Piccolo trucco: aggiungi i link Google Drive alle tue note. Crea documenti, presentazioni e fogli di calcolo in Google Drive e salva il link, insieme a tutte le note o le idee pertinenti, in Evernote. I tuoi materiali di Google Drive saranno molto più facili da trovare per tutti i componenti del team.

Evernote come calendario

Nonostante sia un esperto di Evernote, Francesco sta ancora apprendendo nuove possibilità. Recentemente, ha scoperto come tenere un calendario in Evernote e ha messo un video su YouTube per condividerlo. “L’ho fatto utilizzando le tabelle”, dice Francesco. “Ho fatto quattro righe e uso la tabella per estenderle. Non è complicato. Se gestisci molti progetti, ti cambia la vita”.

Ad esempio, il calendario dei contenuti di Francesco include la data, ciò che vuol fare (come un video), il titolo, lo stato di avanzamento e le note relative. “Devo solo scorrere e vedo tutto quello che ho davanti” ha concluso Francesco. Anche tutti i componenti di un team aziendale possono vederlo, con il vantaggio di essere informati su ogni scadenza e in comunicazione tra loro.

Piccolo trucco: rendi disponibili non in linea tutti i taccuini chiave che utilizzi ovunque. Potrai creare e visualizzare notifiche e taccuini anche quando sei in viaggio.

La quadratura del cerchio: equilibrio lavoro/vita privata

Passando dalla vita di studente a quella di lavoratore, Francesco ha sperimentato in prima persona ciò che molti lavoratori conoscevano da anni anni: raggiungere un equilibrio tra lavoro e vita privata è quasi impossibile. L’immagine di una miscela di lavoro e vita privata è più appropriata per Francesco a questo punto della sua vita e lui osserva che oggi molte persone che lavorano stanno adottando lo stesso approccio per mantenere un equilibrio sano in questa era in cui si è sempre connessi alla tecnologia e a informazioni in arrivo. Poiché solo un team sano è produttivo, questo è un campo su cui Francesco sta lavorando, per i suoi clienti e per sé.

“Ho incontrato alcuni fondatori di aziende a Barcellona che dicevano la stessa cosa”, rifletteva Francesco. “Essendo un giovane appena uscito dall’università, devo andare avanti per arrivare dove mi serve arrivare. Non sono bravo a timbrare il cartellino. Il libro The Danish Art of Living Well  aiuta e ho iniziato a meditare. La mia chiarezza interiore è aumentata considerevolmente”, ha detto.

Anche se è un po’ paradossale utilizzare app per liberarsi dalla tecnologia e trovare il proprio sé, è vero che siamo parte di un mondo che non può farne a meno. Le app che ti aiutano a fare di più, pensano più chiaramente e organizzano il tuo lavoro e la tua vita ti aiuteranno a liberare il tempo per avere di più da quel confine elusivo tra lavoro e vita privata. Francesco D’Alessio cerca di arrivare a questo per sè e per gli altri, per lavoro e per piacer.

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