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Il direttore della Community di Evernote ci parla di come mantenersi organizzati

Il direttore della Community di Evernote ci parla di come mantenersi organizzati

Postato da Forrest Dylan Bryant il 08 Agosto 2017

Postato da Forrest Dylan Bryant il 08 Agosto 2017

Se segui Evernote da qualche tempo, hai probabilmente incontrato il nome di Joshua Zerkel più di una volta. Nel ruolo di direttore della formazione e della Community globale di Evernote, Josh viaggia per incontrare i clienti e gestire i programmi della Community di Evernote. Ma è anche un Organizzatore Professionale Certificato con intuizioni fantastiche su come possiamo avere più controllo sul nostro lavoro e sulla nostra vita.

In questa intervista Josh rivela la fonte nascosta della frustrazione organizzativa, suggerisce un modo semplice per tenere il disordine sotto controllo e ci dice come lui struttura il suo tempo e le sue note in un modo che lo aiuta a concentrarsi.

“Il vero problema è che a nessuno di noi è mai stato insegnato come organizzarsi o come gestire il proprio tempo o come gestire i propri file digitali” comincia Josh. “Penso che questo sia il motivo per cui vediamo proliferare blog, articoli e persone come me, consulenti, che hanno il compito di aiutare la gente a capire queste cose che in teoria dovremmo conoscere, ma che non ci sono mai state realmente insegnate”.

Ci sono tante opzioni, tante soluzioni e a volte queste si contraddicono. C’è un punto da cui è meglio iniziare?

Il punto migliore da cui iniziare è quello che ti fa impazzire di più, perché qui sentirai di aver fatto i maggiori progressi. Per esempio, se vedere ogni giorno pile di carta sulla tua scrivania ti fa impazzire e ti impedisce di lavorare perché non trovi quello che ti serve, allora può essere questo il punto giusto da cui iniziare. Se hai un problema diverso, come non riuscire a trovare i file sul tuo computer perché c’è una gran confusione e non hai un buono strumento di ricerca, forse mettere le cose in Evernote ti aiuterà ad essere più organizzato, ti farà sentire meglio e hai buone speranze che contribuirà a farti essere più produttivo. Partire da ciò che ti fa impazzire è un ottimo modo per iniziare.

Intendi dire quindi che si tratta di una cosa molto immediata. Non devi necessariamente sederti e fare un inventario generale delle cose con cui hai a che fare.

Esatto. Ho visto persone che fanno sforzi enormi e sprecano un sacco di tempo a pianificare come organizzarsi, ma non ho ancora visto come lavorano concretamente. Perché di fatto dedicano così tanto tempo a pianificare come organizzarsi che alla fine non lo fanno. Ho visto più volte anche questa situazione: “Beh, faccio molte liste perché le liste mi aiutano a organizzarmi”. Puoi passare tutto il giorno e tutta la notte a fare liste, ma se non fai le cose scritte sulle liste, non arrivi a nulla. Ci può capitare questa strana cosa: abbiamo la sensazione di fare progressi, ma in realtà non è così. Stiamo solo organizzandoci per organizzarci.

Ci sono molti livelli diversi di organizzazione. L’organizzazione del mio spazio di lavoro, assicurandomi che la scrivania sia pulita. L’organizzazione temporale, quando ripulisco il mio calendario e penso alla gestione del tempo. O potrebbe essere la sistemazione dei miei file digitali o l’organizzare dei miei compiti. Esistono principi comuni applicabili a tutti questi livelli?

In generale, ci sono aspetti comuni applicabili a qualunque cosa vada organizzata. Il primo è riunire le cose simili. Forse hai gli stessi tipi di riunioni in diversi momenti della settimana; potresti cercare di concentrarle un po’ raggruppandole per tema anziché disperderle. Si tratta veramente di individuare quali sono gli elementi comuni nelle cose che si fanno e raggrupparli. Questo è un principio generale di organizzazione. Riunire le cose simili ovunque possano essere.

Un altro, e questo può essere veramente problematico per molte persone, è sbarazzarsi delle cose che non servono. Qui è dove si bloccano molti nel processo di organizzazione. Spesso questa è la sindrome del “un giorno mi potrebbe servire”. Se però quel “giorno” non è arrivato, nonostante sia passato molto tempo, e non riesci a prevedere quando quella cosa (che si tratti di un documento, di un oggetto o di una riunione che rimandi continuamente) potrebbe servirti, puoi valutare di sbarazzartene. Non è necessario giungere al minimalismo, ma forse iniziare con le cose di cui è facile sbarazzarsi.

Ci sono tanti posti dove mettere le proprie cose. Le informazioni ci arrivano da ogni direzione, come le gestisci tu?

Il modo in cui le gestisco personalmente è quello che consiglio vivamente agli altri, quando è possibile. Non possiamo controllare da dove e con che frequenza ci arrivano le informazioni, ma possiamo controllare come dobbiamo essere avvisati a riguardo e con che frequenza e quando rispondere. Personalmente, non ricevo quasi nessuna notifica. La verità è che non faccio un lavoro che richiede risposte immediate. Forse se lavorassi come PR sarebbe diverso, ma in realtà quando qualcuno mi manda qualcosa, probabilmente può aspettare un’ora o due prima che me ne occupi senza che finisca il mondo. Quanto a me, in genere concentro le risposte alcune volte al giorno anziché rispondere immediatamente, quando probabilmente sto facendo qualcos’altro. Per me è abbastanza difficile trovare il tempo per sedermi e concentrarmi su un lavoro profondo. Non ho bisogno di ricevere notifiche o di essere disturbato da qualcosa che non è pertinente al lavoro di quel momento.

Vedo che sei arrivato a questa intervista senza il cellulare. Tendi a non portarlo?

Sì. Non voglio essere schiavo della tecnologia. Voglio che sia uno strumento che decido di usare. In genere, se faccio qualcosa di importante, come partecipare a una riunione, non scrivo sul computer tutto il tempo. Cerco di concentrarmi sulla cosa presente. Avere il cellulare con me mi ricorda solo che c’è un’altra porta che posso aprire. Cerco di ridurre il numero di sollecitazioni esterne perché voglio concentrarmi. Voglio essere veramente dove sono ed essere presente.

Nella mia vita al di fuori di Evernote, sto cercando di affrontare ogni cosa con più consapevolezza ed essere presente è davvero importante per me. Per questo cerco di avere con me un numero limitato di strumenti tecnologici. L’aspetto ironico è che amo i gadget, amo le app e amo gli strumenti, ma sto cercando di essere giudizioso su come e dove usarli.

Parliamo un po’ del tuo sistema personale. Come strutturi la tua giornata?

Non sono propriamente un mattiniero, ma di mattina la mia energia creativa è al massimo. Cerco di strutturare la mia giornata in modo da sfruttare al meglio il mio picco mentale. I miei progetti più importanti, le cose su cui mi devo veramente concentrare o il “deep work”, cerco di programmarli per il mattino. E cerco poi di mettere nell’ultima parte della giornata il lavoro che è semplicemente da sbrigare.

Spesso metto le cose più importanti all’inizio della settimana e della giornata. In questo modo trovo che la settimana non mi scappi via e che non ci sia il rischio di non avere il tempo di dedicarmi alle cose che ho considerate prioritarie per qualche motivo, perché più si rimandano le cose, più è probabile che vengano fatte in ritardo o di fretta.

Se sei un libero professionista o hai una tua impresa, hai molto più controllo (almeno in teoria), ma se lavori in un ufficio, una buona parte del tempo non è tuo. Altri prendono appuntamenti per te. Hai impegni d’ufficio su base giornaliera, settimanale, mensile … Hai una strategia per le persone i cui calendari sono già pieni?

Beh, generalmente quello che dico a persone con i calendari strapieni è che probabilmente devono fare meno cose. Mirerei a reimpostare le priorità, perché se le giornate sono talmente piene da avere difficoltà a trovare il tempo per mangiare, andare il bagno o vivere come un normale essere umano e prendersi una pausa di cinque minuti, allora bisogna chiedersi: come sto impiegando il mio tempo? Per cosa lo sto impiegando? Quanto permetto agli altri di dettarmi come devo impiegare il mio tempo?

Penso che valga la pena di fare un passo indietro, valutare veramente il proprio tempo come entità e considerare quanto è importante averlo sotto controllo. La cosa più semplice da fare, nel lavoro e nella vita, è procedere automaticamente pensando: “Beh, le cose vengono programmate e io le faccio”. Se vuoi veramente avere un senso di controllo sul tuo tempo, devi scegliere come impiegarlo.Tutti noi, che ce ne rendiamo conto o meno, scegliamo. A volte cerchiamo di non autorizzarci a scegliere a volte di autorizzarci, ma io incoraggio le persone a fare quella scelta.

Abbiamo parlato di come sia facile cadere nella trappola di preparare l’organizzazione, finendo per perdersi nelle minuzie della creazione di un sistema. Accade la stessa cosa anche nel mantenimento di un sistema? E’ possibile dare talmente tanto peso alla struttura da renderla insostenibile?

Penso di sì. Nella mia esperienza, ho visto che la cosa che funziona è avere una struttura appena sufficiente piuttosto che una struttura eccessiva. Una struttura eccessiva o un alto investimento di tempo a riflettere sulla struttura porta a ciò che chiamo il burnout organizzativo, dove si investe troppo tempo a pensare a come fare le cose piuttosto che a farle. Ci sono persone, che definirei i drogati di produttività, che amano i diversi sistemi lanciati uno dopo l’altro, e ce ne sono sempre di nuovi, amano passare da un sistema all’altro e metterli a punto. Se questo è il tuo caso e trovi che funzioni, va benissimo. Certamente non fa per me.

NELLA MIA ESPERIENZA, HO VISTO CHE LA COSA CHE FUNZIONA E’ AVERE UNA STRUTTURA APPENA SUFFICIENTE PIUTTOSTO CHE UNA STRUTTURA ECCESSIVA.

Sono come l’organizzatore della persona pigra. Sono per la minima organizzazione necessaria per arrivare alle cose veramente importanti per te. Direi che se ti ritrovi a impiegare molto tempo sui tuoi sistemi organizzativi, dovresti semplificarli un po’ perché non dovrebbero essere così complicati. E’ un gran favola che l’organizzazione sia difficile. In realtà non dovrebbe esserlo.

Come organizzi tu Evernote?

Dipende dall’obiettivo. A Evernote, usiamo Evernote Business come team. Abbiamo dei taccuini per ognuno dei progetti principali su cui stiamo lavorando. All’interno di ognuno di questi taccuini, in cui sto tutto il tempo, tendo a organizzare per titolo. Utilizzo molto il titolo per mantenere le cose organizzate. Metto la data e poi l’argomento. Questo mi aiuta ad avere un facile colpo d’occhio sull’elenco note.

Mi piace avere sullo schermo quante più informazioni possibili, quindi spesso ho solo la visualizzazione titolo che ha tutti i dettagli del titolo, perché così posso ordinarlo davvero facilmente.

Per la mia vita personale e i miei hobby, e siccome ho anche un’impresa di consulenza, ho dei taccuini per i miei temi aziendali come i clienti, la finanza e gli aspetti legali. Li tengo organizzati per nome dell’azienda e così sono tutti raggruppati in Evernote. Poi tutto ciò che riguarda la mia vita privata, come i miei hobby o le cose di casa, anche questi temi hanno i loro taccuini, quindi mi è davvero facile trovare le cose e condividerle quando ne ho bisogno.

Qual è il tuo suggerimento segreto numero uno per Evernote?

Sono forse di vecchia scuola. Penso ancora alla mia scrivania. Sulla mia scrivania ho sempre avuto non proprio pile, ma cartelline organizzate relative alle cose su cui stavo lavorando. Il modo in cui ho tradotto questo sistema nel mondo elettronico sono i collegamenti in Evernote. Tra miei collegamenti ci sono collegamenti per ognuno dei progetti principali su cui lavoro, se fossero stati sulla mia scrivania, sarebbero stati in una cartella. I miei collegamenti sono un po’ come la mia scrivania. Li modifico in base a ciò su cui lavoro. Secondo me, i collegamenti sono una parte inutilizzata o sottoutilizzata di Evernote che può davvero contribuire a una migliore organizzazione se si pensa a come strutturarla.

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