仕事での利用

スモールビジネスに役立つ「ワークスペース」という考え方

スモールビジネスに役立つ「ワークスペース」という考え方

2014/9/25 by Evernote Japan

2014/9/25 by Evernote Japan

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この記事はスモールビジネスアンバサダー 川添 祐樹さんによる寄稿です。

 

サラリーマン、NPO、経済産業省を経て現在はフリーランスをしている私にとって、Evernote は欠かせないワークスペースです。私が普段どのように活用しているのか、Evernote が得意とする 4 つの操作「書く・集める・見つける・発表する」に沿って、関連アプリなどとあわせて紹介します。

書く 〜入力に時間をかけないことが継続のポイント〜

アイデアメモやスナップ写真、議事録、ブログやコラムなどの執筆原稿などさまざまな情報を記録しています。

営業日報をかねた日記もかれこれ 4 年以上毎日付けています。日記といっても簡単です。その日に

  1. 誰と会ったか
  2. なにを話したか
  3. 提案の反応や結果
  4. どんな気づきを得たか

をスマホで入力します。キーワードを羅列するくらいで数行程度のものです。後から想起できればそれでよしとしています。

アプリは「えばろぐ」を使っています。予め入力項目をテンプレート化できるのが気に入っています。ついでに体重や BMI、家族と食事をとったかなども記録しています。一日 5〜10 分程度。継続するためのポイントは、入力自体になるべく時間と手間をかけないことです。

集める 〜仕事は複数でも情報は一元化〜

私はフリーランスとして複数の組織に属し、プロジェクトに応じて仕事をし報酬を得ています。仕事のポートフォリオを組むことがリスク分散にもなりますが、当然あつかう情報も増え分散します。

フリーになる 4〜5 年前、会社員をしながら複数の NPO の仕事をやっていた時期がありました。情報が分散して収拾がつかないという課題に対して、一元的に管理ができる Evernote が解決してくれました。以来ずっと Evernote に情報を集め、ストックしておくための保管庫として活用しています。

収集ツールとして、Web クリッパーはよく使っています。自分が気になる情報やプロジェクトで役に立ちそうな記事があれば、即 Evernoteにクリップします。クリップする前にノートブックやタグの指定もできるので、「集める」と「整理する」操作が同時にできて便利です。

見つける 〜「アイガモ脳法」でアイデアを生み出す〜

Evernote には、仕事に関するあらゆる情報を保存しています。細かく整理しなくても検索機能が強力なので、欲しい情報を必ず見つけ出すことができるのはとても助かっています。

上述の日記も、特定の人の名前で検索すると会った日のノートだけが抽出され時系列に表示されます。その人を基点に自分がどのように関わってきたかが可視化され、次のビジネスアプローチの材料となります。

以前もこのブログで紹介しましたが、一人ブレストができるアプリ「EverShaker」はいまだに健在です。シャッフルされた異質な情報同士が結びつき合って、思わぬアイデアが生まれることがあります。アイガモ農法ならぬ、「アイガモ脳法」と呼んでいます。紙でもそうですが、アイデアやネタをせっかくノートに書き留めても後から見返すことはありません。これはもったいない。スキマ時間に手軽にできる EverShaker を使って、眠っているアイデアを掘り起こし、情報の偶発性を楽しんでいます。

発表する 〜見てもらうためのハードルを低くする〜

提案書や企画書はあまり体裁にはこだわりません。ホチキス止めしたきれいなパワポ資料よりも、必要な情報をさっと Evernote に書き出して、ワンクリックで「プレゼンテーションモード」を使って全画面表示で見ていただくようにしています。

提案内容によっては、MindMeister(マインドマイスター)も有効です。これはクラウド型のマインドマップ作成ツールで Evernote や Google Drive とも連携しています。ブレストと提案書作成が同時にできるので時間短縮になります。


【関連】ブレストと提案書作成が同時にできるMindMeister

Evernote と MindMeister の共通する良い点は、ノートやマップごとに共有 URL が生成できること。URL を顧客と共有しておけば、ノートやマップに追加変更をしても、クラウドなので共有 URL を変える必要はなく自動的に反映されます。

SNS を通じて「いまこんなことを考えていますが、よければご意見ください」と切り出して、共有URLを添えて案内することもよくあります。相手にもよりますが提案手段として有効です。

何よりスピードを重要視する私にとっては、何かと小回りがきき、見てもらうためのハードルを低くしてくれる Evernote と MindMeister が最適な提案ツールです。いちいち「ver3」などファイル名を変えて、添付メールをくり返しているようだと、私のような小さな組織は市場では勝てません。

ビジネスの生産性を高めるためにストレスフリーな状態をつくる

フリーの仕事は徹底した自己管理が求められます。自分なりに仕事に楽しさを見いださなければつぶれてしまいます。私が心がけているのはいかに“ストレスフリー”な状態を維持するかどうかということ。

Evernote には雑多な情報が膨大にストックされていますが、「すべての情報が Evernote にある。必要なときに検索すればいい」という状態そのものが安心感にもつながります。また毎月の容量制限を気にせず、存分に情報を放り込めるのも私がプレミアム会員たるゆえんです。

Evernote の特定の機能だけを切り出すと、他にも優れたツールはあるかもしれません。ですが私のワークスペースの基点はあくまで Evernote です。今回ご紹介した「書く・集める・見つける・発表する」だけでも、私の仕事に必要な要件を十分に満たしてくれています。もともと Evernote は自由度と汎用性が高いだけに、いかなるワークスタイルにも適応できるのが良い点だと思います。

毎回バージョンアップを重ね、使い勝手もよくなっています。個人だけでなく組織にも使い込むほどになじんでいき、ビジネスの生産性もさらに高まっていくはずです。

川添祐樹さんのブログ、ZOELOG|小さな組織、大きな仕事では、他にも Evernote の使い方をご紹介いただいています。Twitterは @kawazoezoe

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会社でのご利用に最適です。通常の Evernote に、さらに便利な共有機能が加わります。

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