タグを有効活用していますか?実は便利なタグの使い方

仕事での利用

タグを有効活用していますか?実は便利なタグの使い方

2014/12/18 by Evernote Japan

2014/12/18 by Evernote Japan

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この記事は NTTドコモ様による寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business

Evernote の基本機能「タグ」の活用法は人それぞれ。テキスト検索よりも確実に絞り込むために、大量のタグを利用する人もいれば、あえてタグは使わない、というポリシーの人もいます。

そもそもどうやってタグを使うかわからない、という声もよく聞きますので、今回は仕事で使えるタグの活用法をご紹介します。

目からウロコの既読管理

まずご紹介したいのは、未読・既読の管理にタグを活用する方法です。

Evernote には強力な検索機能がありますが、メンバーの誰がどのノートを見たか、見ていないかの既読管理機能はありません。以前にご紹介した能美防災様の事例では、メンバー全員のタグ(イニシャル)をノートに付け、見た人は自分のタグを削除することで既読にする、というユニークな管理方法を行っています。

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このルールを全員で実施することで、タグ検索によってまだ目を通していないノートを簡単に見つけ、誰がまだ読んでいないかも把握できるようにしています。このやり方をうまく使えば、簡易のワークフローにも応用可能です。

タグのルールブック作り

こういったタグの使い方は、全員で共通のルールとして実行しないと意味がありません。そのために、タグのルールブックを作り、全員で共有しておきましょう。

例えばタスクの管理(申込書の処理、問合せの対応など)をしたい場合、以下の様なタグを付けることが想定されます。

  • 担当者名:苗字のみでは後々同じ名前が出る可能性があるためフルネーム等で
         「鈴木一郎」「田中k」「Sato S」
    ※ カンマを入れるとそこでタグが区切れてしまうので注意
  • 対応状況:業務フローに合わせた名称に
         「担当者決定」「未実施」「実施済み」等
  • 重要度:緊急対応が必要なものなど
         「緊急」「翌日対応」等

このようなタグを書いたノートを作り、利用していくうちに新たにタグを作る必要性が出てきたらアップデートをして、より良いタグのルールを工夫していくと良いでしょう。

反面、タグには向かないものもあります。例えば日付など、無限に出てくる可能性があるものはタイトル内に入れ、通常のキーワード検索で引き出せるようにしましょう。

※ Windows の Evernoteクライアントでは、 「Ctrl + “:”」のショートカットで簡単に現在の日時が入力可能です。(例:2014/12/11 18:12)ただしタイトルには入力できず、本文のみです。

また、重要度を表すタグとして★を使うと便利です。その際、以下の様なフォーマットで一度タグを作っておくと、★を入力するだけで他の候補が出てくるので非常に簡単です。このタグは、アイデアノートや気に入った写真等の整理にも使えるのでぜひお試し下さい。

★☆☆☆☆
★★☆☆☆
★★★☆☆
★★★★☆
★★★★★

docomo1214_3

仕事での応用:FAX 自動受信とタグの自動設定

タグをつける応用として、新たに受信した注文書等の FAX に未処理タグをつけるフローを自動化してみましょう。

通常であれば以下のフローになります。

お客様が FAX を送信 → 受信した FAX をスキャン → Evernote に取り込み → タイトルやタグを設定

これを以前にご紹介したインターネットFAXを利用するやり方を使いつつ、インターネット FAX のサービスで、タイトルに「○○注文書 @注文管理 #未処理」等と設定しておきます。そうすると、「○○注文書」というタイトルのノートが、「注文管理」ノートブックに保存され、「未処理」というタグが自動的につきます。

インターネット FAX で Evernote の指定ノートブックに自動取り込み(タグ設定済み) → すぐに対応可能!

この自動化によって、対応のフローを大幅に短縮できますので、お客様の満足度も上がるのではないでしょうか?

このように、タグのアイデア次第で様々な使い方ができる Evernote。仕事でも使いたい場合は、添付文書も検索でき、オフラインノートブック、コンテキストなど、より高機能な Evernote プレミアムか、管理者によるタグの管理も可能な Evernote Business がお勧めです。ドコモのスマートフォンを購入すると、もれなく 1年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンを実施中ですので、この機会にぜひお試し下さい。Evernote Business の場合は 5 名以上の契約で、使い方にあわせた導入支援も行っております。

NTTドコモ様が提供するビジネスプラス Evernote Business について、もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

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