大学教員がおすすめする、大量の論文を管理するための Evernote 活用術

使い方と事例

大学教員がおすすめする、大量の論文を管理するための Evernote 活用術

2015/3/17 by 山田井ユウキ

2015/3/17 by 山田井ユウキ

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成蹊大学・理工学部で教員として勤務し、「材料工学」分野を専門に研究を続ける酒井孝さん。自らの研究はもちろん、学生とのやりとりにも Evernote をご活用いただいているのだとか。どんな使い方をされているのか、詳しくお話を伺いました。

氏名:酒井 孝(さかい たかし)
研究室サイト: 成蹊大学・理工学部・システムデザイン学科・材料力学研究室
研究室 Facebook: 成蹊大学・理工学部・システムデザイン学科・材料力学研究室
Twitter: @sakai_zairiki

「個人用と研究室用、2 つのアカウントを切り替えながら使っています」

――酒井さんは、学生さんとのやりとりにも積極的に Evernote を活用されているそうですね。どのような使い方をされているのでしょうか。

酒井:私は個人用と研究室用に2つのアカウントを持っています。両方ともプレミアムで契約していまして、それぞれを切り替えながら使っています。自分のアカウントには論文や研究資料などを入れ、研究室用のアカウントには学会誌などを入れています。

学会誌は1ヶ月に4〜5冊ほど届くのですが、これをイメージスキャナで PDF 化して、Evernote に入れてしまいます。私自身は普段、MacBook を使っているのですが、個人用と研究室用のアカウントは簡単に切り替えができるので、特に面倒だと感じたことはありません。この試みは 5 年以上前から行っていて、当時から今までの学会誌がすべて入っている状態です。

――Evernote に取り込むことでどんなメリットが生まれましたか?

酒井:物理的にかさばらないのはもちろん、いつでもどこでも研究室アカウントから参照できるのは大きいですね。何よりもすばらしいのは、キーワード検索できること。もし、Evernote を使えないとなると、まず学会のウェブサイトから学会誌の目次を確認して、いつ頃の学会誌に求める内容が載っているのか見当をつけ、それから書架に並ぶ学会誌の現物を開くことになります。Evernote に学会誌を入れてキーワード検索を使えば、この手間を一気に省くことができますから。研究室の学生も Evernote を使っていますが、その便利さを実感するのは卒論や修論など論文を書くときでしょうか。

――研究室での利用を機に、学生さんが個人的に Evernote を使いはじめるということはありましたか?

酒井:そういうこともあるみたいですよ。もともと、うちの研究室はクラウドを推奨していて、学生にはローカルな HDD にデータを入れるなと教えています。ローカルでは PC を落としたり、忘れたりする危険性がありますからね。データをアップするのは Dropbox。連絡には Facebook を使っています。

――メールは使わないのでしょうか。

酒井:メールは便利なのですが、1:1 の閉じたやりとりになることが多いのです。クローズドではなく、オープンな形でやりとりすることを心がけています。何かお知らせを出すときもメールではなく、Facebook に配信していますね。Evernote のノートの共有リンクを Facebook に貼り付けて使うことも多いですよ。

「Evernote は、いわば研究室の書架がつねに目の前にあるようなもの」

――酒井さんご自身のアカウントの使い方についても教えていただけますか。

酒井:まずは自分で執筆した論文の管理ですね。執筆した論文のすべてを PDF 形式にして Evernote に保存しています。論文集に掲載された論文は、通常は紙で 50 部のコピーが届きます。本来は打ち合わせなどで相手に渡して説明したりするのに使うのですが、これがとにかくかさばるんですよ(笑)。だったら PDF で送った方が早いですし、Evernote ノートのリンクを共有する方がいいですよね。

――なるほど。論文は紙ですと、かなりの量になってしまいますよね。

酒井:そうなんです。全部を持ち歩くわけにはいかないですからね。自分の論文だけでなく、他の研究者が執筆した論文も同様に PDF で Evernote に入れてテーマごとに管理しています。これらのファイルを同期した iPad や Mac の Evernote を用いて、電車の中や飛行機などの移動中に読んでいます。いわば、研究室の書架がつねに目の前にあるようなものですね。ただし、最初に論文を読むときだけは紙の状態です。慣れていることもありますし、論文に書き込みをする場合はまだ手書きの方が早いですから。

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――移動のお話がでたので、そちらについてもお話を聞かせてください。出張でも Evernote を活用されているとか。

酒井:出張用の書類をペーパーレス管理するのに Evernote を使っています。仕事がら国内外の出張が多いので、ホテルの詳細、地図、電車の旅程表、航空券(e チケット)、現地の美味しいお店などの情報、その他すべての情報を PC の Web クリッパー経由で Evernote に保存しています。

――海外での通信はどうされていますか?

酒井:最近ではそのままスマートフォンが使えたりもしますが、行くときは学生や家族と一緒であることが多いので、WiFi ルータに現地の SIM を入れて使います。これなら全員で使えますからね。ただ、出張時ではたとえ通信できなくても使えるように、オフラインノートブックにあらかじめ必要な情報をダウンロードして行くことが多いですね。

――論文と出張の両方で Evernote をご活用いただいているとのことで、かなりペーパーレス化が進んでいるのでは?

酒井:大学もペーパーレスになりつつはあるのですが、どこまで対応できるかはわかりません。個人的には紙はあまり使わないようにしていて、配られた紙もすぐスキャンしてシュレッダーにかけてしまいます。ペーパーレス化して片付けたいというよりは、データを再利用したいという気持ちの方が大きいかもしれませんね。

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