Evernote でプロジェクト管理

仕事での利用

Evernote でプロジェクト管理

2015/5/28 by 中川 浩孝

2015/5/28 by 中川 浩孝

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「プロジェクト」という言葉を聞くと、仕事を思い浮かべる方が多いかもしれません。一方で、「なんらかの目的・目標を達成するための一連の計画と実行プロセス」をプロジェクトと考えることもできます。試しに、期限内になんらかの目標を達成したいことはプロジェクトとしてとらえ、管理してみるのはいかがでしょう。「8 月までに体重を 5kg 減らす」「6 月中に部屋の模様替えをする」「今年中に小説を書く」といったプライベートなことも立派なプロジェクトです。

仕事はもちろん、プライベートでも、Evernote はプロジェクトの立ち上げから終結まで、すべての段階で便利に活用できるワークスペースです。

ノートブックにまとめる

プロジェクトごとのノートブックを作成し、特定のトピックに関するすべてをまとめる場所を作りましょう。一つの場所にプロジェクトの部品をすべて集めておくことで、欲しい情報を探し回る必要がなくなります。

目標と期限を設定

プロジェクトには目標と期限の設定が必須です。いつまでに、どんな目標を達成するのか、具体的に設定しましょう。

Evernote のリマインダー機能を使って、プロジェクトのノートブックの一番上に常に目標と期限が表示されるようにして、この目標と期限を意識するとよいでしょう。

メンバーに共有

プロジェクトに関わる人が複数いる場合は、プロジェクトのノートブックを共有しましょう。メンバーがすべて同じ情報にアクセスすることができるようになり、全員が常に最新の情報を持っている状態になります。

また、ワークチャットを使うと、同じノートやノートブックを見ながらチャットできるので、仲間からの意見、フィードバックをもらうのが簡単になります。

仕事に限らず、友達と旅したり、家族と一緒に家の模様替えをするなど、自分以外の人と協力してなにかをするときは、情報をシェアするとプロジェクトをさらに充実させることができます。

すべてを記録し、追いかける

プロジェクトの進捗を管理するには、プロジェクトに関係する様々な情報のすべてを記録して、追跡していくことが重要です。

例えば、

仕事の場合:

  • 提案書
  • 見積書
  • その他の資料
  • ミーティングの議事録
  • ToDo リスト

など

「ダイエットプロジェクト」の場合:

  • 食べたものすべての情報
  • 低カロリーレシピ

など

「小説プロジェクト」の場合:

  • ストーリーのアイデア
  • 登場人物の設定
  • 小説の舞台となる場所のイメージ・ロケハン写真

など

Evernote は、テキストの情報はもちろん、写真や音声、その他のファイルを一つのノートにまとめられますので、複数のアプリケーションを起動せずにすべての情報が Evernote 上で一覧できます。スマートフォン用の Evernote アプリを使えば、アイデアが浮かんだらいつでもどこでもメモを残せますし、サッと写真を撮ることもできます。

すべての情報を集めておけば、最初から最後までの流れを確認したり、次回の計画も簡単です。ぜひ次の「プロジェクト」に Evernote を活用してみてください。

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