休暇前、仕事の引き継ぎを Evernote で

仕事での利用

休暇前、仕事の引き継ぎを Evernote で

2015/6/18 by NTTドコモ

2015/6/18 by NTTドコモ

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この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business

みなさんは夏休みをとっていますか?日本の会社は休暇が取りにくい、と言われますが、引き継ぎがうまくいかないことにも原因があるのではないでしょうか。

厚生労働省の調査によると、年次有給休暇の取得率は平均 50% を下回り、他の先進国と比較してもかなり低い水準です。個人の意識調査では、有給休暇をとるのにためらいを感じているのが、全体の約 3 分の 2。半分以上の人が有給休暇をとりにくいと感じています。その理由の上位 2 項目が「みんなに迷惑がかかると感じるから(73.3%)」「後で多忙になるから(43.5%)」という、他の人への仕事の引き継ぎと自分の負担に関することでした。(平成 25 年調査)
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Evernote で普段から情報を蓄積しておくと、いざ休むときに引き継ぎがスムーズになります。休み前に自分の業務を整理し、引き継ぐ担当者に共有する手順を簡単にまとめてみました。

Evernote による仕事の引き継ぎ手順

  1. 普段からワークスペースとして Evernote を利用する
  2. 休み前にタスクを割り振る (タグ、チェックリスト、リマインダー)
  3. タスクを共有する(目次ノート、ワークチャット、権限設定)

1.普段からワークスペースとして Evernote を利用する

仕事に関するメモ、写真、音声、Web クリップ、PDF、Office ファイルなど、何でも保存できるのが Evernote 。そのため、他のファイル共有サービスと比較すると、アイデアから成果物まで、仕事の流れが見えるのが特徴です。普段から Evernote をワークスペースとして活用いただくことで、いざ引き継ぎをするときにも役立ちます。
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2.休み前にタスクを割り振る
(タグ、チェックリスト、リマインダー)

引き継ぐ担当者にタスクを割り振るには、主にタグを使います。関連するノートに引き継ぎたい担当者名のタグを追加しておくと、簡単にノートが一覧表示でき、業務の全貌が把握しやすくなります。

特にやっておいてほしいことについては、チェックリストでタスクを可視化し、さらにリマインダーを設定して忘れないようにしておくことも可能です。
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3.タスクを共有する
(目次ノート、ワークチャット、権限設定)

引き継ぎたい内容についてまとめるには、目次ノートが便利です。共有する前に、担当者名のタグでノートを一覧表示させ、そこから目次ノートを作成します。

引き継ぐ相手には、ワークチャットを使って目次ノートを送ります。そうしておけば、引き継がれた相手が、目次ノートから複数のノートを参照できるようになります。

また、共有する際に重要なのは、担当者の編集権限をつけて共有することです。不在中に起こったことなどをノートに追記してもらうことで、休み明けの対応もしやすくなります。
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最後に、使う機能のまとめです。各機能の詳しい使い方はリンク先のナレッジベース記事を参照ください。

そして一番大事なことは、休暇中は仕事を忘れるということ。リフレッシュして、仕事の質を上げていきましょう!

このように、Evernote を仕事でご利用する場合は、PDF 等の添付文書も検索でき、オフラインノートブック、コンテキストなどが使える Evernote プレミアムか、社内のメンバーで利用するための共有機能がより強化された Evernote Business がお勧めです。

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