ペーパーレスなオフィスを目指す

仕事での利用

ペーパーレスなオフィスを目指す

2015/7/30 by 中川 浩孝

2015/7/30 by 中川 浩孝

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あなたのデスクには紙や書類の山ができていませんか?

パソコンの画面の前に 1 日中座り、ミーティングにもラップトップ持参、メールやチャットのやりとりで仕事を進める、というワークスタイルは現代人の典型的な働き方ではないでしょうか。会社のキャビネットにすべての資料をファイルして、必要な時にそれを参照する…といった昔ながらの作業も、今なら共有サーバーにファイルを保存して、自分のデスクからファイル内容を確認できる環境を作れます。

しかし、意外にも紙が減らないとお困りの方も多いはず。Evernote を活用して、ペーパーレスなオフィスを目指しましょう。

紙の情報を Evernote へ

紙をデジタル化してノートブックにまとめていきましょう。書類は ScanSnap Evernote Edition スキャナ のような高速スキャナを利用してデジタル化するのがよいでしょう。

また、Evernote カメラや Scannable を使うと、外出先などでもサっとデジタル化が可能です。この場合、紙以外の情報も Evernote に取り込めますので、会議後のホワイトボード撮影などにも便利です。

チームでの利用は Evernote Business を

会社のチームでシェアする情報は Evernote Business の活用が最適です。

まずはルール決めを
Evernote Business でノートブックを共有する場合、ノートブックに名前をつける際のルールを作るとよいでしょう。例えば、Evernote 内では、Evernote Japan チームのノートブックに関しては「JP」を必ず頭につけています。

すでに紙のファイルを作る際にお使いのルールがあれば、それをそのまま Evernote Business でも適用すると、スムーズな移行が可能です。

ルールが決まったら、紙をデジタル化してノートブックにまとめていきましょう。スキャンが終わったら廃棄が基本ですが、書類によっては保管が義務付けられたものもあります。事前に会社のポリシーを確認するか、法務部門に確認しておくとよいでしょう。

デジタルファイルも Evernote へ
すでに共有サーバーでファイルを保管している場合も、Evernote にまとめてしまいましょう。Evernote Business をお使いなら、Evernote のノートに添付された文書内も検索対象になります。

すべてのファイルをサーバから移動する必要はありませんが、多くの人が関わるプロジェクト関連の資料や、営業・マーケティング資料、人事や精算関連のフォーマットなど、会社内の多くの人がアクセスするファイルをまとめておくと、より便利です。

本当の利点:情報を素早く見つけられる

ペーパーレスの本当の利点は、紙が減ってすっきりするだけではなく、情報が素早く見つけられるようになることです。Evernote の検索機能を活用しましょう。

Evernote プレミアム、Evernote Business をお使いの方は、添付された PDF ファイルや Office 文書などの中身も検索できますので、ファイル名が分からなくても、欲しい情報を探し出すことができます。

また、Evernote に保存された写真・画像は、その画像内の文字も検索可能になるのはご存知ですか?

先ほど例示した会議後のホワイトボードの撮影でも、あとでその内容を検索できます。(残念ながら 100% の精度とはいきませんが、ぜひお試しください。この機能をあとで活用するためにホワイトボードに書く文字が少し丁寧になって、会議の参加者にもメリットがあるかもしれません。)

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もう一つのメリット

Evernote を活用するもう一つのメリットは、オフィスのキャビネットが近くになくても、いつでも情報にアクセスできることです。

共有サーバーにアクセスできない状況でも、Evernote プラス、Evernote プレミアム、Evernote Business をお使いなら、オフラインノートブック機能で、電波の届かない場所からでもスマートフォンから欲しい情報にアクセスできます。

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Evernote Business

会社でのご利用に最適です。通常の Evernote に、さらに便利な共有機能が加わります。

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