創業 100 年の老舗企業が Evernote Business を導入した理由

仕事での利用

創業 100 年の老舗企業が Evernote Business を導入した理由

2016/9/29 by 山田井ユウキ

2016/9/29 by 山田井ユウキ

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一説によると、国内の企業の寿命はおよそ 30 年だといいます。せっかく起業しても、半数の企業は 30 周年を迎えずになくなってしまうのだとか。ビジネスの世界で存続するというのは、それほど厳しい世界なのですね。

そんな中、来年でなんと創業 100 周年を迎える企業があります。1917 年 10 月 1 日、港区白金の地からスタートした土井電機。戦前、戦中、そして戦後という激動の時代を生き抜いてきた同社は、100 周年を目の前に新たなチャレンジをスタートしています。

その一つが、クラウドサービスの導入による業務効率化。4 代目となる代表取締役社長 土井信幸氏の号令のもと、最先端のツールを取り入れているそうです。

中でも欠かせないのが Evernote Business。いったい、どのように活用されているのでしょうか。

オフィスをペーパーレス化するために Evernote Business を導入

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——本日はよろしくお願いします。来年でいよいよ 100 周年ですね。

土井:ありがとうございます。

——Evernote はまだサービス提供開始から 8 年ですが、皆様の大切なデータをお預かりする企業として、この事業を 100 年続けていくビジョンを持っています。その意味で土井電機様は Evernote にとっての目標ともいえます。ぜひ 100 年続けるためのアドバイスなどもいただきたいのですが、まずは Evernote Business 導入についてのお話から聞かせてください。

土井:私は土井電機の 4 代目なのですが、もともとリコーで働いていまして、その後、土井電機に就職しました。私が代表取締役社長になってからクラウドサービスの導入を本格的に始めたのですが、そのときオフィスをペーパーレス化しようとして出会ったのが、Evernote Business だったんです。

——なぜペーパーレス化しようと考えたのですか?

土井:とにかく紙が多かったんです。会議になると書類があふれますし、印刷代や紙代もばかになりません。また、会議の議事録なども紙で保管していたので、ファイルが分厚くなってしまい、後から見返そうとしても探すのに手間がかかってしまっていたんです。また、事業推進のため、ISO を取得しようとしていまして、その際に「情報がどこにあるのか」をきちんと把握する必要があったんですね。紙では管理が大変ですから、早急なペーパーレス化の必要性を感じたというわけです。

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——ペーパーレス化ですと、他にもソフトやサービスがあるかと思いますが、Evernote Business を選んでいただいたのはなぜでしょうか。

土井:たしかに他にも候補はありました。Evernote Business を選んだ一番の理由は、「自分たちのところにデータが置いておける」ということですね。Evernote って理念に「データの所有権はユーザにある」ということをはっきりうたっているでしょう。それはすごく大切なことで、決め手になりました。

電子化を進める中で「紙で残しておくべきもの」がわかった

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——共感していただいてありがとうございます。Evernote Business の導入にあたり、社員の方からはどんな反応がありましたか?

土井:導入してから書類の電子化の作業は順調に進んだのですが、社員が使い方に慣れるのには正直、一ヶ月くらいかかりましたね。ただ、慣れれば問題ありませんでした。

——具体的にはどのようにして電子化を進めていかれたのでしょうか。

土井:最初は ScanSnap を使って大量に電子化し、Evernote Business に入れていきました。実は今年、会社が白金から渋谷に移転したのですが、それもあって紙の資料はすべて電子化してしまいたかったんです。ただ、一部、電子化しなかったものもあります。

——それはなぜでしょう?

土井:あれもこれもと電子化していく中で、貴重な品々も見つかったのです。たとえば創業者が直筆で書いた会社の歴史を物語るような資料などは、むしろ紙としてそのままとっておくべきだと思いました。面白いことに、電子化を進める中で、今度は「紙で残しておくべきもの」がはっきりとわかったのです。これも Evernote Business の効果といえるかもしれません。

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——100 年近く前の直筆の資料は貴重ですね! たしかにそういった歴史的な資料は現物のまま残しておくべきかもしれません。

土井:ええ。そして、そういうもの以外はすべて電子化しました。今はもう紙は使っていません。経営会議での資料もすべて Evernote Business に入れていますし、各事業部の週次報告も PDF 化してノートに入れています。PDF を使うのは、私が後から PDF 注釈機能を使ってコメントを書き込むためです。後から注釈を書き込めるのも Evernote ならではですね。

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——なるほど。電子化に特化してお使いいただいているのですね。

土井:はい。他社からいただくカタログなんかも、コピー機で OCR をかけて文字認識できるようにしておき、Evernote に入れています。こうすると外出先からでも検索すれば簡単に見つかりますからね。今では社員も電子化して整理することを楽しんでいるようです。

企業が 100 年続くために必要なこと

——そういえば、気になったのですが PC 環境は Mac をお使いなんですね。

土井:そうです。iPad も支給しており、社員は Mac と併用しています。IT を本格導入した 6 〜 7 年くらい前はまだ年配の社員が多く、そういう人が使うのに Mac の方がとっつきやすかったんです。それから iPad を支給して、慣れてきたところで徐々にクラウドサービスを導入していきました。

クラウドと iPad の相性は抜群ですね! 隙間時間がうまく使えるようになったと思います。

——ありがとうございます。最後に、冒頭でもお話した 100 年企業を目指す上でのアドバイスをぜひいただきたいのですが……。

土井:私もなぜ 100 年続いているのか、少し前までわからなかったのです。それで、会社の歴史を紐解いてみました。弊社は創業当時、通信基盤に貢献するような事業(ヒューズ、接続端子管)を手がけていました。今は不動産や介護など違う事業にも進出して、時代に応じて変化してきています。

しかし、根っこにある精神は変わっていません。100 年も事業をやっていると、年配のお客様も多く、そうした方々に別の形で貢献しようと始めたのが介護事業でした。通信基盤は情報インフラで、介護は社会インフラ。その意味で、土井電機は新しい事業であっても、「インフラ」「地域密着」という理念は貫いているのです。

時代や社会に応じて変化し適応していくこと、その一方で変わらないものを大切にすること。その両方を持つことが、100 年続いた理由なのではないかと思います。

——ありがとうございます。Evernote も 100 年を目指して進んで参ります。

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