オフィスの整理整頓に、複合機で Evernote に自動保存

仕事での利用

オフィスの整理整頓に、複合機で Evernote に自動保存

2016/11/17 by NTTドコモ

2016/11/17 by NTTドコモ

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この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business

2016 年も残り約 1 ヶ月になりました。働くみなさんにとって、年末に向けてやる事の一つといえば、オフィスの整理整頓ではないでしょうか。身の回りの整理をして、気持ち良く新たな年を迎えたいですね。

今回は会社にある複合機を使い、デスクに溜め込んでしまった資料や、保管場所に悩む全ての書類を、Evernote へ簡単に保存する方法をご紹介します。

大量の資料をスキャンするには、スキャナーを使用すると良いでしょう。ご存知のとおり、日常的にスマートフォンや ScanSnap を使い、名刺や配布された資料を Evernote へ保存するのはとても便利です。しかし、大量に溜まった書類を一度にスキャンする場合には、少し時間がかかってしまいます。そこでスキャナーの出番ですが、会社にある複合機を利用した場合の手順をご説明します。

やり方は 2 通りです。まずは、複合機にメール送信機能が有るか無いかをご確認ください。

複合機にメール送信機能がある場合

お使いの複合機に、スキャンしたデータをメールで送信する機能がある場合、Evernote のメール転送機能を使って保存するのが最も簡単です。会社のパソコンが Windows でも Mac でもご利用可能です。

1. Evernote 転送用メールアドレスを確認しましょう。
Evernote 転送用メールアドレスは、Evernote にメールを転送して保存するためのアドレスです。アドレスは、☓☓☓☓☓☓@m.evernote.com のような形式で、各ユーザに専用のものが割り当てられます。自分のアドレスは、アカウント設定から確認ができます。
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2. 複合機に転送用アドレスを登録しましょう。
複合機のアドレス帳にスキャンデータの宛先を登録します。登録方法は、ご使用の複合機ごとに異なりますので、お調べ頂き、設定してください。

3. 複合機でスキャンするとメールが送信され、自動的に Evernote に保存されます。
なお、メールの件名を変更することができれば、指定したノートブックに保存することも可能です。メール送信については「実は仕事で使えるメール機能。どこからでも投稿、追記、リマインダー」も参考になります。

複合機にメール送信機能がない場合

お使いの複合機がメール送信できず、フォルダへの保存のみの場合は、Evernote Windows 版にあるインポートフォルダ機能を使うのが便利です。(Windows のみ対応)

1. 複合機の保存先をネットワークドライブに割り当てましょう。
複合機でスキャンしたデータの保存先がファイルサーバのフォルダの場合、そのフォルダを Windows の「ネットワークドライブの割り当て」で任意のドライブ名に指定します。
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2. Evernote でインポートフォルダを指定しましょう。
Evernote Windows 版で、インポートフォルダを 1. で割り当てたドライブ名に指定します。
Evernote for Windows でインポートフォルダを作成する方法
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3. 複合機で保存先を指定してスキャンすると、Windows PC を経由し、自動的に Evetnote に保存されます。
この方法で自動保存する場合、設定した Windows パソコンを起動しておく必要があります。

このように個人でノートブックにまとめた情報を、Evernote Business では簡単にチームに共有できます。Evernote Business のメリットは「Evernote Business で実感する 3 つのメリット」もご参照ください。

ぜひ年末の忙しい時間を有効に使ってみてはいかがでしょうか。

Evernote Business は、Evernote の Web もしくは NTTドコモのビジネスプラスからお申し込み可能です。ビジネスプラスでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、スモールスタートから始めたい、という方におすすめです。ぜひ Evernote Business をご利用いただき、便利さを実感してください。

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